Inventário de estoque: o que é, tipos e como fazer

Imagine uma empresa que lida com itens de alto valor em seu estoque e que o proprietário desses itens faz um pedido específico. Ao verificar o estoque, a empresa informa que o item solicitado está disponível, mas, ao procurá-lo, percebe que não está.

O cliente evidentemente vai querer saber o paradeiro deste produto e, caso você não o encontre e tão pouco tenha registros de sua movimentação, provavelmente terá de pagar pelo extravio, arcar com as multas e lidar com descontentamento do cliente.

Essa situação delicada infelizmente é mais comum do que você imagina e destaca a importância de uma gestão de inventário de estoque precisa e confiável para evitar problemas como esse.

Como percebemos, o inventário de estoque é uma prática primordial para o sucesso de uma operação logística, seja uma pequena loja de bairro ou uma grande cadeia de distribuição.

Neste artigo, exploraremos o que é o inventário de estoque, os diferentes tipos existentes e como realizá-lo de maneira eficaz.

O que é inventário de estoque?

O inventário de estoque é o processo de contagem e registro detalhado de todos os produtos armazenados em um estabelecimento ou empresa. Seu objetivo principal é manter o controle dos produtos disponíveis, evitando problemas como a falta de mercadorias ou o excesso de estoque, o que pode levar a custos desnecessários.

Além disso, o inventário de estoque desempenha um papel importante na gestão financeira do negócio, uma vez que os produtos em estoque representam um ativo significativo no balanço patrimonial.

Uma contagem precisa permite uma avaliação realista dos ativos da empresa, facilitando a tomada de decisões financeiras.

Tipos de inventário de estoque

Existem diferentes tipos de inventário de estoque, cada um adequado a diferentes necessidades e objetivos.

Vamos explorar com mais detalhes os principais tipos:

Inventário Periódico

Nesse método, o estoque é contado em intervalos regulares, como mensalmente, trimestralmente ou anualmente.

É uma abordagem mais simples e econômica do inventário de estoque, pois não exige uma atualização constante dos registros. No entanto, pode resultar em desequilíbrios caso ocorram perdas não registradas ou vendas entre as contagens.

Inventário Permanente

No inventário de estoque permanente, também conhecido como inventário perpétuo, o estoque é atualizado em tempo real à medida que ocorrem as transações.

Isso é geralmente feito com o auxílio de um sistema de gerenciamento de estoque (WMS), que registra todas as compras, vendas e movimentações de produtos. Essa abordagem proporciona um controle muito mais preciso e permite a identificação imediata de problemas, como furtos ou quebras de mercadorias.

Inventário Cíclico

O inventário de estoque cíclico é uma abordagem que combina elementos dos métodos de inventário periódico e permanente.

Itens específicos são contados em intervalos regulares, enquanto o estoque geral é monitorado continuamente, ajudando a manter um equilíbrio entre a precisão e a eficiência, uma vez que itens de alto valor ou alta rotatividade podem ser contados com maior frequência, enquanto outros são contados com uma frequência menor.

Inventário ABC

O inventário de estoque ABC é uma técnica de classificação, baseada na Curva ABC, que divide os produtos em categorias com base em sua importância e valor.

Os produtos são classificados em três grupos:

A: Itens de alta importância e alto valor, que representam uma parcela significativa do estoque e das vendas.

B: Itens de importância moderada e valor intermediário.

C: Itens de baixa importância e baixo valor, que geralmente representam a maioria dos produtos em estoque.

Essa classificação ajuda a priorizar a contagem e a gestão de estoque, concentrando os esforços nos itens mais críticos.

Como fazer um inventário de estoque

Realizar um inventário de estoque eficiente requer um processo bem planejado e organizado.

Aqui estão os passos fundamentais para realizar um inventário de estoque de sucesso:

Preparação

Antes de iniciar, é essencial fazer uma preparação adequada. Essa fase inclui identificar os itens a serem contados, organizar a equipe de contagem, definir o método de contagem (permanente, periódico, cíclico, abc, etc.) e obter todos os materiais necessários, como etiquetas de identificação, planilhas ou dispositivos de leitura de códigos de barras.

Contagem física

Com a equipe e os materiais prontos, inicie a contagem física dos produtos. Certifique-se de seguir um procedimento consistente e preciso durante todo o processo de inventário de estoque.

Registro e comparação

Seja em planilha ou eletronicamente, registre a quantidade de cada item e, se aplicável, verifique as condições físicas, como danos ou obsolescência. Em seguida, compare os números obtidos. Dessa forma, é possível identificar discrepâncias entre o estoque físico e os registros.

Análise de discrepâncias

É crucial investigar e analisar qualquer diferença significativa encontrada entre o estoque físico e os registros. Isso pode envolver a revisão de registros de transações passadas, a busca por itens em locais errados ou a identificação de produtos perdidos, furtados ou danificados.

Ações corretivas

Com base nas discrepâncias encontradas, tome medidas corretivas adequadas, como ajustar os registros para refletir a contagem física, solicitar reposição de estoque para itens em falta, identificar medidas de segurança para evitar furtos ou ajustar o processo de gestão de estoque.

Atualização de registros

Finalmente, atualize o sistema de gerenciamento de estoque (WMS) com os dados da contagem física. Garanta que todos os registros estejam precisos e atualizados para refletir a realidade do seu estoque.

Vantagens do inventário de estoque

Além de manter um controle preciso, o inventário de estoque oferece diversas vantagens para as empresas:

Previsão de demanda

Ao analisar os dados do inventário, as empresas podem identificar padrões de venda e prever a demanda futura, auxiliando na gestão de estoque e na tomada de decisões sobre compras e produção.

Redução de custos

O inventário ajuda a evitar a falta de produtos, minimizando a perda de vendas, ao mesmo tempo em que evita o excesso de estoque, reduzindo custos de armazenamento e obsolescência.

Melhoria na experiência do cliente

Com um inventário de estoque adequado, as empresas podem atender prontamente às necessidades dos clientes, garantindo que os produtos estejam disponíveis quando desejados.

Melhoria na eficiência operacional

Um inventário de estoque bem gerenciado promove maior eficiência operacional. Sendo assim, os funcionários podem localizar rapidamente os produtos desejados, reduzindo o tempo gasto em busca de itens no estoque, aumentando significativamente a produtividade e resultando em uma experiência de compra mais positiva para os clientes.

Suporte à tomada de decisões estratégicas

Além de facilitar a gestão diária, os dados do inventário de estoque também são valiosos para a tomada de decisões estratégicas. Eles ajudam os gestores a identificar tendências de mercado, sazonalidades e mudanças no comportamento do consumidor. Com essas informações, a empresa pode ajustar suas estratégias de marketing, expandir sua linha de produtos ou otimizar sua cadeia de suprimentos.

Desafios do inventário de estoque

Embora o inventário de estoque ofereça muitos benefícios, também apresenta desafios que as empresas precisam enfrentar.

Alguns desses desafios incluem:

Custo de contagem

Realizar contagens físicas de estoque pode ser dispendioso em termos de mão de obra e recursos. Para empresas com um grande volume de produtos ou muitos locais de armazenamento, os custos associados ao inventário podem ser significativos.

Erros humanos

Mesmo com processos cuidadosamente planejados, erros humanos podem ocorrer durante as contagens físicas, podendo levar a discrepâncias entre o estoque real e os registros e exigindo tempo e esforço para correções.

Obsolescência

Produtos em estoque podem se tornar obsoletos se não forem vendidos dentro do prazo de validade ou se ficarem desatualizados devido a mudanças nas preferências do consumidor. O gerenciamento adequado do inventário é necessário para minimizar perdas devido à obsolescência.

Riscos de furtos

O inventário de estoque também desempenha um papel na segurança dos ativos da empresa. Itens de alto valor podem ser alvos de furtos internos ou externos, exigindo medidas de segurança adicionais.

Estratégias para melhoria do inventário de estoque

Para superar os desafios do inventário de estoque e maximizar seus benefícios, as empresas podem adotar algumas estratégias, como:

Treinamento de pessoal

Treinar a equipe envolvida nos processos é crucial. Funcionários bem treinados são mais propensos a realizar contagens precisas e identificar problemas potenciais.

Análise de dados

Use os dados gerados para identificar tendências, oportunidades de melhoria, ajustes nos níveis de estoque, otimização da cadeia de suprimentos e tomadas de decisões informadas.

Controle de qualidade

Implemente procedimentos de controle de qualidade para garantir que os produtos em estoque estejam em boas condições e dentro do prazo de validade.

Automação

Investir em sistemas de gerenciamento de estoque automatizados reduz a dependência de contagens manuais, minimizando erros humanos e agilizando o processo.

Deseja de aprofundar mais nas estratégias para otimizar o seu processo de inventário? Confira o artigo Revelando a fórmula por trás de um inventário de estoque espetacular!

Sistema de Gerenciamento de Estoque (WMS)

O sistema de gerenciamento de estoque (WMS) desempenha um papel fundamental no processo de inventário de estoque, simplificando e otimizando todas as etapas envolvidas.

Ao automatizar tarefas como contagem de itens, rastreamento de movimentação e atualização de registros, o WMS elimina erros humanos, economiza tempo e reduz custos operacionais.

Além disso, o WMS oferece visibilidade em tempo real do estoque, permitindo que os gestores monitorem o nível de estoque atual, identifiquem produtos com baixa rotatividade e tomem decisões informadas sobre pedidos ou redistribuição de mercadorias, ajudando a evitar a falta de produtos ou o excesso de estoque, maximizando a eficiência e minimizando perdas.

Com recursos avançados, como códigos de barras e RFID, o WMS simplifica a identificação e localização de itens no estoque, agilizando o processo de inventário de estoque físico e gerando relatórios detalhados que podem ser usados para análises de desempenho, tendências de demanda e planejamento estratégico.

Conclusão

O inventário de estoque é uma prática essencial para qualquer negócio que lide com produtos físicos. Como notamos, ele oferece vantagens como previsão de demanda, redução de custos, melhoria na experiência do cliente e suporte à tomada de decisões estratégicas. No entanto, também apresenta desafios, como custos de contagem, erros humanos, obsolescência e riscos de furtos.

Para maximizar os benefícios do inventário de estoque e minimizar seus desafios, as empresas devem adotar estratégias como automação, treinamento de pessoal, análise de dados e controle de qualidade.

Portanto, o inventário de estoque não é apenas uma tarefa administrativa, mas uma ferramenta poderosa para o sucesso e crescimento de qualquer operação logística de estoque/armazenamento. Investir tempo e recursos nesse processo é fundamental para garantir uma gestão eficaz do estoque e, consequentemente, o sucesso a longo prazo da empresa.