Kick Off

A Reunião de Início do Projeto – também chamada de Kick off do projeto – é uma ferramenta indispensável para que seja realizada uma boa gestão até a conclusão do projeto. O seu principal objetivo é gerar um entendimento comum sobre as características do projeto dentre todas as pessoas envolvidas.

Nesta reunião de Kick off do projeto, devem ser apresentadas informações que delimitarão o projeto e que irão compor a base que o Gerente de Projetos consultará, para a tomada de suas decisões em busca de atingir os seus objetivos. Dentre estas informações, seguem alguns exemplos:

Motivo

Define qual é a motivação da organização para executar o projeto. Por exemplo, um Gerente de Atendimento percebeu que o processo realizado por parte da sua equipe, ganharia agilidade caso fosse feito através de autoatendimento. Desta forma, o Gerente deseja implantar um sistema que atenda a essas características.

Premissas

São as condições aceitas como verdade para todo o projeto. Para o projeto mencionado acima por exemplo, uma premissa seria a de que o sistema de autoatendimento estará disponível em um totem cujo o sistema operacional será Windows. Outra premissa por exemplo seria a de que este totem esteja conectado à internet.

Restrições

As restrições são questões as quais não podem mudar de forma alguma. O projeto pode apresentar por exemplo, restrições de custo, não podendo ultrapassar a R$20.000,00. Restrições de prazo também são comuns, principalmente em projetos que envolvam uma data de entrega com multa. Também existem restrições de recursos, principalmente em organizações em que a equipe é compartilhada. Enfim, geralmente uma mudança em restrição tem um impacto tão forte, que pode encerrar o projeto e forçar o início de um outro.

Stakeholders (envolvidos)

O Gerente de Projetos deve atentar para que todos os principais envolvidos participem da reunião. No exemplo de projeto que citamos acima, é fundamental que membros do atual time de atendimento estejam envolvidos, uma vez que eles conhecem todo o processo e poderão explicar para o fornecedor do sistema, como ele é realizado.

Esta talvez seja a pauta mais importante da Reunião de Kick off do projeto, pois como citei no início do texto, o principal objetivo deste evento é alinhar todos sobre tudo o que existirá no projeto. Se isso é bem feito, certamente suas chances de sucesso crescem!

Escopo

Não apenas o que será o escopo do projeto deve ser citado, mas também o que não será. Este fato é muito importante, principalmente para evitar que pessoas fiquem frustradas com o projeto ou até mesmo, que a equipe trabalhe em atividades que não estão dentro do planejamento. Lembrem-se, a interpretação é algo pessoal, por isso é necessário que tudo esteja alinhado.

Cronograma

É importante alinhar o cronograma previsto para o projeto e as suas principais entregas. É uma chance para a equipe ajustar os prazos e revisar as relações de precedência das atividades. Quanto antes o Gerente de Projetos e a equipe souberem do problema, menor a chance dele impactar negativamente no projeto.

Principais Riscos

A discussão de possíveis riscos é importante neste ponto, até por que em muitas vezes são elaborados os planos de prevenção e recuperação – para riscos negativos – e planos de otimização – para riscos positivos ao projeto.

Riscos negativos são aqueles que podem influenciar para que o seu projeto não cumpra os seus objetivos. Por exemplo, uma possível alteração legislativa durante o seu projeto. Ou até mesmo, um evento que pode comprometer o número de leitos em hotel na cidade onde estão sendo executadas as atividades do projeto. Estes riscos podem influenciar no custo e no prazo do projeto respectivamente.

Riscos positivos são aqueles que podem gerar fatores que influenciam o seu projeto de forma melhor que o planejado. Por exemplo: em seu projeto você prevê construir uma determinada máquina a qual lhe custará R$80.000,00 (entre peças e esforço da equipe), além de levar 2 semanas do seu caminho crítico. Quando você chega nesta etapa do projeto, descobre que um fornecedor possui essa mesma máquina e a está comercializando por R$80.000,00. Este é um risco positivo, pois apesar de não ter economia você ganha 2 semanas em prazo no seu projeto.

Conclusão

Dependendo da organização, outras informações podem ser fundamentais na Reunião de Kick off do projeto. O importante, é que a partir dela, tudo esteja alinhado para o bom andamento do projeto. Infelizmente, nem todas as organizações conseguem perceber a importância deste processo. Então, caso você tenha escutado em algum momento alguma das frases abaixo mencionadas, provavelmente a sua organização precisa desenvolver o seu processo de Reunião de Início de Projeto:

“Olha, eu não sabia que a minha equipe seria a responsável por esta atividade. ”

“Achei que o projeto também ia contemplar aquele serviço. ”

“Se eu soubesse que a prefeitura havia mudado esta lei, teria calculado melhor os meus custos. “

“ O projeto atrasou! Por que o Joaquim só percebeu isso agora? “