IMPOSSIBILIDADE CONSULTA ARQUIVO XML
Tempo é dinheiro! Quem nunca ouviu esta expressão. Não há duvidas que isso tem se tornado realidade no mundo corporativo. Cada vez mais as empresas buscam otimizar tempo, pois precisam focar esforços em seus negócios.
E este cenário não é diferente para as empresas que prestam serviços contábeis, consultorias e até mesmo auditorias. Os esforços destas empresas têm aumentado substancialmente em buscar soluções no mercado, como por exemplo, sistemas integrados, sistemas de consultas, buscando alcançar esse objetivo em comum, otimizar tempo.
Para o segmento de empresas contábeis muitas vezes isso acaba sendo impactado em virtude de problemas de processos internos, mas principalmente nos processos entre a empresa e seu cliente. Muitas vezes as empresas contábeis não recebem os documentos necessários para efetuar a escrituração contábil e fiscal, gerando assim riscos e perda de efetividade.
Porém surge então um novo desafio em busca desta eficiência. A partir de 01 de Janeiro 2019 entraram em vigor os Ajustes Sinief 16/2018 e 17/2018 que impede a consulta de arquivos XML sem o uso do certificado digital. Dessa forma, os serviços que ofereciam a consulta de XML da NFe ou CTe por meio da chave de acesso, incluindo o endereço de consulta pelo site da Sefaz, não conseguirão mais trabalhar da mesma maneira. Será obrigatório o uso do certificado digital A1 ou A3.
Essa nova restrição acarretará mudanças tanto para as empresas contábeis bem como para seus clientes. Até então muitas vezes as empresas contábeis não recebiam algum documento de seu cliente, mas buscando manter um relacionamento de “companheirismo”, acabavam consultando o arquivo XML da nota através da chave de acesso do documento fiscal. Porém com esta nova limitação, esse “companheirismo”, neste quesito, não existirá mais.
Sendo assim, as empresas que terceirizam suas áreas fiscal e contábil precisarão ter atenção redobrada ao fornecer os documentos para os escritórios contábeis, pois caso os documentos não estejam completos, não será mais possível efetuar a escrituração e as devidas apurações.
Mas o impacto desta restrição se dará até mesmo para aquelas empresas que tem seus processos internalizados. Como regra geral e pela importância que tem, o uso do certificado digital deveria ser restrito a uma pessoa ou no máximo a um pequeno grupo de pessoas que normalmente não fazem parte da operação. Mas são estas pessoas que muitas vezes precisam de informações de notas fiscais que ainda não estão em sua posse. Como adequar os processos? Fica mais uma lição de casa para a empresa, buscando o compliance de suas operações.
O ano de 2019 tem tudo para ser o ano do compliance no Brasil e esta pode ser mais uma oportunidade das empresas olharem seus processos e buscar adequações.
Para isso, a Áreas de Gestão Tributária e Compliance da ASPR podem contribuir na busca de alinhamento de processos internos e externos, buscando sempre otimizar tempo e deixar sua empresa em compliance.
Leonardo Sabadim
Sócio de Gestão Tributária na ASPR