Follow up

Todo departamento de uma empresa precisa ser gerenciado e acompanhado para se obter organização, controle e eficiência das atividades.E quando falamos em departamento de compras, também não é diferente.

Afinal, é preciso manter um fluxo contínuo de mercadorias/produtos/matéria-prima, sempre fazendo o follow up de compras, para que todo o processo de produção e comercialização ocorra conforme o esperado.O “follow-up” serve para avaliar, controlar e planejar toda tomada de decisão dentro do setor de compras.

O Follow Up (abreviação FUP) é uma expressão em inglês que significa “acompanhar”, ou seja, é realizar o acompanhamento de determinada tarefa.Na área dos negócios, o termo Follow Up é muito utilizado, principalmente pelas áreas comerciais e de compras.

Realizar o Follow Up na área de compras é, basicamente, acompanhar todos os processos que estão envolvidos dentro desta atividade, que vão desde o contato com fornecedores, até a entrega dos produtos.

O Follow Up de compras é uma tarefa fundamental dentro das empresas, pois, através deste acompanhamento, é possível manter o fluxo contínuo de mercadorias sem que haja atrasos, falta de determinado produto para a comercialização ou de matéria-prima para fabricação.Como resultado, é possível dar continuidade aos processos para que eles sejam realizados da maneira mais eficiente para o negócio.

Como fazer o Follow Up de compras?

Nas empresas, o Follow Up de compras geralmente é realizado por um ou mais responsáveis do setor que possuem a missão de acompanhar cada processo ligado à atividade de compras por meio do diligenciamento.

O processo de Follow Up pode ser realizado para prevenir ou corrigir atrasos nas entregas.

Por isso, dividimos essa prática em dois tipos:

Follow Up preventivo: tem a finalidade de evitar os atrasos na entrega dos produtos, serviços ou materiais que foram encomendados aos fornecedores;

Follow Up corretivo: para evitar que atrasos já existentes sejam mais longos do que deveriam, a fim de evitar problemas com o estoque da empresa.

Dicas para fazer Follow Up no setor de Compras

Realize visitas periódicas

As visitas periódicas aos fornecedores permitem que a empresa saiba detalhadamente qual é a situação, seja de montagem ou fabricação do seu produto.

Durante a visita, será possível avaliar os seguintes pontos:

• Infraestrutura do fornecedor;
• Padrões de qualidade;
• Armazenagem;
• Montagem ou produção.

Mantenha o contato

O acompanhamento das compras também pode ser realizado via telefonemas, entre outros meios, para saber como anda o status do material ou produto, antecipar pedidos e outros.

Porém, esses modelos de contato tornam-se mais recomendados quando já foram realizadas visitas e contatos telefônicos.

Vale lembrar que, muitas vezes, a resposta pode demorar dependendo da disponibilidade do fornecedor em responder a um e-mail, por exemplo.

Deste modo, o contato mais direto pode ser mais eficiente para o Follow Up, principalmente quando há urgência nas entregas dos produtos ou materiais.

Automatize processos

Diversos processos devem ser realizados pelo setor de compras até que o produto ou matéria-prima adquirido sejam entregues à empresa.

Atualmente, boa parte desses processos podem ser automatizados por meio de ferramentas que facilitam a gestão e o acompanhamento das atividades de compras, como, por exemplo, o uso de um Software.