Fluxograma: a representação do processo

Fluxograma (Gráfico de procedimentos ou Gráfico de processos) é uma ferramenta tipo de diagrama “um desenho” que representa graficamente uma sequência de eventos, os passos de processamento, decisões tomadas e sequenciamento durante o processo.

Reconhecido como uma das 7 ferramentas da qualidade, o Fluxograma é estruturado por 28 símbolos geométricos que indicam quais são os materiais, serviços, recursos envolvidos nos processos e as decisões que devem ser tomadas, delimitando o caminho que deve ser percorrido para entregar o melhor resultado (produto ou serviço) até esse ser atingido.

Essa ferramenta é extremamente importante, pois para melhorar um processo, é necessário medir, e para isso, é preciso mapear, sendo essa a principal função do fluxograma.

Um pouco da história do fluxograma?

Fluxogramas são usados desde 1921, quando o casal Frank e Lillian Gilbreth, engenheiros industriais apresentou a ideia pela primeira vez em sua apresentação chamada: “Desenho de processo – Primeiros passos para encontrar o melhor caminho” à Sociedade Americana de Engenheiros Mecânicos (ASME, em inglês).

Após sua apresentação, a ferramenta passou a fazer parte do currículo do curso de Engenharia Industrial e, no início dos anos 30, um engenheiro industrial, chamado Allan H. Mogensen, começou a capacitar alguns homens de negócio a utilizarem essa ferramenta.

Em 1944, um aluno de Mogenses, Art Spinager, levou esta ferramenta para a Procter Gamble, difundindo seu uso em um dos seus programas de melhoria. Outro aluno, Ben S. Graham, diretor da Formcraft Engenharia, adaptou o fluxograma para que ele também informasse o fluxo de informação, desenvolvendo uma nova ferramenta multi-fluxo, mostrando os vários documentos utilizados ao longo do processo e suas interações. Já em 1947, ASME adotou um conjunto de símbolos derivados do trabalho do casal Gilberth.

Representação gráfica do fluxograma?

Existem inúmeros símbolos que podem ser utilizados para representar ações e decisões a serem tomadas durante seu processo. Separei alguns deles para que você possa visualizar de forma clara, como são compostos esses símbolos.

Quando e como usar o fluxograma?

Segundo a Neurolinguística, existem 3 modos de aprender: visual, auditivo e cinestésico. Cada pessoa tem um método que assimila melhor, porém conciliar as 3 formas de aprender otimiza ainda mais seu aprendizado. E é exatamente isso que um fluxograma faz!

Por isso, ele é muito utilizado como ferramenta da qualidade, pois trabalha a gestão da empresa facilitando seu entendimento. Além disso, ele pode ser colocado em locais estratégicos dentro da organização, como corredores muito movimentados, para que os colaboradores o vejam sempre e o internalizem com mais facilidade.

Por meio de figuras geométricas e outros elementos similares, um fluxograma quando bem elaborado consegue simplificar o fluxo de informações, o fluxo das atividades e entre outros elementos que compõem cada tipo de processo em uma empresa.

Dito isso, um fluxograma de processos estabelece uma relação de início, meio e fim em um processo, delimitando o caminho que deve ser percorrido para entregar o melhor resultado (produto ou serviço) até esse ser atingido.

Tipos de fluxograma?

Agora vamos entender quais são os tipos possíveis de fluxograma para representar as ações e decisões.

1. Diagrama de blocos

Ou fluxograma linear, é um fluxograma mais simples, composto apenas por blocos, serve como um sequenciamento de processo, sem envolver pontos de decisão.

É um fluxograma bastante utilizado em instruções de trabalho (ITs) simples ou quando se deseja realizar uma representação mais macro de um processo.

2. Fluxograma de processos simples

É semelhante ao diagrama de blocos, porém contém pontos de decisão, que depende de uma condição para executar um tipo de tarefa simples.

3. Fluxograma Funcional

Este fluxograma mostra a sequência de atividades de um processo entre as áreas ou seções por onde ele ocorre. É muito utilizado para processos que não se restringem a uma única área, e como são identificados os responsáveis por cada fase, é possível identificar até certos gargalos de processo.

4. Fluxograma Vertical

Ou Diagrama de Processo, é constituído de símbolos e padrões estabelecidos em colunas verticais, que facilita seu preenchimento. Esse tipo de diagrama traz rapidez de preenchimento, clareza na interpretação e facilidade de leitura, por isso é tão utilizado nos estudos de processos produtivos.

Etapas passo a passo: como montar um fluxograma

O fluxograma é composto por três etapas (início, meio e fim): início são as entradas necessária para dar um “start” no processo. O meio é o processo em si, ou seja, as atividades a serem realizadas para alcançar os objetivos estabelecidos. O fim é representado pelas saídas do processo, isto é, os resultados esperados com as atividades executadas.

Para fazer um fluxograma você deve:

Passo 1 = Definir o processo que será esquematizado.

Passo 2 = Definir o escopo do processo: onde ou quando iniciar o processo? Onde ou quando parar? Qual o nível de detalhamento que será incluso no diagrama.

Passo 3 = Confirmar as atividades que acontecem durante o processo.

Passo 4 = Organizar as atividades em sequência adequada a sua execução.

Passo 5 = Desenhar os símbolos referentes a cada atividades.

Passo 6 = Desenhar setas para mostrar o fluxo do processo.

Como dica, não esqueça das seguintes operações: transporte, inspeção, identificação e embalagem.

Passo 7 = Análise e revise o fluxograma, sobre os seguintes pontos de vista:

- O que dá início ao processo?

- Ele reflete o processo do modo como ele realmente funciona?

- Todas as etapas foram definidas do início ao fim? Faltam etapas?

- Ele contribuirá para o objetivo de melhoria?

- Existem áreas que demonstram uma necessidade óbvia de melhoria?

- Os pontos úteis de coleta de dados podem ser identificados?

- Há oportunidades para reduzir atividades múltiplas de inspeção/avaliação e outras etapas redundantes? Liste esses e outros assuntos relacionados para ação da equipe multidisciplinar.

Benefícios do uso do fluxograma?

Seus benefícios são muitos para a empresa, contudo, podemos destacar que os principais são:

- Conhecer o fluxo de atividades do processo;

- Identificar onde o processo começa e onde ele termina;

- Verificar quais os fornecedores e clientes de um determinado processo;

- Relacionar quais as áreas fazem parte do processo;

- Identificar os erros que existem no processo;

- Identificar problemas em potencial;

- Propor melhorias;

- Propagar o conhecimento, pois a atividade estará documentada e servirá de apoio a quem desejar conhecer o fluxo de atividades de um determinado processo.

Atualmente, essa metodologia é extremamente comprovada a sua eficácia na redução de custos com falhas humanas e processuais.

E você usa adequadamente esta ferramenta?

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Grande Abraço e SUCESSO sempre! ! 🎯⏱️🚀