Fluxo de caixa sem armadilhas!
O fluxo de caixa bem ajustado é indispensável para uma boa gestão financeira. É a partir dele que são contabilizadas todas as entradas e saídas em uma empresa, colocando-se como uma questão de extrema relevância. Mas, a gestão desses valores pode levar a algumas práticas que são verdadeiras armadilhas para as suas contas. Tais práticas costumam ser tratadas como normais, principalmente por não trazerem problemas imediatos, todavia, tenha certeza que ao insistir em repetí-las irá prejudicar o seu orçamento à longo prazo, desperdiçando todo o tempo investido em planejamento. Algumas das armadilhas mais perigosas esstão reunidas a seguir.
Fazer o controle manual do fluxo de caixa
Na conjuntura atual, é difícil encontrar quem ainda faça o controle do fluxo de caixa de forma manual, mesmo assim é válido alertar para o perigo caso você esteja pensando em fazer isso. A frente de caixa precisa ser muito ágil, pois existem diversos clientes à espera, e nesse momento a pressa pode levar os funcionários a cometerem muitos equívocos, seja no momento de passar o troco ao consumidor, ou de registrar a venda em um caderno, prática ainda remanescente em alguns estabelecimentos. A mente humana acaba se fadigando em tarefas repetitivas, e com o tempo o padrão de qualidade do serviço feito acaba por decair, ao estar em contato diário com os números, os funcionários tendem a diminuir gradativamente o nível de detalhamento dos registros, e de centavos em centavos o seu acompanhamento do fluxo de caixa vai ficando cada vez menos preciso, uma armadilha perigosa.
Atualização insuficiente
O fluxo de caixa sofre alterações a cada momento, sendo mais exato, cada venda representa a entrada de uma certa quantia, e cada despesa configura um déficit em suas contas, então porque deixar para atualizar seus dados apenas aos fins de semana? Ou uma vez a cada 15 dias? É evidente que passar tanto tempo sem observar as alterações no caixa prepara o terreno para verdadeiras tragédias financeiras dentro de uma empresa. Devido a essa atitude é possível que você se comprometa com gastos que o seu faturamento não poderá cobrir, forçando-o a recorrer a empréstimos bancários, que são quase uma sentença de falência para empresas iniciantes.
Ignorar valores pequenos
Na hora de contabilizar as entradas e saídas, nenhum valor é insignificante! Essa máxima deve guiar todas as suas ações referentes ao fluxo de caixa. Não deixe de registrar as entradas, por menores que estas sejam. Sobre os gastos, a importância do registro se multiplica! Lidar com dinheiro entrando é muito mais fácil do que quando ele some sem explicação! Para evitar dores de cabeça como essa, crie uma cultura entre os seus funcionários, na qual sempre sejam exigidos os documentos fiscais referentes às compras, e que seus respectivos valores sejam lançados em sistema. A atenção a pequenos valores é importante também para manter-se em dias com os órgãos fiscalizadores!
Falta de categorização nos lançamentos
Detalhes não são dispensáveis! Usar uma planilha para registrar as entradas e saídas, sem nenhum nível de detalhamento é uma armadilha na qual a maioria dos empresários insistem em cair. Como os dados poderão ser utilizados futuramente se apenas se sabe que foram gastos R$ 5.000 no mês de março de 2016?! Como gerenciar de uma melhor forma, e por fim, como economizar se você nunca sabe com o que está gastando mais?
Pense como a situação seria diferente, se no seu registro pudéssemos checar que aqueles R$ 5.000 foram gastos com a compra de equipamentos para auxiliar a linha de produção, e que o dinheiro saiu da quantia separada para emergências, e esta deve ser reposta até o fim do ano. São muitas as situações que podem acontecer no ramo empresarial, e para lidar com elas é extremamente importante acumular informações sobre o seu negócio, para uma boa administração, tudo acaba sendo relevante. Desprezar a categorização dos gastos e das entradas é uma armadilha feroz, que prejudica o seu poder de reação frente a problemas futuros, deixando seu negócio sem defesas.
Contar com dinheiro que ainda não é seu!
Operações de crédito têm salvado o comércio e a prestação de serviço nos últimos anos. Por inúmeras vezes, a possibilidade de parcelar as compras, e de poder esperar um pouco mais para pagar têm sido fatores decisivos para a decisão dos consumidores em comprar ou não determinado item. O crédito inclusive, faz parte do tripé que move a economia capitalista atual, junto com a publicidade e o conceito de obsolescência. Junto com os benefícios que o crédito traz para a venda, vêm os riscos para o orçamento, pois muitos empresários contam com quantias em vendas feitas por cartão ou boleto, antes mesmo que estas sejam recebidas na conta da empresa. A armadilha é clara! O orçamento acaba sendo construído sobre uma estrutura inexistente de capital, seus gastos acontecem, mas a quitação de suas dívidas fica condicionada ao pagamento dos clientes, que nem sempre é pontual.
Como fugir dessas armadilhas?!
A implantação de um sistema ERP é a melhor maneira de evitar cair nas pegadinhas que o fluxo de caixa esconde. De imediato se foge do erro em controlar o fluxo manualmente, em seguida percebe-se que manter o sistema atualizado em tempo real é muito menos trabalhoso, o que acaba levando à manutenção de um nível de detalhamento satisfatório. A categorização permitida pelos sistemas ERP fará um verdadeiro Raio-x de suas entradas e saídas, transformando as telas do aplicativo em materiais ricos para a tomada de decisão, e definição de estratégias para a administração. Por fim, é possível optar pela integração do seu sistema com as contas bancárias em nome da sua empresa, de maneira a acompanhar as operações crédito mais de perto, e confirmar os depósitos em conta antes de levá-los ao orçamento.
Atenção é a palavra de ordem para o fluxo de caixa, confie em sua equipe, mas também invista em treinamento e passagem de conhecimento, buscando muní-los de informações sobre o sistema em si, e também sobre atitudes a serem tomadas mediante a determinadas situações.
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