Formas de compartilhar informações dentro do ambiente corporativo.

Para quem está começando a administrar conhecimento da empresa que trabalha ou do seu próprio negócio é, quais são os formatos de compartilhamento de informações de vários conteúdos que deverão ser elaborados?

Com a popularização das ferramentas gratuitas e a facilidade no acesso das pessoas ao mundo digital, está cada vez mais rápido e fácil elaborar conteúdos mais didático para a equipe e clientes.

 Mesmo isso sendo uma realidade atual, a prática aponta que, poucas empresas tem a preocupação em utilizar dos materiais elaborados para compartilhar conhecimento gerando alguns problemas.

 Quando você não compartilha conhecimento, os funcionários e clientes tem uma certa perda no tempo de aprendizagem das funções especificas de algumas pessoas, gerando então, retrabalho por atividades feitas erroneamente e o tempo do colaborador mais antigo que fica destinado a treinar e tirar as dúvidas dos funcionários novos.

 Alguns funcionários também tem o costume de guardar conhecimento para si, achando que pode ser considerado mais importante pela empresa, por deter de um conhecimento que os outros não tem.

 Essa prática é extremamente prejudicial para o negócio, pois acontece que a produtividade da equipe baixa, e é ruim para o próprio funcionário que nunca vai conseguir se “desligar” da empresa, área de atuação e se privando de se desenvolver e desenvolver o próximo, além de diversos outros problemas como, há uma perda da cultura empresarial, se houver material acaba sendo esquecido e desatualizado entre outras questões.

 A vantagem em compartilhar informações é que elas podem ser através de informações simples, acessível ou mais complexa. Depende da necessidade da empresa.

 Com elaboração de materiais, podem ser trabalhadas melhorias em cada conteúdo com o intuito de torna los mais simples e didáticos de entender. Podemos trabalhar com:

 Ø Check lists: Fazer o planejamento e coloca lo no papel é a forma mais fácil de tangibilizar um processo. Deverá ter roteiro organizados e passo a passo, detalhadamente o que cada atividade fará e como será a sequência.

De acordo com a finalização de cada tarefa o funcionário responsável irá marca la como “realizada” e partir para a tarefa seguinte até completar todo o processo.

 Ø Criar Apresentações: São mais dinâmicos, pode ser usado tudo que já existe fazendo somente algumas atualizações e adaptações focando o que a empresa precisa no momento.

Fazer anotações e compilar com insights de eventos, feedback de clientes ou até mesmo da equipe, pode trazer muitas melhorias no conteúdo a ser criado ou já existente.

 Ø Criar materiais ricos: Assim que tiver pronto o material mais simples, é o momento de investir na didática de cada documento para que a absorção por parte de quem vai receber seja maior.

O ideal para produzir esse tipo de material é sempre ter ajuda de um endomarketing dentro da empresa, pois muitas vezes ele precisará de gráficos, design para fazer, que foge da alçada de um profissional que não seja de Marketing.

 Uso de desenhos ou uma imagem, acompanhando de um texto ajuda na assimilação de um conteúdo que somente escrito não seria tão fácil de compreender.

 Ø Criar Guias e E-books: Guias práticos pode ser uma boa estratégia. Se trata de materiais menores e mais assertivos e costumam garantir um bom aprendizado de quem os lê.

Tem conteúdos relevantes que a empresa possui e que pode querer repassar para clientes e sua própria equipe. Desenvolver um bom guia visual e de fácil entendimento para o leitor “sair fazendo”.

 Para assuntos que são mais detalhados e que precisam de uma explicação maior, uma boa ideia é o desenvolvimento de e-books.

O trabalho é mais e de um prazo mais longo para o término pois requer um maior investimento, tempo e recursos.

 Uma empresa criando um e-book reforça para o Mercado a autoridade dela em relação a determinado assunto e quando é amparado por uma didática de fácil entendimento, pode ser uma peça importante na educação das pessoas que são ligadas à empresa.

Ø Criar vídeos

Hoje temos muita facilidade com a gravação de vídeos e é uma das melhores formas em aprender algo sobre um assunto em específico.

Plataformas como Youtube são gratuitas, além de trazerem economia de espaço nos servidores da empresa.

 Ø Skype / Hangouts

Fazer compartilhamento de telas no seu computador é uma boa. Ajuda a trabalhar o engajamento da pessoas que está do outro lado da tela.

Gravar compartilhamento para desenvolver passo-a-passo de alguma ferramenta web, implementação de algum sistema entre outras funções.

Seu objetivo principal é aprender na prática o funcionamento a respeito da interação entre pessoas e a máquina e “sair e fazer sozinho” O objetivo é do consumidor deste vídeo aprender, na prática, o funcionamento a respeito da interação entre a pessoa e a máquina e “sair e fazer sozinho”.

  Ø Criar treinamentos

 O treinamento pode ser presencial, online ou até mesmo por vídeo aula. Ele tem por objetivo ser, prático e metrificado.

No desenvolvimento de um treinamento deve-se ir direto ao ponto, porque através desse conteúdo o desempenho da empresa será medido.

 O treinamento não pode ser maçante e cansativo (por mais difícil que seja), porque os participantes precisam tá engajados e não cansados.

No final faça uma avaliação de aprendizagem e monte uma certificação do que foi dado.

Isso valoriza o treinamento.

Para algumas pessoas, ter certificado é essencial.

Fonte: Artigos do linkedin / conteúdos diversos.