Gerenciamento das partes interessadas como fator crítico para o sucesso na Gestão de Projetos

Em gestão de projetos é comum ouvirmos ou lermos depoimentos que falam sobre enormes retrabalhos, muitas idas, vindas e variações de escopo, insatisfação do cliente e desmotivação da equipe. Da mesma forma, é de conhecimento comum a necessidade de se entender e coletar as expectativas de todas as partes interessadas (stakeholders) no projeto. Porém nem sempre esse esforço é realizado ou, quando realizado, é feito apenas no início dos projetos, podendo causar alguns desvios de percurso ao longo da sua execução.

Observe a imagem abaixo, ela ilustra bem algumas situações e problemas recorrentes em gestão de projetos.

Ricardo Vargas, nome bastante conhecido no tema, relaciona os cinco principais problemas em gestão de projetos:

1. Falta de liderança no projeto (habilidade e competência)
2. Mau entendimento do ambiente ou cenário do projeto (amplitude de visão)
3. Limitação de recursos (inclusive recursos humanos qualificados)
4. Falta de Patrocínio (Suporte, empowering)
5. Lidar com o poder (prepotência, arrogância, etc.)

Você consegue relacionar algum dos problemas acima a uma possível falha na identificação das partes interessadas no projeto e na coleta das suas expectativas?

Apenas relembrando o conceito de partes interessadas. De acordo com o PMBOK, uma parte interessada é um indivíduo, grupo ou organização que pode afetar, ser afetada ou sentir-se afetada positiva ou negativamente por uma decisão, atividade ou resultado de um projeto e podem existir expectativas antagônicas que podem criar conflitos no âmbito do projeto.

Na prática o que acontece quando NÃO temos um bom alinhamento de expectativas com as partes interessadas?

• Grandes variações de escopo;
• Horas de retrabalho;
• Desgaste no relacionamento com o cliente;
• Desânimo da equipe;
• Insucesso no resultado final do trabalho.

...E no "mundo perfeito", como seria?

Infelizmente nossos ambientes de projetos estão longe de serem o "mundo perfeito". Gerenciar as expectativas das diversas partes interessadas não é tarefa simples, requer paciência, esforço constante e é fator crítico para o sucesso de qualquer projeto. Quando bem realizada, a coleta das expectativas das partes interessadas, além de trazer essas diversas partes para o lado do projeto, proporciona uma caminhada mais calma e assertiva ao longo do ciclo de vida do projeto.