Gestão de Processos de Negócio(BPM)

A Gestão de Processos de Negócio (Business Process Management – BPM) é uma abordagem disciplinar ou um ciclo contínuo para projetar, modelar, simular, executar, monitorar e melhorar os processos de negócio da organização, automatizados ou não, para alcançar resultados consistentes e alinhados com os objetivos estratégicos da organização. Porém quando uma empresa resolve gerir os seus processos de negócio, surgem diversas dúvidas: Como fazer? Por onde começar?

Existem metodologias que propõem o passo-a-passo para algumas fases do ciclo de BPM. Por exemplo, vale a pena destacar a metodologia de modelagem de processos do Sharp e Mcdermott (2001). Além das metodologias, também existem alguns guias que ajudam a realizar a gestão de processos nas organizações (BABOK, 2011) (ABPMP, 2009).

Fases de implementação da Gestão de Processos de Negócio (Business Process Management – BPM):

1. Projeto: planejar como o projeto de gestão de processos de negócio será realizado na empresa. Nesta etapa é realizado o diagnóstico para verificar quais os principais problemas e a melhor forma de resolvê-los utilizando a gestão de processos. Também é o momento do projeto em que são definidos o método, meta-modelo, notação e ferramenta que serão utilizados durante todo o ciclo de BPM.  

2. Modelagem: os processos são levantados, detalhados no conjunto de atividades que os compõem e validados para garantir que o seu entendimento está correto. Nesta fase, o negócio da empresa é mapeado. Primeiramente é necessário conhecer a organização como um todo. Para isso, é desenhada a sua cadeia de valor, aonde são especificados os principais processos da empresa. Esses processos normalmente são classificados em três tipos: gestão, negócio e apoio ou suporte. Depois que a cadeia de valor é definida, os processos são priorizados para que se inicie o levantamento do processo atual. Neste momento, são realizadas entrevistas (registradas em anotações) ou aplicadas outras técnicas de levantamento (tais como workshops, questionários e etc.) com os principais responsáveis pelos processos. Após esse levantamento são desenhados os fluxos dos processos atuais (AS-IS) seguindo a notação de modelagem adotada e empregando a ferramenta de modelagem de processos.

As principais notações utilizadas no mercado são Business Process Management Notation (BPMN) e Event Driven Process Chain (EEPC) (SCHEER, 1998). Já em relação às ferramentas de modelagem, existem diversas delas, com destaque para o HEFLO, ORQUESTRA BPM, Bizaggi, Intalio  e ARPO.

Esses fluxos são validados em workshops ou reuniões para verificar se estão de acordo com a realidade da organização e se o entendimento dos analistas de processo foi correto. Caso seja necessário, neste ponto são efetuados os devidos ajustes nos modelos de processos.

 3. Simulação: os processos são simulados com base em medidas de desempenho. Primeiramente, são planejados os resultados quantitativos que o processo deve alcançar. Em seguida, utilizando uma ferramenta de simulação, o processo é testado para verificar se ele está sendo executado da maneira prevista ou se estão ocorrendo possíveis filas ou gargalos. Caso sejam detectados problemas, o processo pode ser alterado antes de ser disponibilizado para uso efetivo dentro da empresa. Quando o comportamento do processo estiver de acordo com o esperado, então ele poderá ser utilizado na prática.

 4. Execução: os processos são implantados e institucionalizados. Primeiramente, é necessário planejar como será essa implantação, considerando necessidades de treinamento, aquisição de software, implantação de novos sistemas, mudanças na estrutura organizacional, remanejamento da equipe e etc. A gestão da mudança vai auxiliar a organização a fazer as modificações de uma maneira que o impacto no dia-a-dia dos funcionários seja o menor possível. As mudanças devem ser vistas como algo positivo e não algo a atrapalhar e modificar o cotidiano de trabalho da empresa.

 5. Monitoramento: os processos são acompanhados através de indicadores de desempenho previamente definidos para verificar se houve desvios caso os processos não alcancem os resultados esperados em relação aos indicadores definidos, é necessário tomar ações para controlar os desvios observados.

 6. Melhoria: a situação atual dos processos é avaliada, melhorias são levantadas e o processo futuro modelado Na fase de melhoria é onde ocorre a avaliação da situação atual (AS-IS), para que sejam propostas melhorias e modelado o processo futuro (TO-BE) de acordo com essas melhorias.

As melhorias podem corresponder à inclusão, modificação ou exclusão de atividades, papeis, sequências, documentos, ferramentas de apoio, regras de negócio, entre outros.

Referências:

ABPMP, 2013, Guia para Gerenciamento de Processos de Negócio – BPM CBOK – versão 3.0.

BABOK, 2009, A Guide to the Business Analysis Body of Knowledge (BABOK Guide). International Institute of Business Analysis.

SCHEER, A. W., 1998, Business Process Engineering: reference models for industrial enterprises, Heidelberg, Springer-Verlag.

SHARP A.; MCDERMOTT P., 2001, Workflow Modeling: Tools for Process Improvement and Application Development. Artech House.