Como a gestão do XML da NF-e pode influenciar em todo processo fiscal da sua empresa
Desde outubro de 2005, com a aprovação do Ajuste SINIEF 07/05, as empresas são obrigadas a utilizar a versão digital da Nota Fiscal.
O objetivo do projeto é a redução do custo - com papel, impressão, armazenagem, envio - além de criar a possibilidade de uma melhor gestão dos documentos. Em contra partida, para o governo ficou muito mais fácil cruzar informações e encontrar divergências. Por isso é importante ter esse processo bem gerido.
Um dos maiores problemas que as empresas enfrentam hoje é a gestão desses documentos, muitas acreditam que o DANFE ou a nota impressa é o documento válido no caso de uma fiscalização, porém não é. O documento válido é o arquivo XML da nota fiscal e esse deve ser armazenado por 5 anos.
Mesmo que a empresa já tenha se adaptado à emissão da nota fiscal eletrônica, um ponto crítico é o controle das NF-es de entrada.
Seu fornecedor deveria lhe enviar as NF-es, porém esse processo muitas vezes é falho, seja no recebimento desse XML ou porque seu fornecedor simplesmente não as envia. A multa, no estado de SP, é de no mínimo R$ 385,50 por documento faltante (15 x R$25,70 - UFESP). Por isso a melhor maneira de fazer essa gestão é monitorar as notas diretamente do site da SEFAZ e caso se encontre pendências, efetuar o download.
E a multa pela falta do documento em caso de uma fiscalização é apenas um dos problemas, pois essa NF-e faltante acarretará uma série de problemas em todo processo fiscal. Essa é a informação base para geração de obrigações fiscais, como por exemplo o SPED Fiscal e o EFD Contribuições. A não escrituração de uma NF-e pode criar erros na apuração dos impostos e na qualidade dos cadastros/registros no arquivo magnético.
Em um processo de auditoria das obrigações, por exemplo, as consultorias normalmente partem do princípio de que sua gestão dos documentos fiscais está funcionando de forma íntegra e por isso não validam esse processo.
Então é de suma importância a qualidade dessa gestão, pois as possibilidade de autuações e multas são exponenciais quando pensamos em informações divergentes e/ou faltantes nos SPEDs.
Sendo assim um ponto crítico quando falamos de compliance.
Quando garantimos a qualidade das informações no início do processo fiscal, através de 100% dos XMLs armazenados pelo tempo determinado e com uma validação da qualidade das informações, mitigamos erros que poderiam ocorrer no restante do processo até a geração das obrigações fiscais. Com isso evitamos exposição fiscal, multas e retrabalho e trazemos o compliance para a empresa.