Os 5 principais erros a se evitar na Automação de Processos

A automação de processos, se executada mal, pode ter impactos negativos no uso de dados, no desempenho dos processos, na moral dos funcionários e na satisfação do cliente. Por ser ainda uma tecnologia emergente, as boas práticas ainda estão sendo estabelecidas e adotadas, valendo o alerta para alguns erros recorrentes no início de sua implementação.

A automação com uso prioritário da tecnologia de RPA promete melhorias significativas de custo, qualidade e velocidade, mas a realização desses benefícios requer um plano de ação por parte de executivos e líderes de tecnologia e negócios que leve em conta os erros mais comuns que já foram demonstrados em diversas iniciativas ao longo dos anos.

"Tomar como base os principais erros e transformar essas oportunidades em boas práticas é o que precisa ser discutido quando falamos do próximo passo em Robotic Process Automation"

Em uma pesquisa recente da Gartner em grandes organizações, 40% delas informaram possuir 4 ou mais iniciativas de automação simultâneas em andamento, com algumas empresas executando até 15 projetos ao mesmo tempo. Esse dado é relevante pois dá uma dimensão da escala e da base de conhecimento que está sendo criada. É imperativo discutirmos com mais profundidade os fatores críticos de sucesso a partir dos principais desafios que categorizamos em três grupos: erros de abordagem (estratégicos), implementação (desenvolvimento) e impacto (demonstração de resultados).

As organizações devem tratar a automação como um princípio a ser adotado, e não como um projeto pontual de escopo fechado. É necessário pensar de forma estratégica considerando-se metodologia, gestão da mudança, tecnologia e resultados. Esse pensamento emerge dos principais erros que podemos destacar no início da sua implementação, conforme abaixo:

Erro nº 1: Apaixonar-se por uma única tecnologia

Depois que uma organização adquiriu e implementou uma ferramenta de automação de processos específica, é natural que toda empresa, para todos os casos de uso, tome essa solução como referência. No entanto, a abordagem errada é conduzir a automação a partir de uma única perspectiva de solução, colocando mais peso na plataforma do que na necessidade de negócios. Revisitar as possíveis soluções e considerar e complementar tecnologias é fator crítico de sucesso.

Erro nº 2: Acreditar que os negócios podem se automatizar sem apoio de TI

Cada vez mais usuários de negócios acreditam que a adoção de RPA e aplicativos low-code/no-code não requerem a assistência de TI. Ainda mais, contratam soluções como serviço sem ao menos envolver a área de tecnologia. Isso é um risco e um desperdício em potencial. As áreas de negócios podem não ter conhecimento de como as aplicações funcionam e não ter visão do roadmap de desenvolvimento para os sistemas. Quando a equipe de TI não está envolvida, há risco de se desconsiderar possíveis opções e de se garantir perenização da solução.

Erro nº 3: Pensar que a automação é sempre a solução

A automação pode ser a melhor opção de longo prazo para processos de negócios e de TI, mas os líderes não podem simplesmente usá-la para cobrir lacunas em um processo mal projetado. A automação não se destina a compensar falhas nos sistemas ou adiar a substituição do sistema; usar a automação dessa forma simplesmente prolonga a vida útil de aplicativos legados abaixo do ideal, criando economias que mascaram as ineficiências subjacentes.

Erro nº 4: Não envolver todas as partes interessadas

A automação, por natureza, tem um amplo impacto na empresa, o que significa que você deve envolver as partes interessadas de toda a organização para a tomada de decisões e aprovação. Por exemplo, se a adoção de novos processos de automação alterar a natureza das funções das pessoas, envolva o RH; alterações nos direitos de acesso e IDs ou requisitos do servidor devem envolver segurança ou TI.

Erro nº 5: Não dedicar tempo suficiente na preparação do processo e testes

As tecnologias de automação só funcionam quando os algoritmos e as regras estão bem descritos e otimizados. As tecnologias podem parecer fáceis de usar, mas são implacáveis quando programadas incorretamente. Nada pior do que fazer rápido algo que não deveria ser feito. Desenvolver significa identificar, preparar, projetar, desenvolver, testar e acompanhar. Isso envolve não só um desenvolvedor, mas analistas, gerente de projetos, arquiteto de soluções e equipe de negócios.

O grande desafio é como esses erros (ou oportunidades) criam base de conhecimento e lições aprendidas para que organizações comecem (ou recomecem) de forma mais adequada, pensando a automação de uma forma mais ampla. O exercício é o seguinte: Se sua organização tivesse que começar agora a iniciativa, quais práticas seriam adotadas que no passado eram desconhecidas ou foram negligenciadas? Ainda há tempo.

Gilberto Strafacci Neto

Country Manager da Practia no Brasil (www.practiaglobal.com.br) e Senior Partner do Setec Consulting Group (www.setecnet.com.br). Master Business Essentials CORe Program pela Harvard Business School, MBA em Liderança e Inovação, Engenheiro Mecânico pela Escola Politécnica da Universidade de São Paulo, Master Black Belt, Agile Coach, Design Thinker, Manager 3.0, Certified Six Sigma Master Black Belt pela American Society for Quality (ASQ) e Certified Scrum Master pela Scrum Alliance e Facilitador Certificado LEGO® SERIOUS PLAY® (Ver PERFIL).