Entenda o que é Hoshin Kanri (Desdobramento da Estratégia)

Hoshin Kanri é uma maneira pela qual uma organização pode gerenciar e executar sua estratégia. Ela teve origem no TQM (Gestão da Qualidade Total) mas foi, e ainda é, utilizado pela Toyota, seguindo as práticas Lean.

Michael Porter, um dos grandes nomes da administração, define estratégia como sendo um conjunto de ações que os diferentes tipos de organizações realizam para se tornar atraentes e competitivas para o mercado. Muito mais do que definir um objetivo principal e inerente a toda organização, a estratégia deve se preocupar também em trazer para o dia-a-dia ações que permitam que tal objetivo seja alcançado. É nesse contexto que o Hoshin Kanri se enquadra.

Dessa forma, o Hoshin nada mais é do que uma metodologia para definir o norte verdadeiro (visão) e desdobrá-lo em objetivos menores, que possam ser mais facilmente entendidos e alcançados em um período de tempo mais curto. Tal desdobramento só será possível caso você tenha um plano contendo objetivos claros e que sejam compreendidos por todos dentro da organização. Para tanto, uma figura se torna essencial no desenvolvimento do Hoshin: o verdadeiro gestor Lean, cujo o dever é alinhar todos os níveis organizacionais a fim de utilizar todos os recursos disponíveis em prol de objetivos comuns. Porém, desenvolver uma estratégia não é uma tarefa nada fácil, os responsáveis (líderes) devem ter o conhecimento necessário para estabelecer relações claras entre os indicadores, para que os resultados obtidos em pequenas tarefas sejam repercutidos no próximo indicador acima e assim por diante, até  atingir os principais objetivos da organização.

O grande resultado é  que a alta direção tem a certeza de que o trabalho diário traz benefícios diretos à companhia e os colaboradores percebem o impacto que suas atividades têm no sucesso da organização.  

Apesar de desafiadora, a metodologia é simples de ser entendida. Entretanto, o que falta a muitos gestores é disciplina para que seu desenvolvimento seja cumprido na sua totalidade.

Mas o que impede o bom funcionamento da metodologia?

Em suma, o que impede o Hoshin de ter o funcionamento ideal é a ânsia que muitos gestores têm de colocar em prática ações antes de pensar de que forma elas estão impactando na estratégia da empresa. Existe sim uma tendência de pular etapas e sacrificar o planejamento em detrimento da execução. Além disso, observa-se uma baixa disciplina no controle, uma falta de metodologia padrão de análise e solução de problemas e, principalmente, o “conforto” de alguns gestores em monitorar o processo de suas salas  ao invés de ir ao gemba.

Outro ponto importante de ser levantado neste momento, é a forma como os objetivos estratégicos da empresa são desdobrados em objetivos a curto prazo. A qualidade do desdobramento é essencial para que a metodologia realmente funcione. Você precisa garantir que ao cumprir as metas menores você esteja mais próximo de alcançaras metas maiores, a longo prazo.

Além disso, um ponto extremamente importante da metodologia é primar por uma gestão a vista que permita o acompanhamento dos desdobramentos por todos os envolvidos. De nada adianta termos uma estratégia empresarial se somente uma parcela dos envolvidos a acompanha e se responsabilizal. é também neste momento que muitos gestores pecam no momento de implementação do Hoshin. Por isso, quando você for aplicar a metodologia na sua empresa, não se acanhe de colocar aos olhos de todos os objetivos a serem alcançados. E, talvez ainda mais importante, comemore com todos quando uma meta for batida. A motivação de todos os trabalhadores é um dos fatores que mais influenciam no alcance das metas!

Segundo Falconi (2005), as três características principais que diferenciam a gestão Hoshin de outros modelos são:

1. Catchball, processo de negociação que emprega reuniões formais e informais para traduzir fins em meios,estabelecer o uso de recursos, e converter os objetivos dos diversos níveis da organização em metas acordadas entre todos;
2. Relação entre a gestão Hoshin e o TQM, assim como com outras formas de trabalho semelhantes como o lean;
3. Relação com a estratégia corporativa, que deliberadamente utiliza as diretrizes derivadas das estratégias globais para gerenciar os trabalhos cotidianos, possibilitando que não haja a desconexão dos objetivos da alta administração com o gerenciamento do dia-a-dia.

Apesar dos sofisticados processos de planejamento utilizados em muitas organizações, o que é planejado geralmente não é aquilo que se realiza.,. O Hoshin Kanri se apresenta como uma estrutura para combater esta falha.

OK, entendi. Mas como eu posso executar isso na minha organização?

O Hoshin, como qualquer outra metodologia ou ferramenta, pode e deve ser adaptada dependendo da realidade de cada empresa. Por isso, vamos explicar aqui como é realizado o Planejamento Estratégico do GLean, que é baseado na metodologia Hoshin.

Lembramos aqui que o GLean é um grupo de estudos composto por 12 alunos da graduação em Engenharia de Produção da Universidade Federal de Santa Catarina, e por isso provavelmente nossas metas e objetivos difiram bastante dos seus..

PASSO 1: Alinhamento da Identidade Organizacional. Neste momento, construímos nossa Missão, Visão e Valores. É imprescindível, ainda mais em um grupo pequeno como o nosso, que todos se identifiquem inteiramente com a identidade organizacional do grupo. Nossa visão é definida em um horizonte de 5 anos e é nela que o Hoshin Kanri irá se basear. Por isso, uma visão bem feita é  essencial para o sucesso da metodologia.

PASSO 2: Desdobrar a visão para períodos de tempo menor. Quando você olha para uma visão de 5 anos, é muito difícil já desdobrá-la diretamente em ações do dia-a-dia que garantam seu alcance. Por isso, definimos visões anuais que, caso alcançadas, farão com que a visão quinquenal seja também alcançada. Essas visões anuais são o que denominamos Hoshin. Durante o ano, trabalhamos olhando somente para o Hoshin correspondente.

PASSO 3: Definição da diretriz principal. A diretriz principal nada mais é do que uma (ou mais) metas que transcrevam de forma quantitativa o Hoshin. Ela servirá como um termômetro para análise do quão perto o Hoshin está de ser atingido. Portanto, pense em uma meta (mensurável) que realmente represente o estado futuro da sua empresa no período proposto. Colocamos essa meta em uma parede da sala em que nos encontramos para que todos possam acompanhar nosso status atual e quanto esforço ainda precisamos fazer para alcançá-la. É principalmente neste momento que o catchball, comentado anteriormente, é mais utilizado.

PASSO 4: Definição das A3 estratégicas. Aqui no GLean, utilizamos a metodologia A3 para resolução de problemas e por isso utilizamos A3 estratégicas nesse momento. Uma A3 resumidamente  é uma forma de você pensar e representar seu status atual e seu status futuro em uma folha A3, juntamente com os planos de ação para chegar no resultado desejado. As A3 estratégicas são desdobradas do Hoshin anual, e cada A3 tem duração de um semestre (pois esse é o período que trocamos de líderes dentro do grupo). Neste momento, pensamos exatamente nas ações que serão tomadas ao longo do semestre para que possamos alcançar o nosso Hoshin. Definimos aqui um plano de ação com prazos, responsáveis e metas que, se todas batidas, farão com que alcancemos o objetivo da A3.

PASSO 5: Acompanhamento. De nada adiantará todo esse trabalho se não houver um acompanhamento efetivo das A3 estratégicas. No GLean, deixamos nossa gestão toda na parede da sala, assim todos podem acompanhá-las. A gestão visual auxilia muito a metodologia a realmente alcançar os resultados a que se propõe.

Resumindo…

Hoshin Kanri, que quer dizer desdobramento da estratégia, é uma metodologia utilizada por muitas empresas que utilizam o Lean,. Essa técnica visa desdobrar objetivos estratégicos de longo prazo em pequenas metas, que podem ser mais fácil e rapidamente alcançadas (o que impulsiona e motiva os envolvidos a buscar o objetivo maior).

Qualquer dúvida, o Grupo de Estudos em Lean (GLean) da Universidade Federal de Santa Catarina está à disposição para solucioná-las! Acesse nosso LinkedIn e Facebook.

Autores: Ana Luisa Mota Godke; Caroline Gibim; João Suleiman; Julia Thomas Cuellar; Mayara Garcia; William Inouye.