BPM para revolucionar seus processos

BPM (Business Process Management) é a identificação, compreensão e gerenciamento de processos de negócios no qual interagem pessoas e sistemas dentro de uma organização e está se tornando rapidamente um dos pontos altos da indústria de TIS, que tem como desafio assegurar que os benefícios obtidos na mobilização em busca destes preceitos não se constituam em iniciativas pontuais esquecidas ao longo do tempo, mas sim em uma sistemática perene na melhoria continua e na evolução dos negócios.

Segundo o IDC, para as empresas citadas no Fortune, implantar BPM está em evidência. Ainda de acordo com o Gartner Group, o uso das tecnologias de BPM pode promover uma redução de mais de 20% nos custos operacionais das empresas, proporcionando um ROI em até 1 ano.

O BPM, ou gestão por processos, permite a orquestração e a composição entre os “sistemas” disponíveis nas empresas, integrando pessoas, atividades e sistemas legados, gerando novos benefícios (maior valor agregado) aos seus colaboradores. Estes processos devem agregar valor, podendo ser mensurados na redução de tempo, custos, retrabalho ou na melhora da qualidade dos produtos e serviços ofertados.

Muitas corporações estão em busca destes valores, implantando o BPM na melhoria de processos-chaves, porém poucas se encontram efetivamente neste estágio. De acordo com pesquisa realizada pela BPM Global Trends, das 641 empresas participantes, somente 15% responderam enxergar BPM como uma solução de ponta-a-ponta, com ganhos reais para a organização e clientes finais.

Para se ter sucesso na implantação das soluções de BPM, bem como à disseminação de seus conceitos, valores e benefícios, obrigatoriamente, existe à necessidade do uso do que chamamos de “escritórios de processos”, que podem ser internos ou externos. Estes possuem profissionais especializados pelo mapeamento, redesenho e melhora dos fluxos, sempre observando os riscos envolvidos, sistemas legados, pessoas, legislação, indicadores à serem seguidos, entre outros, alinhando as estratégias das corporações associadas a geração de excelência operacional, aumento da visibilidade para tomada de decisão e o fomento a inovação, perenizando assim os benefícios gerados.

Os processos não são apenas aqueles que giram em torno das pessoas (recursos humanos), mas sim aqueles que são distribuídos horizontalmente entre os recursos (pessoas, máquinas, sistemas etc.) e verticalmente, controlando os passos que serão dados em cada fase, até que este tenha atingido seu objetivo final. Devem atentar para a automação e o gerenciamento, envolvendo estes recursos com os sistemas legados e de BPM, alterando atividades que antes dependiam de estímulos manuais.

As soluções de BPM possibilitam a redução de custos, o que é fundamental em épocas de turbulência econômica, pois também elimina o fluxo de documentos em papel, ligações telefônicas ou deslocamento físico, procedendo ao encaminhamento das tarefas diretamente aos recursos que devem executá-las, com todas as informações necessárias. Estas soluções devem ser flexíveis, controlar de forma eficiente o tempo para realização de tarefas, o direcionamento automático de processos baseado em regras de negócios para tomadas de decisões, serem integráveis aos sistemas legados, além de possuírem funcionalidades de auditoria e gerenciamento, permitindo identificar pontos de estrangulamento no fluxo, apontando ocorrências, seus responsáveis e o momento preciso do acontecimento, favorecendo a elaboração de estatísticas completas e detalhadas de cada negócio.

Para além dos processos, as soluções de BPM devem permitir uma gestão segura e ágil dos diversos documentos e informações que permeiam os fluxos, por meio de tecnologias de ECM, possibilitando à captura/digitalização, extração de dados, indexação e pesquisas totalmente integrados e transparentes.

Por suas características, soluções de BPM são utilizadas para automatizar e organizar os mais diversos processos de negócios, como fluxos para aprovação de propostas de crédito, gestão de contratos, abertura de contas correntes, reembolso e adiantamento de despesas, requisição de materiais e serviços, compras, gestão de RH, CSC, saúde; entre outros.