A Integração de Áreas na Gestão de Contratos como Abordagem Eficiente

A gestão de contratos é um componente fundamental da administração de negócios, abrangendo todas as etapas contratuais, desde o planejamento pré-contratual.

Se você não tem uma área jurídica especializada em riscos, vale o esforço em contratar um especialista atender a sua necessidade, ainda que sob demanda; cabendo destacar que a gestão eficaz do contrato é tarefa multidisciplinar, que envolve diferentes áreas de conhecimento.

Neste artigo, exploro como a integração de diferentes setores dentro de uma empresa pode otimizar a gestão de contratos e fornecer soluções para desafios específicos.

1. Planejamento Pré-Contratual: A Base para o Sucesso.

A gestão de contratos inicia-se antes mesmo da assinatura do acordo. Durante a fase de planejamento pré-contratual, é imperativo definir com clareza e consenso todos os elementos contratuais, incluindo o objeto do contrato, diretrizes de contratação, parâmetros de execução, garantias, métricas de acompanhamento, condições de pagamento e penalidades por violações.

Serão estes os mecanismos que permitirão aos gestores (em diferentes níveis hierárquico) conhecer e atuar de forma pontual e atual, ao longo de toda e qualquer etapa contratual.

Este processo, frequentemente subestimado, desempenha um papel crucial na garantia do cumprimento das cláusulas contratuais e na proteção dos direitos de todas as partes envolvidas.

1. Multidisciplinaridade: A Força da Colaboração

A gestão de contratos exige a colaboração de diversas áreas de conhecimento, tais como técnicas, jurídica e administrativas. Cada uma dessas áreas desempenha um papel na análise, execução e monitoramento do contrato. É fundamental que essas áreas trabalhem em conjunto para garantir a eficaz conformidade com todas as cláusulas contratuais.

Quando, por exemplo, um contratado não cumpre suas obrigações contratuais, a área operacional deve instruir um pedido robusto, incluindo todos os documentos de medição e relatórios que fundamentem a posição da empresa em relação ao descumprimento contratual, garantindo que as penalidades sejam aplicadas de forma justa e precisa.

O jurídico, por sua vez, deve atuar na notificação formal do contratado, detalhando as cláusulas contratuais violadas e estabelecendo um prazo para correção. Se necessário, o jurídico também pode adotar medidas judiciais para garantir o cumprimento das obrigações contratuais.

Essa integração entre operacional e jurídico é essencial para a aplicação eficaz de penalidades e a manutenção da integridade do contrato.

1. Tecnologia a Serviço da Eficiência

O emprego da tecnologia representa em grande avanço na gestão de contratos moderna. Ferramentas digitais e softwares podem automatizar tarefas como organização e armazenamento de documentos contratuais, controle de conformidade trabalhista e fiscal, além de acompanhamento financeiro, incluindo pagamentos e pleitos de reequilíbrio financeiro. Essas ferramentas tornam o processo mais eficiente, preciso e ágil.

A documentação detalhada de eventos que afetam a execução do contrato é essencial, na medida em que alguns podem impactar de forma extremamente negativa tanto a execução do contrato quanto a própria saúde financeira do contratante. Registros de atrasos na entrega de produtos ou serviços, por exemplo, incluindo datas, causas e impactos, não apenas auxiliam a empresa em ações corretivas, mas também servem como evidência em disputas contratuais ou negociações de reequilíbrio.

A colaboração entre áreas, como operacional, jurídica e financeira, é fundamental para garantir que todos os eventos relevantes sejam documentados e tratados adequadamente e com transparência.

1. Revisão e Renovação: Atualização Necessária

Contratos não são estáticos e devem evoluir com o tempo. Revisar e atualizar contratos é tão crucial quanto a sua elaboração inicial, diante do interesse na continuidade da parceria de negócios.

Isso somente será viável e possível, se, além de constar previsão no contrato, os termos contratuais também sejam revalidados ou reestruturados para atender a demanda naquele novo período.

Por exemplo; em contratos que preveem reajustamentos com base em índices econômicos, como o IPCA, podem surgir desafios quando o resultado do índice no período é negativo. Nesse caso, a integração entre as áreas comercial, jurídica e financeira é fundamental.

A área comercial pode avaliar o impacto negativo do índice nos custos e preços do contrato com o auxílio da área financeira, que por sua vez, deve calcular as implicações financeiras do índice negativo.

Assim, será possível propor soluções para reequilibrar o contrato, como a renegociação de preços ou a revisão dos termos contratuais e promover o alinhamento com o contratante.

A área jurídica pode revisar as cláusulas contratuais relacionadas ao reajustamento e determinar se há disposições que abordem essa situação.

Isso garante que as diretrizes permaneçam alinhadas com as necessidades atuais e permite que as partes envolvidas continuem a colaborar eficazmente.

Outras medidas recomendadas de revisitação periódica são o acompanhamento de novas medidas legislativas que forem promulgadas; e checagem da coerência das matrizes de alocação de responsabilidades e de riscos; tema que já levantei aqui na Newsletter.

Neste contexto, não é possível enxergar a gestão de contratos como uma tarefa isolada, mas sim uma atividade contínua que requer a integração de diversas áreas da empresa. Investir em uma gestão de contratos sólida e integral é uma escolha inteligente para organizações que valorizam a eficiência e a integridade nas relações comerciais. Isso garante que todos os aspectos contratuais sejam gerenciados de forma eficaz e transparente, resultando em parcerias de negócios bem-sucedidas e na proteção dos direitos de todas as partes envolvidas.