Minha área está sendo automatizada, como selecionar o processo correto para implantação?

Vamos tratar sobre os desafios que todas as áreas de negocio tem ao entender o modelo de robotização. Como o RPA é uma tecnologia disruptiva, esse texto vai simplificar a metodologia de seleção para automação e o tratamento com a fauna empresarial existente.

Serão abordados 6 pontos críticos dentro das áreas de negócio para que esse novo paradigma tenha o maior ganho possível, obviamente o tema é muito maior que um artigo, mas se necessário podemos adentrar especificidades de cada item nos próximos textos.

1-     Desafios do entendimento

               Antes de qualquer movimento, é necessário compreender que a robotização tem concepções diferentes no desenvolvimento de software, pois nele existe uma necessidade constante da proximidade da área de negócio para conseguir a maior aderência possível ao mundo real.

               Um tema importante é entender que maturidade de processos não tem relação com a qualidade do mesmo. De forma muito simples, RPA não vai resolver problemas de processos mal desenhados, mas sim fazer com que este escopo de realização tenha um caminho claramente delimitado.

Uma confusão comum é misturar o conceito de BPM com o de RPA. Tais conceitos podem andar em conjunto, porém este fato não é obrigatório, podendo ter vidas independentes.

Enquanto o BPMN pode alterar todo o fluxo do processo, o RPA atua no microambiente, como pode ser visto na próxima imagem:

A função do RPA é reduzir pessoas envolvidas, aumentar a velocidade e reduzir erros, mas tudo baseado em estrutura que já é funcional.

2-     O que deve ser robotizado?

Antes de tudo é importante compreender que nem todos os processos devem ser robotizados com tecnologias como o RPA, pois existem elementos e definições que tem a necessidade do humano para serem realizados com performance e qualidade.

Outras tecnologias podem ser implantadas em casos como esse, porém seu investimento é muito maior e sua assertividade muito mais baixa.

Quando falamos em robotização, está subentendido que são robôs de segunda geração que são autônomos para realizarmos tarefas com passos claramente definidos em ambientes sistemáticos, não necessitando de analises complexas.

Processos que tem como requerimento uma análise mais refinada podem ser descartados nesse primeiro momento, pois normalmente são mais complexos e vão demandar um desenvolvimento mais robusto e, provavelmente, com plugins de outras soluções mais robustas e com alto valor de investimento.

3-     Ramp-Up e seus desafios

A seleção dos processos vai definir como será o ramp-up na sua implantação. Se a área selecionar processos mais complexos e/ou trabalhar com uma melhoria de processo junto, sua implantação será mais lenta. Em contraponto, trabalhar diretamente com os as-is torna esse ramp-up mais rápido. 

Não existe o melhor modelo nesse caso, porém relacionar isso aos resultados acordados com head empresarial é o pilar para que o projeto esteja em sintonia com os resultados

4-     Objetivos da robotização

Nenhuma robotização vai atender totalmente sua maior performance de forma imediata. Os ciclos de evolução são essenciais para gerar uma maior maturação dos robôs.

Na seleção das ações que serão automatizadas é importante considerar os seguintes pontos:

1-     Objetivo ótimo de atendimento de demanda;

2-     Objetivo mínimo de atendimento de demanda;

3-     Equipe mínima de sustentação após implantação.

Esses índices irão facilitar a expectativa de todos os stakeholders do projeto, não criando problemas de aceitação interna.

5-     Compreendendo meu modelo de negocio

A utilização de RPA é o momento ideal para questionar se modelo de negócio está aderente às demandas da organização, pois sua aplicação gera como produto secundário um blueprint de todos os processos pelo qual ele é aplicado.

Com esse produto é possível visualizar quais pontos devem ser melhorados e se é possível atender o cliente de forma mais efetiva e ou gerar resultados mais interessantes para os acionistas.

Nesse momento são encontradas muitas oportunidades não mapeadas e estar atento a isso é fundamental para gerar resultados não esperados dentro da organização, o que, em muitos casos, gera mais oportunidades de reinvestimento.

6-     Pessoas

Compreender que toda organização é formada por pessoas é fundamental para entender o quão profundo pode ser o impacto de soluções robóticas dentro do ambiente organizacional. Ter uma tentativa de realocação de talentos e absorção de parte desses talentos irem para a equipe de RPA é crucial para uma boa gestão de clima organizacional.

O envolvimento do time de RH é condição sine qua non para obter um apoio de realocação ou treinamento para reenquadramento no quadro de funcionários.

A robotização é uma realidade impossível de ser parada. Com isso, as organizações têm de estar preparadas para estar aderentes a este novo universo de possibilidades e mudanças de estrutura de trabalho.

Essas modificações irão alterar toda a cadeia de recursos, SLA de atendimento e geração de resultados e os gestores devem potencializar essa solução ao máximo possível.