Lidando com as Burocracias de Estimação

Recentemente, adicionei consultorias de processos aos meus freelas, Value Stream Maps (VSM) ajudando equipes a enxergar onde estão os gargalos que drenam tempo, energia e dinheiro.

Porém, independente do tamanho ou segmento da empresa, sempre encontro o mesmo desafio: pessoas resistentes à mudança. E não estou falando de qualquer pessoa, mas de aquelas com "tempo de casa" e confiança irrestrita. Esses profissionais costumam ser guardiões das burocracias de estimação processos que, mesmo ineficientes, são mantidos pela segurança emocional que oferecem.

Imagine uma operação logística em Sorocaba, onde cada minuto conta. Durante um projeto recente, uma liderança veterana insistia que os relatórios de controle fossem preenchidos manualmente, mesmo com um sistema ERP já implantado. A justificativa? “Sempre fizemos assim”. Esse apego ao manual atrasava o fechamento de inventários e sobrecarregava os operadores. Era um gargalo clássico.

De onde vem esse apego?

Na psicologia, esse comportamento está relacionado ao medo do novo e ao desejo de preservar o controle. Uma pesquisa do Instituto Brasileiro de Psicologia Corporativa mostrou que 65% dos profissionais que resistem à automação temem perder relevância no trabalho. Isso se conecta com o conceito de "dissonância cognitiva" quando confrontados com a ineficiência, essas pessoas justificam suas escolhas com argumentos emocionais, e não racionais. Por exemplo, imagine uma colaboradora que passou anos ajustando manualmente planilhas de inventário. Embora um novo software automatize a tarefa com precisão, ela defende o método antigo por ser "mais confiável", quando na verdade, sua preferência reflete o medo de não dominar a nova ferramenta e perder relevância na equipe.

Outro cenário comum ocorre em processos de transporte, onde operadores veteranos insistem em rotas manuais em vez de sistemas GPS, alegando que "conhecem melhor o trajeto". A resistência, nesse caso, é frequentemente uma máscara para insegurança diante da mudança tecnológica.

Outro ponto relevante é a "memória institucional, que se refere ao acúmulo de conhecimentos, práticas e tradições de uma organização, armazenados ao longo do tempo por seus colaboradores. Em termos práticos, isso pode incluir desde os procedimentos informais que tornam as operações mais rápidas até as estratégias que garantem a retenção de clientes fiéis. Por exemplo, em uma transportadora, o operador experiente que sabe exatamente como otimizar o carregamento de um caminhão é uma fonte viva dessa memória. Esse conhecimento é valioso, mas pode se tornar uma barreira quando impede a adoção de tecnologias mais eficazes. Outro exemplo clássico ocorre em armazéns logísticos, onde certos métodos de organização são preferidos simplesmente porque "sempre funcionaram", mesmo que ferramentas modernas ofereçam soluções mais rápidas e menos suscetíveis a erros.". Muitos profissionais com tempo de casa sentem que são os pilares da organização, guardando segredos operacionais que aprenderam ao longo dos anos. Para eles, mudar um processo significa desvalorizar toda a experiência acumulada, gerando um senso de insegurança pessoal e profissional.

Estudos da Universidade de Sorocaba (UNISO) indicam que as "burocracias de estimação" também estão ligadas à falta de participação em treinamentos adequados. Em empresas onde os programas de transição são superficiais ou ausentes, a resistência aumenta em até 40%. Esses dados reforçam a importância de envolver e capacitar as equipes para que enxerguem a mudança como uma oportunidade, e não como uma ameça.

Um relatório da McKinsey & Company revela que a resistência à mudança frequentemente surge da falta de comunicação clara. Quando os colaboradores não entendem os benefícios das novas práticas para seus papéis, o apego aos métodos antigos aumenta. Por exemplo, ao implementar uma nova ferramenta de gestão, muitas vezes os colaboradores não recebem explicações detalhadas sobre como isso irá reduzir tarefas repetitivas ou melhorar sua produtividade, criando desconfiança e resistência.

Como o líder pode agir?

Para lidar com a resistência, o papel da liderança é fundamental. Aqui estão algumas estratégias práticas:

1. Seja transparente e comunique os porquês da mudança Estudos da Gallup mostram que equipes informadas têm 27% menos resistência. Explique como a mudança afeta cada etapa do processo e quais benefícios trará a curto e longo prazo.
2. Inclua a equipe no processo de decisão Permita que os colaboradores contribuam com ideias e opiniões. Isso cria senso de pertencimento e reduz a percepção de imposição. Uma pesquisa da PwC revelou que 73% dos profissionais aceitam mudanças mais facilmente quando são envolvidos desde o início.
3. Ofereça suporte contínuo Investir em treinamento é essencial. Workshops, mentorias e acompanhamento pós-implementação ajudam a equipe a se sentir segura e capacitada.
4. Reconheça esforços e celebre pequenas vitórias Valorize publicamente os colaboradores que se adaptam e inovam. Esse reconhecimento serve de exemplo e estimula outros a fazerem o mesmo.

Como Eu posso agir para não me tornar resistente à mudança?

Manter-se adaptável é essencial, especialmente em setores dinâmicos como a logística. Aqui estão três passos que você pode seguir:

1. Pratique a escuta ativa e esteja aberto ao feedback Procure ouvir com atenção as ideias e críticas dos colegas, mesmo que elas desafiem sua forma habitual de trabalhar. Estudos publicados pela Harvard Business Review mostram que profissionais que integram feedback em suas rotinas têm 30% mais chances de se destacar em ambientes de mudança.
2. Invista em aprendizagem contínua Nunca é tarde para aprender algo novo. Cursos online, workshops e até mesmo grupos de estudo podem mantê-lo atualizado. Plataformas como Coursera e Udemy oferecem módulos focados em tecnologia, produtividade e gestão de processos, essenciais para quem quer evoluir na logística.
3. Desenvolva uma mentalidade de crescimento A psicóloga Carol Dweck, em sua pesquisa sobre "mindset", descobriu que pessoas com mentalidade de crescimento vão além do medo do fracasso e abraçam os desafios como oportunidades de aprendizado. Pratique a autocompaixão e celebre pequenas vitórias ao adotar novos processos.

Muitas empresas utilizam "Kaizen" para promover melhorias contínuas com foco nas pessoas. A cada etapa, colaboradores mais experientes são integrados como mentores, e não como obstáculos.

Estudo de Caso: De Resistente a Protagonista da Mudança

Durante um projeto, conheci a Carla, uma operadora que temia perder o emprego devido à automação. Ela evitava ao máximo os novos sistemas, acreditando que seria substituída por máquinas. Em um momento decisivo, sugerimos que Carla participasse de treinamentos voltados à tecnologia implementada. Aos poucos, ela percebeu que poderia não apenas operar os novos sistemas, mas dominá-los.

Carla se destacou tanto que decidiu cursar Engenharia de Produção. Hoje, ela lidera projetos de automação e desenvolve soluções inovadoras para linhas de operação. Carla passou de resistente a uma embaixadora da mudança, provando que adaptação pode abrir portas inesperadas.

Recursos para se aprofundar

• Série: The Office (Netflix) – Apesar do humor exagerado, a série ilustra a resistência à inovação em cenários corporativos.
• Livro: Mude ou Morra, de Alan Deutschman – Uma leitura sobre por que é tão difícil mudar.
• Filme: Moneyball: O Homem que Mudou o Jogo – Perfeito para entender como dados podem revolucionar processos.

No final do dia, quebrar as "burocracias de estimação" não é sobre forçar mudanças, mas sobre abrir caminhos para que todos possam crescer. Afinal, a verdadeira eficiência é aquela que beneficia o time inteiro, e não apenas o status quo.

📈 "O progresso é impossível sem mudança, e aqueles que não conseguem mudar suas mentes não conseguem mudar nada." – George Bernard Shaw