EFICÁCIA E EFICIÊNCIA – dois conceitos fundamentais para controladoria

Continuando o assunto da importância de eficácia e eficiência nas organizações, agora com um foco maior a alta gestão o papel importante quando falamos em mudanças de paradigmas com o objetivo de corrigir desvios operacionais que estejam comprometendo o resultado financeiro e econômico da empresa.

Diante desta necessidade surge um terceiro conceito que pode ser adaptabilidade, flexibilidade ou capacidade de resposta rápida. Em alguns aspectos, é essa capacidade para uma organização se reinventar que assegure a sua sobrevivência e sucesso a longo prazo. Os líderes originais não podem compreender até que ponto suas organizações e processos são eficientes, eficazes e flexíveis, a menos que eles escolham e usem as métricas certas. Claro, os resultados dessas medições devem ser devolvidos aos proprietários do processo para que possam melhorar a organização e os processos. Isso inclui processos de gerenciamento, bem como processos de trabalho de nível inferior. Por sua própria natureza, os processos de gerenciamento podem impactar de forma positiva ou negativa em outros processos de trabalho, porque muitas vezes lidam com aprovações (ciclos de assinatura), incluindo requisições para a compra de equipamentos essenciais. Responde a quem, o que, onde, quando e como as perguntas podem ser usadas para determinar se o trabalho deve ser feito, quem deve fazê-lo, onde e quando deve ser feito, e como o trabalho deve ser feito. Se essas perguntas forem respondidas com sinceridade, muitas atividades em um processo serão eliminadas porque elas não agregam valor. Às vezes, processos inteiros serão eliminados. Os funcionários precisam aprender sobre e usar vários conceitos e ferramentas que os ajudarão e seus processos a serem mais eficientes, eficazes e flexíveis. Além disso, os colaboradores das empresas devem aprender habilidades interpessoais e de liderança para poder refinar relacionamentos, bem como processos e organizações.

É justamente quando falamos sobre fluxo do processo e habilidades que o setor de controladoria entra como protagonista dentro das empresas, ela é eficaz quando demonstra ser proficiente e estratégica.

O setor de controladoria tem que garantir que as informações adequadas cheguem aos gestores para que se consiga uma eficácia gerencial. Para atingir a eficácia geral num todo, ou seja, pensando em toda a empresa, temos que imaginar que cada área fará sua parte. E é justamente a controladoria a responsável por buscar, nos demais departamentos, suas necessidades.

Para que o setor de controladoria seja considerado eficaz é preciso que ela tenha as seguintes expertises:

• Elaborar um planejamento orçamentário levando em conta os objetivos de cada área, verificando todas as necessidades dos setores e incluir no planejamento financeiro despesas como recursos, contratação de pessoas, materiais e equipamentos. De forma que, todos os setores da empresa estejam comprometidos com os resultados estabelecidos pelo planejamento estratégico.
• É de suma importância estar muito próximo ao setor comercial e principalmente no que tange as estratégias de vendas no curto e médio prazo. Isso possibilitara atuar junto ao setor de Planejamento e Controle de Produção (PCP) as necessidades de compra de insumos, matérias-primas, materiais, etc. O objetivo é ser eficaz, então o foco tem que ser em auxiliar a área de PCP a atingir o resultado final.
• Realizar análise de viabilidade de investimentos em projetos para evitar que um projeto seja iniciado sem ter como chegar ao final e, portanto, sem atingir o resultado desejado.
• Ter domínio sobre diversas áreas, considerando que o controller é o profissional incumbido de prestar contas à organização sobre questões financeiras, econômicas e gerenciais.
• Estar atento e sempre bem informado sobre as alterações e influências externas que a empresa pode sofrer. Nesse sentido, a controladoria eficaz tem uma gestão de riscos muito bem definida para, assim, visualizar os prováveis riscos de mercado e antecipar-se a eles.
• Proporcionar aos gestores análises confiáveis para auxiliá-los nas tomadas de decisão. Para isso, controladores eficazes devem agrupar o máximo possível de informações e exercer também um papel de conselheiro.
• Princípios como: iniciativa, liderança, ética, imparcialidade e ter visão econômica e holística são imprescindíveis para uma controladoria.
• Elaborar e acompanhar o orçamento da empresa de forma sistêmica, principalmente no resultado final (estamos falando em eficácia), implantar e supervisionar um sistema de controle interno; prestar contas sobre cada exercício financeiro e atentar para assuntos relacionados aos impostos.
• Ser o staff (elo) entre a direção e os demais setores da empresa para que, caso haja necessidade de obter-se melhores resultados financeiros, sejam realizadas mudanças na organização.
• Elaborar e implementar relatórios de desempenho operacional para que gestores tenham informações precisas sobre diversos pilares da empresa, como a gestão financeira, econômica e patrimonial. Os relatórios devem servir de guia para tomadas de decisão através da projeção de dados contábeis.

Essas são algumas características de uma controladoria eficaz, todavia, o mais importante é entender que a eficácia da área está em servir de suporte para que os demais setores da empresa atinjam seus objetivos. Numa análise mais profunda, entendo que a eficácia é muito mais importante em um profissional do setor de controladoria, levando em conta que diretores querem ver os resultados serem atingidos.

A eficiência prega o atingimento de uma meta utilizando o mínimo de recursos possíveis. O planejamento orçamentário deveria ser suficiente, entretanto, isso não é uma verdade absoluta, quando falamos de eficiência na controladoria. Por um motivo óbvio, não adianta diminuir recursos sem atingir o máximo de resultados possíveis.

A eficiência na controladoria e alcançada da seguinte formar:

1. Manter a empresa competitiva no mercado, buscando a alta lucratividade com custos menores e o alcance de resultados com menos recursos.
2. Possuir controllers com conhecimento em gestão organizacional para que os mesmos consigam melhor gerenciar o orçamento da empresa.
3. Controlar precisamente os indicadores da empresa, como liquidez, rentabilidade, endividamento, Payback, VPL, VPLa, TIR, ROI, entre outros.
4. Ter domínio sobre Indicadores para Análise de Projetos de Investimentos.