Escritórios de Processos na Gestão por Processos

Segundo Gonçalves, (2000, p. 13) “O futuro vai pertencer às empresas que conseguirem explorar o potencial da centralização das prioridades, as ações e os recursos nos seus processos”. Mediante a aplicação de estudos no âmbito de processos, as empresas podem se movimentar para um melhor entendimento das atividades internas e responder às mudanças com um sistema competitivo.

A Gestão por Processos propõe um conhecimento integrado dos processos de uma organização e a racionalização destes. Ao orientar-se por processos, obtém-se uma linguagem comum a toda empresa.

Gestão por processos é, de acordo com DeToro e McCabe (1997, apud SORDI, 2008, p. 21), “uma estrutura gerencial orientada a processos, em que gestor, time e executores do processo são todos executores e pensadores enquanto projetam seu trabalho, inspecionam seus resultados e redesenham seu sistema de trabalho em alcançar melhores resultados”.

Com a Gestão por Processos, além dos processos críticos de sucesso em si, toda a estrutura organizacional da empresa, organização do trabalho, gestão de pessoas, cultura e valores, entre outras características da empresa, são direcionados e integrados para a satisfação do cliente final.

As empresas utilizam processos, que são conjuntos ordenados e inter-relacionados de atividades para consumir insumos e devolver resultados, realizando sua atividade fim. Porém, nada basta possuir processos organizados sem que estes estejam alinhados para a obtenção de metas comuns a todos na empresa. Todas as partes devem estar alinhadas para a agregação de valor ao cliente.

Como toda iniciativa de gestão, o Escritório de Processos terá uma serie de atribuições distintas. Tais atribuições podem variar de uma empresa para outra, no entanto, sua função principal é a de ser uma área que irá analisar o portfólio atual de iniciativas e BPM e produtificar cada iniciativa de BPM como um serviço de aumento de performance prestado para as áreas internas. (ELOGROUP, 2009).

Caso a organização não entenda a real demanda de se possuir um Escritório de Processos, ou seja, o porquê de ter essa estrutura, com certeza terá problemas no que diz respeito à falta de apoio para a alta administração nos seguintes aspectos:

• Falta de foco em melhoria de performance;
• Pensar que não existe nenhuma área capaz de ajudar as demais a otimizar e aprimorar suas rotinas de trabalho;
• Não entender como a gestão por processos pode contribuir para a evolução das atividades organizacionais.

Uma maneira de sanar estas incertezas é divulgar as ações e benefícios que serão gerados pelo Escritório de Processos, e a sua contribuição inicial na implantação que trará ganhos nas estratégias definidas pela alta administração.

Quando um Escritório de Processos é implantado, é esperado que, num primeiro momento, ele atenda atribuições mais simples, principalmente voltadas para modelagem, melhoria e padronização dos processos.