Escritório de Projetos na Gestão de Projetos

Quando uma empresa apresenta inúmeros projetos ao mesmo tempo, a criação do Escritório de Projetos (PMO – Project Management Office) é conveniente. Dentre suas funções, podemos citar (PRADO, 1999):

• Produzir a padronização e normatização dos projetos da empresa;
• Fornecer treinamento e consultora em gerência de projetos e no uso de software dentro da empresa;
• Participar, junto com o gerente de cada projeto, da avaliação inicial de riscos;
• Acompanhar a performance de execução;
• Analisar as contramedidas para eliminação de riscos, com o gerente de cada projeto;
• Verificar os resultados obtidos dos projetos por meio de indicadores;
• Funcionar como interface entre os projetos e alta administração da empresa.

Portanto, o passo inicial deve ser dado pela alta administração, ao compreender e demonstrar para toda a organização o interesse em que os projetos sejam gerenciados de forma mais científica e menos empírica.

            Esta demonstração deve ser materializada no estabelecimento das seguintes ações: diferenciação entre gerência da produção (ou gerência da rotina) e gerência de projetos, reconhecimento da carreira de gerente de projetos e algumas modificações na estrutura organizacional da empresa.

            Além disso, a alta administração deve deixar claro a sua “presença” no planejamento e acompanhamento de todos os projetos da organização por meio de reuniões de avaliação de desempenho.       

            Deve ainda criar um clima que estimule o cumprimento de prazos. Ela deve também estimular atitudes proativas e sinergias entre os diversas áreas da empresa que participam dos projetos.

O sucesso da gestão de projetos em uma organização está diretamente relacionado com a interação dos seguintes elementos dentre eles podemos citar:

• Comprometimento e apoio explícito da alta administração;
• Existência de gerentes de projetos experientes, hábeis e bem treinados;
• Existência de um Escritório de Projetos;;
• Uma metodologia de gerenciamento de projetos na qual os processos se apoiam;
• Ferramentas e softwares de planejamento e controle.

Na maioria das empresas, a área de TI (Tecnologia da Informação) é do tipo funcional com profissionais (analistas, programadores, especialistas etc.) que estão ligadas a um único gerente. Os projetos são conduzidos por líderes (geralmente analistas experientes) que possuem liderança técnica, alguma influência na empresa, mas pouco poder.

            Nas empresas que conduzem muitos projetos, de alto valor e complexos ao mesmo tempo, a melhor estrutura organizacional seria a “por projetos”, na qual o gerente do projeto forma a sua equipe que existe enquanto dura o projeto. Alguns membros se mantêm durante todo o projeto e outras apenas durante o tempo em que são necessários.

            Para onde vão estes profissionais quando se desligam de um projeto e não tem nenhum outro projeto ao qual se ligarem? Certamente a empresa não deseja perder profissionais tão preciosos e, então, a solução utilizada têm sido a distribuição destes recursos pelo Escritório de Projetos que está alinhada com as necessidades da alta administração.

            Além de alocar os profissionais tanto em projetos específicos e/ou estratégicos, o Escritório de Projetos pode dimensionar estes profissionais nas equipes que necessitam de apoio gerencial e técnico, dependendo do conhecimento, habilidade e atitude de cada um, ou seja, realizar a alocação correta dos recursos de forma que possam haver ganhos na operação e produtividade da empresa.