Estimativa de recursos das atividades em Projetos

Na prática, uma vez definidas as atividades, suas dependências e durações, o cronograma do projeto está quase pronto. O que falta? Faltam os recursos e as restrições. Além disso, podemos aplicar técnicas para compressão do cronograma, reduzindo o prazo total, bem como analisar riscos no caminho crítico ou em marcos importantes do projeto. 

Estimar Recursos das Atividades é um processo do Guia PMBOK utilizado para identificar os tipos e as quantidades de materiais, pessoas, equipamentos ou suprimentos necessários para realização de cada atividade. Como resultado desse processo, o gerente do projeto terá uma lista de todos os recursos necessários, podendo utilizar essa lista como entrada para os processos de orçamentação e definição dos custos do projeto, bem como processos de aquisições, conforme necessário. 

É importante ressaltar que as estimativas das necessidades de recursos devem ser baseadas na Estrutura Analítica do Projeto e na Lista de Atividades do cronograma criadas anteriormente. Além disso, para determinar os recursos necessários, devemos utilizar dados confiáveis e envolver as pessoas responsáveis pela realização das tarefas de modo a obter estimativas mais precisas. 

A definição correta do escopo (Declaração de Escopo, EAP e Dicionário da EAP) juntamente às estimativas realistas de duração e custos para as atividades são a base de um bom planejamento. Todo o planejamento do projeto deve ser realizado de forma imparcial, realista e coerente. Somente após finalizar os processos de planejamento, o gerente de projetos vai harmonizar os planos com as restrições impostas ao projeto. 

A seguir, descrevemos algumas das ferramentas e técnicas para Estimar Recursos das Atividades: 

• Estimativa Bottom-Up: atividades de mais baixo nível têm seus recursos estimados, e estes são agregados nos níveis superiores das tarefas-resumo até se obter as estimativas dos pacotes de trabalho da EAP, que compõem todo o trabalho do projeto. 
• Estimativa análoga: utiliza parâmetros, tais como duração, orçamento, tamanho e complexidade de projetos anteriores similares como base para a estimativa dos mesmos parâmetros ou medidas em um projeto futuro. 
• Estimativa paramétrica: utiliza uma relação estatística de variáveis que impactam a duração da atividade para calcular os valores estimados. 
• Análise de alternativas: muitas das atividades do cronograma têm métodos alternativos para a sua realização, que resultam em diferentes usos dos recursos. 
• Dados publicados para auxílio a estimativas: índices de produção e custos unitários dos recursos publicados por firmas especializadas. 

Na Figura 10, estamos atribuindo recursos a cada atividade no cronograma criado, utilizando o Microsoft Project. Também é possível utilizar o Microsoft Excel ou listas. O mais importante é determinar os tipos, as qualidades e as quantidades de recursos necessários para a realização de cada tarefa. Uma vez que os recursos foram estimados e estão disponíveis para a realização das tarefas, podemos aplicar técnicas para a compressão do cronograma com o objetivo de reduzir a duração total do projeto. Existem duas técnicas: 

• Compressão (crashing): análise da máxima eficiência de trabalho e de recursos para determinar a inclusão de recursos adicionais com o objetivo de reduzir a duração das atividades. Pode incluir: horas extras, contratação ou aquisição de recursos adicionais, pagamento de bônus para antecipação de entregas. 
• Paralelismo (fast tracking): técnica em que fases ou atividades normalmente executadas em sequência acontecem simultaneamente, em paralelo.  

Assim, ao final do planejamento, se for necessário um orçamento maior que o disponível, o gerente do projeto terá que negociar com o cliente ou patrocinador. De forma análoga, se a data estimada de término do projeto for posterior à data desejada, o gerente do projeto deverá apresentar as alternativas disponíveis ao patrocinador, lembrando que as mudanças em uma área do conhecimento acarretam impactos e escolhas nas demais áreas. 

O gerente do projeto e sua equipe são responsáveis pelo planejamento realista e exequível do projeto, devendo negociar os aspectos de qualidade, escopo, cronograma e recursos com o patrocinador de modo a atingir os objetivos do projeto.