Excel é bom, querer controlar a empresa com ele é ruim

Qual o tamanho de empresa que precisa ter um sistema para gestão financeira? Essa foi a pergunta de um colega meu, que possui uma pequena empresa e utiliza excel para controle de finanças.

Essa é uma dúvida muito frequente. Afinal o excel é uma boa ferramenta que permite vários filtros, várias visões, é acessível a todas as empresas e já é conhecida. Sem dúvida uma excelente ferramenta. E isso não está em discussão. A questão é que quanto maior o uso de planilhas num negócio, maior é a margem de erros e de problemas acontecerem. O índíce de erros em planilhas ocorre em 88% dos casos, segundo  Panko. O problema não é do excel e sim do uso que fazemos dele.

Excel é bom, querer controlar a empresa com ele é ruim!

Avaliar planilhas é sempre um trabalho árduo, ainda presente em várias empresas, apesar de poder ser diferente.Isso me lembra a cena do filme A Grande Aposta, em que o analista econômico Michael Burry teve que se debruçar e analisar várias planilhas. O filme é baseado em fatos reais e retrata uma situação ocorrida em meados de 2006. Será que após tanto tempo a situação precisa continuar sendo igual?

 Será que seu negócio está caminhando para esse mix de planilhas?

É comum que nós empreendedores pensemos mais nas atividades fim do negócio, como vendas, por exemplo. Também é comum definirmos prioridades com base nos assuntos que temos mais afinidade. E o que isso tem a ver com o excel?

Acontece que todas essas prioridades que definimos costumam deixar para trás as atividades administrativas, daí o excel surge como uma opção para controle de finanças, de dados de clientes, gestão de projetos, etc. Digamos que as planilhas sejam um tipo de resposta imediata para algum problema que tenha surgido e que a resposta não havia sido pensada ainda...

E o que podia ser um quebra-galho, acaba se tornando algo definitivo dentro das empresas. Isso ocorre tanto por resistência para avaliar mudanças, quanto por desconhecimento de quais soluções existem e quais os benefícios seriam trazidos.

O que mais me intriga é: Pequenas Empresas precisam ter respostas rápidas e permanecer no controle excel é o oposto disso. Logo, para aqueles que pensam que minha empresa já funciona bem com controle excel, a certeza é que o que é visto como bom pode ser muito melhor!

Particularmente discordo de afirmações de que enquanto a empresa é pequena o excel serve bem. Já existem muitos sistemas para pequenas empresas. Muitos deles são até gratuitos!

Todas as necessidades de informação sobre finanças, vendas, estoque, perfil de clientes, transporte e etc existem tanto numa grande empresa quanto numa pequena empresa. Pense nisso! :)

Esse depoimento do dono da empresa Pipefy, define a situação de praticamente toda pequena empresa ao utilizar planilhas como ferramenta de controle:

 Acredito que todos que usam controles frágeis como excel, se enxergam nesse depoimento...

Quais são os problemas mais comuns ao utilizar excel como ferramenta de gestão?

Quem nunca vivenciou um problema com controles em excel na empresa que atire a primeira pedra!

É fácil identificar situações de problemas associados a utilização do excel como ferramenta de gestão. Podíamos falar sobre retrabalho, erros de digitação, dentre tantos outros. Tentei focar nos principais motivos que podem te levar a refletir.

1. Análises restritas

Você pode ter criado relatórios considerando apenas algumas situações conhecidas e acabar criando uma visão viciada de analisar a informação. Um sistema contará com a possibilidade de diferentes visões de analisar uma mesma informação e também possibilitará maior cruzamento de dados.

2. Planilhas muito complexas

A preferência pessoal de cada um determina muito o conteúdo de uma planilha. O que pode ser ótimo para uma pessoa, pode não ser para outra. Sem contar que o quesito organização conta muito.

Uma pessoa desorganizada tende a criar uma planilha desorganizada e somente ela se achará no caos. Logo, o trabalho em equipe fica totalmente comprometido.

3. Falta de controle de versões

Uma vez atualizada uma informação no excel, irá sobrepor a anterior. Certo ou errado você não terá mais a informação de antes. Alguns na tentativa de resolver esse problema, criam várias versões do mesmo documento, o que gera outro problema também: a difícil missão de descobrir qual arquivo tem a informação correta!

4. Fluxo das informações

Diferente de um sistema que já demonstra e dispara alertas de ações que precisam ser feitas, uma planilha excel é estática e alguém sempre terá que conferir se o "fulano" já atualizou o documento. Torna-se difícil saber a quão atualizada está a fotografia atual da sua empresa que você tem em mãos.

5. Mobilidade

Conferir uma informação numa negociação pode ser crucial para a tomada de decisão. Ao utilizar o excel e possuir todo um fluxo carente de atualização,torna-se complicado requerer informações fora do ambiente da empresa. Por mais que o arquivo esteja salvo na nuvem.

6. Dificuldade de Gestão

Fazer gestão demanda cruzamento de informações, análise de situações, estudo de possibilidades. Isso não é possível consultando uma única planilha. Minimamente é necessário consultar o planejamento, atividades realizadas, pendências e riscos. Só isso já resultará em muitas planilhas. Com essa dificuldade toda não há quem resista firme e forte na importante tarefa de gerenciar a empresa. Aos poucos, a gestão fica comprometida...

E se mesmo assim você estiver confortável em utilizar o excel, por já ter se acostumado e criado formas de contornar cada um desses problemas, eu tenho uma proposta. Experimente avaliar quanto tempo são consumidos no dia-a-dia da sua empresa com controles no excel. Pergunte-se a si mesmo se você se sente satisfeito com as informações que você possui em mãos hoje.

Com base nisso, considere olhar com interesse os benefícios que um sistema pode te trazer. Como iniciei falando da dúvida do meu colega sobre controle financeiro, achei válido trazer um destaque especial sobre a utilização de sistema financeiro em substituição às planilhas.

Por que um sistema financeiro pode ser melhor que um excel?

Para saber como selecionar o sistema correto para a sua empresa, acesse Dificuldade para escolher sistemas? Existem sistemas com várias facilidades! Por exemplo o Marketup, Conta Azul, Bling, oferecem esses benefícios listados abaixo. Tudo depende do que você está buscando! 

• Receber alertas automáticos de pagamentos a serem feitos
• Definir alertas específicos para recebimentos de clientes em atraso
• Ter agilidade na emissão de nota fiscal, possibilitando emissão em lote, por exemplo.
• Configurar rapidamente a recorrência de pagamentos
• Identificar pagamentos/conciliação bancária
• Ratear despesas
• Configurar alçadas de aprovação
• Diferentes visões de relatórios facilitando análises de acordo com o perfil do usuário
• Possuir backup das informações

Afinal, qual barreira você precisa quebrar? 

Uma característica é comum entre todos as pessoas que empreendem: o desejo de querer fazer dar certo! Todos querem encontrar um caminho para minimizar os problemas, fazer com que as coisas funcionem sem que você tenha que fazer tudo ao mesmo tempo e 24 horas por dia. Será que manter o controle da empresa no excel é um caminho para alcançar esse objetivo? Ou melhor, o que você perderia de fato ao abandonar as planilhas excel?

É possível trocar o excel por soluções próprias para gestão de pequenas empresas. Fazer essa escolha só depende de você! Deixe os problemas antigos no passado! Ao mudar você pode ter a chance de não ficar para trás!