Introdução a mentalidade lean - Como ela pode nos ajudar a passar pela crise e construir um futuro sustentável? – Parte 2

A jornada de transformação lean

A maioria das organizações luta para melhorar o seu desempenho. E no nível mais básico a melhoria contínua exige a resolução efetiva de problemas, e é onde as empresas tem maior dificuldade em avançar. O que geralmente acontece é que os funcionários se tornam especialistas em apagar incêndios e a habilidade de resolver problemas por definitivo é quase que inexistente. Surgem então aqueles funcionários super-heróis que resolvem tudo e a empresa se torna refém deles.

Mas como sair deste ciclo vicioso se não existem funcionários ou tempo suficiente para se dedicar aos problemas. O fato é que eles estão trabalhando muito em atividades que não deveriam ser feitas. É comprovado que o lean melhora a capacidade de resolução de problemas, liberando tempo para observar o que realmente gera valor para o cliente. E isto é alcançado através de um processo de aprendizado onde a mentalidade lean direciona o caminho para se chegar aos resultados desejados.

1º Pare de esconder os problemas.

Aqui começa a primeira mudança no comportamento da empresa, pois espera-se uma ação de resolução ao se deparar com os problemas que afetam o cliente. Não se deve mais esconder os problemas. O trabalho é encontrar maneiras de expor os desperdícios para depois eliminá-los. Problemas são verdadeiros tesouros e as ferramentas do lean ajudam criar um mindset de pensamento enxuto.

A Toyota possui o Just in time (JIT) e o Jidoka no Sistema Toyota de Produção (STP) onde ambos são ferramentas que ajudam a evidenciar os problemas. O JIT é um sistema com pouco estoque. E o Jidoka envolve equipamentos para interromper o trabalho quando ocorre algum problema, criando um sentido de urgência para resolve-los. Mas porque alguém gostaria de interromper o trabalho? Não se engane, lean é sobre servir melhor o cliente, aumentar o lucro e reduzir os custos.

A resposta é que os líderes não querem interromper o trabalho, já que isso é caro e pode provocar atrasos para os clientes. Os líderes querem revelar os problemas para que os funcionários que trabalham nesses processos atuem sobre a causa fundamental afim de resolver o problema fortalecendo o processo.

2º Resolva os problemas.

Cada ferramenta lean apoia uma necessidade específica para o negócio e a solução de problemas nas empresas deve funcionar como uma caixa de ferramentas para a melhoria contínua. O método de solução de problemas utilizado se baseia no aprendizado do PDCA de W. Edwards Deming e que ao longo dos anos evoluiu para o A3. O A3 é uma ferramenta lean de uso geral que ajuda a melhorar a capacidade de resolução de problemas guiando para uma investigação dos atuais problemas no local de trabalho, estimulando principalmente a colaboração entre os funcionários para obter resultados de maneira concisa. A ferramenta é geral o suficiente para ser aplicada a uma grande variedade de problemas organizacionais e se mostrou eficaz em inúmeros contextos. 

3º Acompanhe o trabalho.

Tornar o trabalho visual é uma outra etapa importante para ser capaz de entende-lo e melhorá-lo. É necessário projetar processos e sistemas com dicas visuais para saber qual é o plano, quanto de trabalho está “em processo” a qualquer momento e qual é o andamento desse trabalho. 

A gestão visual ajudara a estabelecer processos a prova de erros, mostrando visualmente quando algo não está indo bem. Isso é conhecido pelo termo japonês poka yoke e idealmente é um sistema simples e barato ou uma dica visual que deixará em evidencia os erros potenciais antes que eles ocorram e previna que erros reais cheguem até o cliente. Criar uma situação onde os erros são prevenidos ou encontrados imediatamente quando ocorrem é conhecido como qualidade na fonte.

Lembrando que os fundamentos do negócio são sempre velocidade, o custo e a qualidade. E a velocidade é alcançada pela eliminação de atividades inúteis que adicionam tempo desnecessário ao processo. O tempo que leva para algo passar pelo processo todo (lead time) é um tempo de agregação de valor ou tempo de não agregação de valor. O tempo de agregação de valor é qualquer atividade que transformem produto ou serviço de maneira que os clientes valorizem e paguem por isso. O tempo de não agregação de valor compreende por todo o resto.

E antes que você possa focar na velocidade, no custo e na qualidade, entretanto você precisa enfatizar outro fundamento que é o respeito pelas pessoas. As pessoas querem um ambiente de trabalho seguro onde possam ser capazes de utilizar suas mentes da melhor maneira em seus trabalhos. E isto vai além de colocar escorregadores, máquinas de cafés, guloseimas ou mesas enfeitadas no ambiente de trabalho.

Todas os funcionários dentro de uma empresa devem aprender continuamente. Eles precisam ir ao trabalho a cada dia com a intenção de aprender e obter conhecimento trabalhando para aperfeiçoar o negócio. Este conceito é conhecido como Kaizen, um terno japonês que significa uma melhoria contínua e gradual. 

É por isso que este esforço é chamado de jornada Lean, sendo uma jornada a estrada pela qual passa a percorrer e aprende se deslocando de um ponto para o outro. A excelência não acontece da noite para o dia, entretanto precisa haver um tempo em que o comprometimento, o árduo trabalho trará, de forma mensurável e significativa, bons resultados para o negócio.

E o que eu aprendi.

Se um trabalho desnecessário está sendo realizado, entenda que este é um problema organizacional, e não de um indivíduo ou equipe querendo perder o tempo da empresa. O fato é que para gerar melhorias é necessário aprender a resolver problemas. E na medida que você aprende a sua empresa se fortalece. Criar um ambiente onde falar de problemas não é um problema também é muito importante.

Com as ferramentas descritas acima conduzi iniciativas de solução de problemas que levaram a melhorias com resultados expressivos em quase todos as áreas da empresa. É possível listar ganhos de até 3 vezes mais produtividade em determinadas áreas, economia de custos em milhões, eliminação de backlogs em mais de 80%, aumento de throughput em 3 vezes e redução de lead time em squads de desenvolvimento de software. E por ai vai. Claro existiram casos de insucesso também, mas isso gerou aprendizado e conhecimento para tentar novas alternativas e fortalecer ainda mais os processos.

Espero ter ajudado de alguma maneira e incentivado a pôr em prática estas ferramentas para gerar mais valor para o cliente.