Escolha de Impacto: Uma Ferramenta Poderosa para Priorização em Diferentes Contextos

Olá pessoal, mais um artigo, espero que gostem!

A vida de um gestor é repleta de desafios, estamos o tempo todo tomando decisões, absorvendo demandas, organizando, planejando, executando e entregando coisas. Nesse contexto nos deparamos com a necessidade de escolher a prioridade, e tomar essa decisão sem uma estratégia ou com critérios claros pode ser um grande problema.

Existem muitas técnicas e ferramentas que podem ser empregadas para ajudar a reduzir os riscos e organizar o trabalho, nesse artigo vou abordar uma ferramenta que utilizo há muito tempo, ela se notabiliza pela simplicidade e flexibilidade de adaptação a diversos contextos. Com ela, é possível priorizar projetos, backlog, problemas ou até mesmo, avaliar entre vários imóveis, qual deles é mais vantajoso em relação aos demais.

Ela baseia-se em uma ferramenta da qualidade chamada FMEA (Failure Mode and Effect Analysis) que é empregada para analisar o comportamento de falhas no processo produtivo, busca identificar a falha mais impactante, logo, que oferece maior risco e deve ser eliminada primeiro.

Pois bem, mas qual relação entre uma ferramenta para análise e correção de falhas do processo produtivo e a definição de prioridade de projetos ou mesmo a escolha de um imóvel? A resposta é que a ferramenta, adaptada ao contexto, pode definir o impacto de um item em relação aos outros.

Ficou confuso, continua comigo que vou explicar melhor.

FMEA

Primeiro vamos entender de forma sucinta como a FMEA funciona, ela define 3 pilares que devemos analisar acerca dos problemas individualmente, que são Ocorrência, Detecção e Severidade. Para cada pilar devemos estabelecer uma escala de valor, no exemplo abaixo, vamos considerar uma fábrica de bicicletas:

Ocorrência:

1 - Ocorre muito pouco (1 vez ao ano). 2 - Ocorre pouco (1 vez por mês). 3 - Ocorre moderadamente (1 vez por semana). 4 - Ocorre muito (1 vez por dia). 5 - Ocorre com alta frequência (várias vezes ao dia).

Detecção:

1- Quando ocorre, identifico imediatamente. 2- Quando ocorre, identifico na fase produtiva seguinte. 3 - Quando ocorre, identifico no teste de fábrica. 4 - Quando ocorre, o cliente identifica.

Severidade:

1 - Quando ocorre, gera retrabalho. 2 - Quando ocorre, gera retrabalho e custos adicionais. 3 - Quando ocorre, gera custos e risco leve ao utilizador. 4 - Quando ocorre, gera custos e risco moderado ao utilizador. 5 - Quando ocorre, gera risco alto ao utilizador.

Portanto, com as escalas definidas, precisamos definir o índice FMEA de alguns problemas hipotéticos, ressalto que se trata de um exemplo simples para fins didáticos, mas pense que a lista de priorização pode ser muito grande, impossibilitando de fazer uma análise direta.

• Problema 1: A tinta do quadro descascando.
• Problema 2: Freios do modelo XX24 emitindo som desagradável.
• Problema 3: Parafuso do freio do modelo XX23 solta com facilidade.

O processo para encontrar o índice FMEA começa pela avaliação de cada pilar, de cada item, separadamente, ou seja, ao avaliar Ocorrência, não levo em consideração os outros dois pilares (Detecção e Severidade) e não levo em consideração outros itens da lista, dessa forma teremos uma definição justa para cada item:

Analisando o Problema 1 - A tinta do quadro descascando.

• Ocorrência 5 (Quase todas as peças tem esse defeito).
• Detecção 3 (Só identificamos no teste).
• Severidade 2 (Retrabalho e custo.

Para encontrar o índice FMEA desse item, basta multiplicar os pesos 5 x 3 x 2 = 30. Repita o processo para todos os demais itens, classifique os itens pelo índice FMEA, de tal forma que, aqueles com maior valor, apresentam maior impacto e precisam ser priorizados, simples não é!?

Agora vamos ver como adaptar essa ferramenta.

Escolha de Impacto

A Escolha de Impacto (EI) visa encontrar a prioridade do item que, se solucionado, causa maior impacto positivo ao negócio, a maior parte dos pilares são heranças da FMEA, com suas escalas ajustadas ao contexto, portanto temos os pilares da Ocorrência, Detecção, Severidade. 

Na dimensão da Ocorrência, buscamos avaliar o quanto ocorre ou qual a frequência de eventos que vamos solucionar se o item que avaliamos for implementado. Quanto a Detecção é importante avaliarmos qual é a distância que percorremos atualmente para perceber que um problema ocorreu ou quanto vamos reduzir de caminho ou de trabalho se uma ação ou projeto for implementado. E por fim a Severidade é a dimensão que vai medir a dor sempre que o problema ocorrer ou quanto de alívio vamos ter se uma ação ou projeto for implementado.

Percebe que temos uma primeira adaptação, quanto a forma de interpretar o objetivo dos pilares, passando a analisar não só o quanto se custa, mas também, o quanto se ganha.

Já sabemos que a multiplicação de Ocorrência (O) x Detecção (D) x Severidade (D) obtemos o índice de classificação, igual ao FMEA, vamos adicionar uma nova dimensão Custo ou Tempo (C_T).

Essa nova dimensão visa promover a priorização de um item, baseado no aspecto de quanto ele custa para ser implementado, seja pelo valor financeiro ou pelo tempo gasto. Neste caso, a fórmula final da escolha de impacto fica assim:

Índice EI = (O x D x S) / C_T

Vejam que se dois itens por coincidência empataram, mas um deles custar menos que outro, ele vai ser priorizado.

Escolha de um imóvel

Você deve estar se perguntando, mas como é que eu escolho um imóvel, usando uma ferramenta dessas? Vou te responder, mas antes preciso contextualizar.

Eu e a minha esposa, estávamos em busca de um apartamento novo que acomodasse nossa família de forma confortável, temos uma família grande e alguns requisitos mínimos precisavam ser atendidos, logo, em família, definimos aquilo que era importante para cada um, por exemplo, eu queria churrasqueira na varanda, outro requisito era ter armários em todos os cômodos, a localização do apartamento também era importante e assim por diante.

Pois bem, o que fizemos foi definir cada requisito como uma dimensão, definimos também uma escala para cada uma e juntos, visitamos os imóveis, cada um anotou o que observou de cada dimensão e no final de tudo, sentamos para atribuir os pesos e calcular a Escolha de Impacto. Ficamos muito satisfeitos pela escolha, além de ter sido muito divertido!

Espero que tenha gostado, comenta aí o que achou e suas experiências na utilização dessa ou de outras ferramentas com o mesmo propósito.

Forte abraço.