Fuja da falsa sensação de Produtividade!

Se ocupar não é produzir!

Muitas reuniões, relatórios, verificações e respostas de e-mails durante o dia, podem significar nada. Processos de gestão implantados de maneira inadequada possuem diversos gatilhos geradores de reuniões, replicações de e-mails e problemas (desperdícios e variabilidades), nos levando ao risco de diariamente investirmos boa parte do nosso tempo e energia em coisas que não agregam valor. Estudos indicam que precisamos, no Brasil, de cinco trabalhadores para fazer o mesmo serviço que dois ou três do hemisfério norte do globo fariam. Um dos principais fatores é a improdutividade. Por isso, nesse simples artigo, quero mencionar 07 dicas que podem contribuir para melhoria da produtividade no ambiente de trabalho:

1. Pergunte a si mesmo a cada nova tarefa: Qual a importância dela? Qual será o valor gerado?

2. Lista as tarefas e priorize-as (tanto as profissionais e também as pessoais, em separado). Existem bons Apps, como “todoist” e “Evernote”, além de métodos de priorização, como a matriz GUT, ferramentas visuais para acompanhamento de tarefas, como SCRUM, e técnicas de concentração como a técnica do POMODORO.

3. Tenha janelas específicas no dia para verificar e responder e-mail. Não se torne refém da sua caixa de entrada. Evite enviar e-mail, quando você puder resolver com um simples telefonema. Posteriormente, se necessário, formalize por escrito o que ficou definido.

4. Permita Pausas para se renovar e não despreze os momentos, como beber água, almoço, etc.

5. Prepare-se para as reuniões: Estabeleça uma pauta, antecipe-se e envie um email com os principais arquivos da reunião, delegue a um colega a elaboração da ata durante a reunião, faça reuniões de follow-up em pé (quando possível) e saiba dizer não praquilo que é perda de tempo.

6. Tenha uma matriz de treinamentos, participe de simpósios e congressos, fique atento às novas tecnologias que podem acelerar e aprimorar o seu trabalho e da sua equipe.

7. Tenha uma insatisfação equilibrada nos processos em que você está envolvido. Quem fica facilmente satisfeito com a maneira que as coisas estão, não se torna um agente de mudança.

Paul J. Meyer dizia que “produtividade nunca é um acidente. É sempre o resultado de um comprometimento com a excelência, inteligência, planejamento e esforço focado”.

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