Gestão por competências: ferramenta para o gestor da área técnica
Competência é a junção de conhecimento, habilidade e atitude, sendo que a literatura moderna ainda inclui nestes os valores e a ética do indivíduo. Neste contexto as empresas vêm investindo no desenvolvimento de ferramentas para auxiliar a organização e os gestores a mapear e potencializar a performance dos colaboradores, principalmente em competências comportamentais, pois acredita-se que estas norteiam o desenvolvimento do indivíduo. Porém, para o gestor de uma área técnica, além de mapear e desenvolver as competências comportamentais de seus funcionários, é importantíssimo ter ferramentas adequadas para mapear as competências técnicas gerando um plano adequado de desenvolvimento e norteando as decisões com relação a avaliação de desempenho e a gestão estratégica dos recursos humanos.
Qual a importância de realizar a gestão por competências na área técnica?
A indústria farmacêutica é um campo de atuação bastante específico que apresenta grande necessidade de capacitação comportamental e técnica, pois qualquer colaborador está interferindo direta ou indiretamente no bem-estar do cliente final, podendo ser decisivo para recuperação ou não de qualquer enfermidade.
O estabelecimento de competências técnicas facilita o processo de gestão (conhecer – contratar – desenvolver – dar feedback – analisar desempenho) pois estabelece padrões a serem seguidos. Ao estabelecê-las e divulga-las, gera-se um escopo de atuação claro a ser desenvolvido, o qual pode ser utilizado para delimitar necessidades de investimentos em treinamentos pela companhia, assim como ajudar os colaboradores na decisão com relação custo x benefício de capacitações realizadas com seus proventos.
Além disso, abre a possibilidade de categorização e quantificação das competências, gerando uma discussão com base em informação tangível de percepções e situações.
Como implementar um plano de desenvolvimento baseado em competências?
Um dos pontos chave no processo de gestão de pessoas é estabelecer de forma clara quais são os deveres e direitos do funcionário assim como quais são as expectativas de desempenho (contrato). Com base nisso e no mapeamento inicial (conhecer), o gestor deve gerar oportunidades de treinamentos, tarefas e projetos para desenvolvimento individual e da equipe, sempre com o objetivo de atender as metas da companhia. Todas estas atividades devem ser planejadas, alinhadas, documentadas e controladas por meio de um plano de desenvolvimento individual.
Para elaboração de um plano de desenvolvimento individual baseado em competências técnicas deve-se seguir os passos abaixo:
1º - Mapear e categorizar as competências técnicas do departamento: o gestor deve agrupar em categorias os conhecimentos técnicos necessários para a execução das atividades. Neste momento deve-se tomar a precaução de proporcionar o melhor agrupamento dentro da realidade da companhia. Os nomes das categorias também devem ser facilmente entendíveis, gerando uma interpretação imediata da necessidade. Um exemplo considerando a área de validação seria: validação de processo, validação de limpeza, validação de filtração esterilizante, qualificação térmica, qualificação de equipamentos, qualificação de HVAC, validação sistema de água/vapor, validação de gases, validação de sistemas computadorizados, validação de métodos fisico-químicos, validação de métodos microbiológicos, validação de transporte, validação de esterilização por outras técnicas, etc.
2º - Determinar uma escala para quantificação da competência: deve-se determinar uma escala numérica para quantificação da competência. A sugestão é que seja categorizado de 1 (um) a 4 (quatro), sendo que o primeiro seria abaixo do esperado e o último acima do esperado (referência na competência).
3º - Desenvolver um formulário com informações consolidadas do funcionário: deve-se elaborar um documento que indique no mínimo o cargo do funcionário, tempo na companhia e no cargo, qualificação acadêmica/certificações/cursos, proficiência em línguas, objetivo profissional. Estas informações são importantes para diagnosticar de forma rápida a taxa de desenvolvimento do funcionário e o grau de autoconhecimento. Além disso deve ter a lista de competências a serem desenvolvidas, campos para planos de ação e anotação de feed back.
4º - Estabelecer um padrão esperado para a competência: para determinados cargos ou funções pode ser necessário que determinadas competências sejam proeminentes. Por exemplo, um analista de qualificação de equipamentos deve ter fluência nesta competência técnica, porém pode ter baixo conhecimento em validações processos.
5º - Estabelecer uma periodicidade para elaboração e acompanhamento do plano de desenvolvimento: a sugestão é que a elaboração seja anual e o acompanhamento semestral.
6º - Capacitar a equipe com relação ao preenchimento: deve-se explicar a equipe a importância do preenchimento, os prazos a serem atendidos e a necessidade de auto avaliação do momento profissional. Além disso esclarecer dúvidas com relação as categorias de competências técnicas e calibrar o critério de quantificação. O último é especialmente importante para que se tenha uma visão real do nível de conhecimento da equipe.
7º - Solicitar preenchimento e apresentação por parte do funcionário: é importantíssimo que o funcionário faça o preenchimento sozinho e posteriormente explique o racional para o seu momento profissional e estratégia de desenvolvimento que utilizou, objetivos profissionais que deseja alcançar, a classificação com relação as competências técnicas e qual o plano de ação que ele sugere para alcançar o objetivo profissional e os padrões esperados para a função. Neste momento o gestor deve escutar, dividir percepções, corrigir rotas, ajustar expectativas e planos de ação, assim como detectar oportunidades. Ao final deve existir um alinhamento sobre a performance do funcionário e o que é necessário para melhorá-la.
8º -Consolidar as quantificações das competências: o gestor deve fazer um mapa quantitativo das competências para determinar a necessidades de treinamentos coletivos e individuais. Também é importante diagnosticar quais atividades estão sob risco devido a gestão de conhecimento e tomar as ações necessárias.
9º - Acompanhar, recompensar e corrigir: depois do plano desenvolvido e alinhado, deve-se acompanhar a performance do funcionário e realizar a avaliação positiva ou negativa de forma assertiva, logo após eventos e em curtos espaços de tempo. Estes são ajustes finos da rota para melhorar a performance, porém é necessário a coerência com o acordado. Não deixe acumular para a próxima reunião de alinhamento do plano de ação. Não deixe de tomar as ações necessárias para garantir o atingimento dos objetivos e aumentar a performance da equipe.
10º- Reinicie o ciclo! (conhecer – contratar – desenvolver – dar feedback – analisar desempenho)
Quais os principais indicadores e ações a serem realizadas?
Após avaliar toda a equipe e consolidar as notas para cada competência, o gestor não deve se privar de fazer uma classificação da performance do funcionário. Existem diferentes ferramentas para isto, porém a mais utilizada é a matriz do “nine box”. Nesta são correlacionados resultados versus potencial, sendo que os funcionários são classificados numa escala de 1 a 9. O esperado é que apenas uma pequena porcentagem esteja nos extremos (5% a 10%), sendo que para estes devem existir planos de ação específicos. Com base nestas duas informações deve-se prever o plano de treinamento do período e o plano para promoções e demissões.
Qual o impacto na gestão de pessoas da companhia
“Ter sua carreira em suas mãos. ” É isso que pregam a maioria dos especialistas em recursos humanos e é isso que a gestão por competências traz a equipes e companhia. Mapeamento assertivo, comunicação clara, objetivos compartilhados e alinhados, assim como planos de ação robustos são apenas algumas das vantagens deste tipo de gestão. Porém, nem todos estão preparados para lidar de maneira madura com esta “nova” responsabilidade, sendo que cabe ao gestor direcionar e fazer o que for preciso para que a cultura de resultados seja duradoura.
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Excelente semana e sucesso a todos!
Robson Assis França