Encontro marcado, você não pode faltar!

No planejamento do mapeamento de um processo haverá necessidade de reuniões para executar as ações definidas.

Ainda que você otimize seu planejamento, mesmo assim, pelo menos três reuniões serão necessárias. A da modelagem do AS IS, análise e TO BE.

Deixo algumas dicas sobre esse evento, que não tem nada de encontro marcado, e pode se tornar uma típica assembleia tumultuada de condomínio, se não for bem conduzido.

Neste momento de utilização de Home Office, todas as boas práticas que eram aplicadas nas reuniões presenciais, devem ser utilizadas.

Envie os convites com antecedência, todos precisam se programar, o tempo é um elemento precioso, desperdiçá-lo é um pecado!

Seja pontual, aguarde que as pessoas entrem na sala, que pode ser virtual ou física e verifique se os colaboradores convidados para a reunião estão presentes. Caso haja falta de alguma pessoa chave, você deve avaliar se é melhor reagendar a reunião.

Ao iniciar a reunião se identifique, reserve um espaço para as pessoas se identificarem também mencionando o nome e equipe que fazem parte. Ninguém é obrigado a conhecer todos os colaboradores da empresa.

Deixe claro o objetivo da reunião e faça uma breve contextualização. Se alguém puder complementar acrescentando algum fato ou dado relevante, é sempre util.

Não socialize na reunião, não é um encontro marcado para você conhecer alguém, é uma reunião de trabalho. Seja simpático, educado e saiba ouvir.

Não deixe o assunto correr solto. Você é o mediador. Os especialistas e colaboradores precisam explicar o assunto para que haja entendimento de tudo, por todos. Faça perguntas objetivas e solicite repostas claras e objetivas.

Entenda o assunto com a ajuda dos especialistas e dos colaboradores presentes. Seja humilde em perguntar novamente se não tiver compreendido alguma coisa, ninguém nasceu sabendo. Certifique-se ao final que todos tenham entendido perfeitamente a situação, para que possam juntos, chegar ao melhor processo.

Elabore o item dos próximos passos, não esquecendo de definir os responsáveis, com os prazos de entrega de todas as ações.

Ao finalizar, não deixe de agradecer o apoio e participação de todos. Ninguém está a sua disposição, todos empregaram tempo da sua agenda para participarem da reunião.

Elabore a ATA após a reunião e envie para todos. Isso deixará registrado tudo que foi acordado, e permitirá que você dê sequência ao assunto no próximo encontro.

A sua entrega vai depender do resultado das reuniões e estará pronta ao final do seu planejamento. Por isso, não subestime o tempo, conte com o apoio e conhecimento de todos para chegar ao melhor processo. Além do resultado alcançado você terá ampliado seu conhecimento sobre o negócio e seu networking, o que te permitirá um melhor desempenho nos próximos trabalhos. 

Artigo elaborado por Ivany de Araujo (Voluntária ABPMP RJ)