Legal Ops ou Controladoria Jurídica?

Na moderna gestão de serviços jurídicos, Legal Ops é um termo que se refere às práticas de gerenciamento de operações jurídicas dentro de uma sociedade de advogados ou departamento jurídico. Ou seja, um sinônimo para Controladoria Jurídica, ou Gestão da Produção Jurídica. Isso inclui a implementação de processos e ferramentas para melhorar a eficiência e a eficácia das atividades jurídicas, bem como a promoção de uma cultura de conformidade e conformidade com as leis e regulamentos aplicáveis. 

O Legal Ops ou Controladoria Jurídica pode incluir a automação de tarefas jurídicas, a criação de fluxos de trabalho, o gerenciamento de contratos e a gestão de riscos. Ele também pode incluir o desenvolvimento de estratégias de conformidade, a criação de programas de treinamento e a colaboração com outras áreas jurídicas para garantir que as atividades jurídicas estejam alinhadas às metas e objetivos gerais. 

Essa é uma parte crescente da gestão da produção jurídica e é visto como uma forma de melhorar a eficiência e a eficácia das operações jurídicas, além de minimizar os riscos associados à condução dos casos e processos, especialmente no que tange os prazos preclusivos. Mas não só isso.

Porém, organizar a produção jurídica para ganhar em produtividade é um processo antigo. A primeira sistematização mais moderna que se tem notícia é do Dr. Pinheiro Neto, nos anos 70, ao utilizar escaninhos para despachar e controlar os prazos dos advogados do escritório. Na medida em que o tempo foi passando e a tecnologia entrou na vida da advocacia, essa organização foi ficando mais sofisticada.

Essa prática foi objeto de estudo e publicação no livro A REINVENÇÃO DA ADVOCACIA: Guia Prático de Gestão Estratégica & Marketing Jurídico, de 2005 pela Editora Forense, de autoria minha de Rodrigo Bertozzi. E é parte integrante do nosso trabalho de consultoria desde a nossa fundação.

Implantar Legal Ops ou a Controladoria Jurídica pode ser um processo complexo e inclui algumas etapas:

1. Identificar as necessidades e os desafios enfrentados pela banca de advogados ou departamento jurídico. Faça uma análise do estado atual das operações jurídicas, incluindo processos, ferramentas e recursos.
2. Com base nas necessidades identificadas, desenvolva uma estratégia para melhorar a eficiência e a eficácia das operações jurídicas. Isso pode incluir o desenvolvimento de fluxos de trabalho, a automação de tarefas e a criação de programas de treinamento.
3. Identificar as ferramentas e recursos necessários para implementar a estratégia, incluindo software, treinamentos e recursos humanos.
4. Implementar as mudanças necessárias, incluindo a automação de tarefas, o desenvolvimento de fluxos de trabalho e a criação de programas de treinamento.
5. Monitorar e medir o sucesso das mudanças implementadas, incluindo a eficiência e a eficácia das operações jurídicas, além de identificar e corrigir quaisquer problemas ou falhas.
6. Continuar a melhoria e adaptar as operações jurídicas à medida que as necessidades do escritório ou departamento jurídico evoluem e mudam.

É importante ter uma equipe dedicada para implementar e manter as operações jurídicas, além de colaborar e trabalhar de forma integrada com outras áreas do escritório ou departamento jurídico.

O primeiro passo para implantar o Legal Ops ou Controladoria Jurídica é mapear os procedimentos, e uma das formas mais comuns é utilizar uma ferramenta chamada fluxograma, que nada mais é do que uma representação gráfica que mostra os passos de um processo ou procedimento, usando símbolos específicos para representar diferentes tipos de atividades. 

Além disso, é possível utilizar outras ferramentas como diagramas de Gantt, mapas mentais e diagramas de Ishikawa (diagramas de espinha de peixe) para mapear procedimentos.

Para começar o mapeamento, é importante entender claramente o processo ou procedimento que se deseja mapear. Em seguida, é necessário identificar e documentar cada passo do processo, bem como as pessoas ou departamentos responsáveis por cada etapa. É importante também identificar quaisquer pontos de controle ou decisão no processo e quaisquer problemas ou gargalos que possam estar causando atrasos ou ineficiências.

Uma vez que o mapeamento estiver completo, ele pode ser usado para identificar áreas de melhoria, automatizar processos, eliminar etapas desnecessárias e tornar o processo mais eficiente e eficaz.

Aqui estão algumas dicas para ajudá-lo a fazer mapeamento de procedimentos aí no seu escritório ou departamento jurídico:

1. Comece com uma visão geral: Antes de começar a mapear um procedimento, é importante ter uma compreensão geral do processo. Isso inclui entender quais são os objetivos do processo, quem são os envolvidos e quais são as etapas e atividades envolvidas.
2. Identifique as etapas do processo: Identifique e documente cada passo do processo, incluindo as atividades, decisões e fluxos de trabalho.
3. Utilize ferramentas apropriadas: Escolha a ferramenta de mapeamento mais adequada para o processo, como fluxogramas, mapas mentais, diagramas de Gantt ou diagramas de Ishikawa.
4. Seja detalhado: Certifique-se de incluir todos os detalhes necessários para que outras pessoas possam entender e seguir o processo.
5. Envolva as pessoas certas: Certifique-se de incluir as pessoas certas no processo de mapeamento, incluindo aquelas que estão envolvidas no processo e aquelas que têm conhecimento especializado.
6. Teste e valide: Teste o processo mapeado para garantir que ele esteja correto e funcione como planejado.
7. Mapeie para melhorar: Use o mapeamento para identificar áreas de melhoria e tornar o processo mais eficiente.
8. Mantenha-o atualizado: Certifique-se de atualizar o mapeamento sempre que houver mudanças no processo. Esse é um instrumento vivo.

Em suma, Legal Ops, Controladoria Jurídica ou Gestão da Produção Jurídica tratam da mesmíssima coisa: organizar e gerenciar prazos, informações, documentos e indicadores para prover de um lado sócios e gestores das estatísticas para tomadas de decisões estratégicas, e de outro clientes que precisam saber o que está acontecendo nos temas jurídicos sob a responsabilidade do corpo jurídico que os atende.

RECOMENDAMOS fortemente a implementação em todo e qualquer escritório de advocacia ou departamento jurídico, de qualquer porte, qualquer área jurídica, e qualquer tipo de cliente. Por uma questão de qualidade, produtividade e organização.