Home Office: Como se manter produtivo trabalhando em casa?

Nas últimas semanas, devido a pandemia do Covid-19 que avança pelo Brasil, funcionários públicos e de empresas privadas foram liberados para trabalharem em casa. Esse modelo de trabalho é também conhecido como “home office”. Para muitos essa é uma nova modalidade de trabalho e diversas empresas estão tendo que se adaptar à nova realidade que é imposta pela crise.

Aqui no Melhor Plano, desde sua criação em 2015, todo o time trabalha remotamente, mesmo quando ainda éramos 2 pessoas. Hoje somos quase 40 e continuamos funcionando dessa forma, mas também temos um escritório onde os funcionários podem ir quando quiserem. Realizamos reuniões presenciais em dois momentos bem específicos: uma reunião de planejamento trimestral, e uma reunião na primeira sexta-feira de cada mês para acompanhar o andamento das metas com o time. Mas, no geral, todo o trabalho e a comunicação com os times acontecem de forma remota.

De acordo com a “Pesquisa Nacional por Amostra de Domicílios (PNAD) Contínua Anual: Características Adicionais do Mercado de Trabalho 2012-2018”, divulgada pelo IBGE em dezembro do ano passado, houve um crescimento de pessoas trabalhando à distância nos últimos anos. Entre 2017 e 2018, a expansão foi de 21,1%. Ou seja, o home office já estava acontecendo de maneira gradual, mas foi acelerado bruscamente por causa da pandemia e do risco de contágio.

O home office tem várias vantagens no cotidiano, como evitar tempo no trânsito, estar mais tempo com a família, conseguir contratar talentos em todo o país, entre outros. Mas claro, existem também as dificuldades. E esses desafios já estão sendo encarados pelas empresas neste momento. Por exemplo, em uma pesquisa realizada pela consultoria Betania Tanure Associados (BTA) e divulgada pelo jornal Valor Econômico no início de março, sobre o cenário atual do coronavírus, indica que mais de 60% das empresas veem a adaptação das atividades como o maior desafio da prática de home office. Enquanto, 45% apontam que o gerenciamento remoto de pessoas é o mais difícil.

Gestão remota requer uma mudança de cultura

A princípio pode haver certa resistência das empresas na adaptação para o home office por ser um modelo novo para muitos. Mas, no cenário atual, não temos opção. Por isso, quanto antes você e sua empresa se adaptarem, melhor. 

A crise, inclusive, pode auxiliar as organizações a tornarem as relações de liderança com os funcionários mais madura. As expectativas de resultado, estabelecimentos de metas, tudo isso passarão por transformações.

Além disso, há diversos benefícios que podemos elencar sobre o trabalho remoto, como: maior flexibilidade de horários, maior produtividade, maior independência, redução do estresse no trânsito, entre outros. 

Mas a grande questão que quero pontuar é: como se adaptar a essa nova realidade e ser produtivo no home office? 

Confira essas 7 dicas que aplicamos no Melhor Plano e podem te ajudar nessa adaptação:

Comunicação clara com os times

Estabeleça uma comunicação frequente em canais definidos, pois o time precisa estar alinhado com cada tópico discutido. Alinhe quando é necessário uma videochamada, um e-mail, uma discussão por chat ou em quais casos deve-se contatar alguém com urgência. Por exemplo, uma reunião diária é fundamental para manter a comunicação frequente com a equipe. 

A comunicação também é importante para visualizar o andamento de projetos. Neste caso, recomendo ferramentas como o Trello ou board para ter uma ideia mais visual sobre as funções de cada um e tarefas que precisam ser entregues na semana.

Tenha um bom plano de internet

Trabalhar em casa vai exigir que você possua uma boa qualidade de internet. Afinal, será necessário realizar videochamadas, enviar e-mails, fazer downloads e uploads de arquivos para Google Drive ou DropBox, por exemplo. Por isso, você pode conferir alguns indicadores de pesquisa divulgados pela Anatel para saber quais operadoras de internet tem a melhor qualidade e satisfação na opinião de seus clientes. Clique aqui para visualizar o mapa interativo.

Tenha uma rotina

Assim como você tinha uma rotina para trabalhar fora, é importante estabelecer uma nova rotina para o trabalho remoto. Levante-se sempre no mesmo horário, coloque uma roupa confortável e organize seu espaço de trabalho. Lembre-se: nada de trabalhar de pijama, hein? Afinal, seu cérebro precisa entender que está no modo trabalho.

Um bom ambiente é essencial

Procure um cômodo calmo da casa para trabalhar, de preferência onde não transite pessoas, pois isso pode te desconcentrar. Se você mora com mais pessoas, tente se isolar e explique a importância disso para conseguir desenvolver suas tarefas. 

Outro ponto: preocupe-se com a ergonomia e não trabalhe sentado na cama, pois isso pode prejudicar sua postura e também se um fator de desconcentração.

Trabalhar em casa não é lazer

O trabalho remoto pode gerar mais produtividade que o trabalho presencial por evitar interrupções desnecessárias. Porém, para isso ser verdade, você precisa garantir o foco nas suas atividades.. Por isso, não pare para assistir à TV ou almoçar na frente do computador. Tente dividir bem os seus horários entre demandas pessoais ou da casa e as demandas profissionais.

Celular sempre no silencioso

Um dos grandes motivos para a queda de produtividade é quando observamos constantemente as notificações do celular. Por isso, coloque-o no modo silencioso e de preferência, deixe ele longe de você. 

Estabeleça prazos e liste suas tarefas

Estabeleça prazos para cada trabalho que você precisar entregar, assim você garante uma maior organização e entende o todo. Listar as suas tarefas pode te auxiliar neste processo. Aplicativos como o Todoist, Trello ou Evernote podem te ajudar muito nessa organização, inclusive com a sua equipe.

As principais ferramentas que usamos no home office:

Aqui no Melhor Plano, já testamos muitas ferramentas. O ideal é que você faça o mesmo, pois a eficácia de cada uma vai depender das necessidades individuais, do seu time ou da empresa. Atualmente nós usamos e recomendamos:

• Google Hangouts Meet: para realizar videochamadas com todo o time. Realizamos reuniões diárias.
• Slack: é um software essencial! Toda a equipe se comunica por mensagens, é possível criar grupos e ele permite interações com outros aplicativos.
• Trello: para a definição de etapas de projetos e melhor organização.
• Notion: é um espaço para colaboração da equipe e reúne informações úteis, como pastas, tutoriais, e etc.
• Airtable: para a criação de planilhas inteligentes e que permite diversas integrações. 

Essas foram algumas das dicas que aplicamos por aqui. , Espero que elas te ajudem a se adaptar a essa nova realidade. 

E lembre-se: faça o máximo de esforço para ficar em casa. Sei que passamos por um momento difícil, mas é necessário a contribuição de todos para melhorar as coisas.

Nós do Melhor Plano, estamos à disposição para trocar uma ideia sobre trabalho remoto. Tem mais alguma dica? Compartilhe conosco! 

Nos acompanhe também no nosso perfil do Instagram.