Documentos fiscais: a importância da gestão

Documentos fiscais: a importância da gestão

Todas as instituições que efetuam operações tributáveis estão obrigadas a emitir documentos fiscais para provar a transação de compras e vendas para pessoas físicas ou jurídicas – mesmo que a prestação seja isenta dos impostos, conforme dita o Ministério da Fazenda e as secretarias estaduais. O recomendado é que os documentos fiscais sejam guardados por ao menos cinco anos, tempo previsto em lei para fiscalizações.

Como o governo instituiu o recebimento de dados de forma eletrônica, o poder de fiscalização aumentou. A partir do momento que o documento fiscal se torna eletrônico, ele passa a ter uma integração direta com os sistemas da Secretaria da Fazenda, ou seja, toda a emissão ou recebimento de transmissões fiscais fica registrada pela Sefaz mesmo que o contribuinte não documente ou arquive esses registros.

Caso o contribuinte apresente falhas no armazenamento ou no registro de algum documento fiscal, seja uma Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), um CTe ou um XML, a Sefaz não falha em registrá-lo. A partir do momento em que o documento fiscal passou a ser eletrônico, mudou muito a forma de armazenamento e a velocidade de apuração do Fisco, já que antes isso era feito de forma manual e não existia nenhuma prova ou nenhum cruzamento com os sistemas da Sefaz que permitissem atestar que o contribuinte realmente emitiu ou recebeu um documento. Com as transmissões sendo feitas de maneira eletrônica, a Sefaz dá validade no ato do recebimento e gera um arquivo de retorno atestando que ela registrou aquela operação.

Dessa maneira, é extremamente importante fazer uma gestão eficaz, porque, caso o contribuinte não realize esse processo com exatidão, o Fisco tem como fazer, através do cruzamento de dados do que a empresa declara a respeito das transações fiscais com aqueles que estão armazenados nos sistemas eletrônicos da Receita. Logo, a obrigatoriedade de informar periodicamente o número de operações fiscais, quais os impostos atribuídos a elas, se os tributos incidentes foram retidos ou recolhidos, passa a ser do contribuinte. Por meio das declarações das obrigações acessórias, o contribuinte transmite essas informações ao Fisco, que verifica, pelo registro das operações, se todos os dados estão compatíveis e se estão em compliance.

Caso haja inconsistências ou erros de preenchimento nas declarações, ou mesmo na transmissão desses dados aos sistemas do Fisco, podem ser aplicadas medidas punitivas previstas em lei, como multas. Como meio facilitador dessa gestão, existem no mercado empresas especializadas e ferramentas digitaiscapazes de realizar cruzamentos prévios que apontam essas inconsistências antes que os dados sejam enviados para Receita, de forma a fazer uma auditoria e evitando assim que eventuais erros possam incorrer em prejuízos para o seu negócio.

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