Na Melhoria de Processos use os “Early Adopters” !

Vou falar de um tema que afeta a grande maioria das implementações de Melhorias em Processos que hoje pela velocidade das mudanças acaba sendo critica e cíclica nas organizações, a dificuldade de mudar a cultura ou a demora em conseguir os resultados após as mudanças.

Na abordagem clássica a melhoria esta centrada nos Processos, isto pode funcionar, mas tem alto risco de falhar por não considerar as necessidades reais do negócio, então num segundo tipo de abordagem, a melhoria foi centrada nas Metas e Problemas da organização, que são usadas como escopo e priorização dos esforços, de novo falhas podem ocorrer ao não se considerar o processo. Desta forma a dica é usar um modelo que foque a melhoria nestas duas frentes, Processos e Negócio, pois um não funciona sem o outro, tratar isoladamente não funciona, faça uma combinação e as chances de sucesso aumentarão.

Mas outros problemas ocorrem nas implementações e parte deles tem relação com o plano de implementação, dedique um tempo adequado em prepará-lo e garanta que atenda aos seguintes pontos críticos:

• Definir metas claras e quantificáveis;
• Definir a métrica para medição do atingimento das metas;
• Utilizar um sistema de “pontuação” para priorizar as metas;
• Determinar os riscos envolvidos (RMP - Risk Management Plan), um plano de mitigação, um plano de contingência e um “Risk Review” periódico;
• Utilizar pontos intermediários de verificação (Refaps / Reviews);
• Tratar os resistentes a mudança (pessoas e lideres).

 E o último ponto critico acima é o que mais tem afetado as implementações e consequentemente o sucesso em obter os ganhos, então é importante dar um foco diferenciado a este item pois tratar com pessoas é algo mais difícil e não tem soluções prontas. As organizações precisam entender a dinâmica das relações profissionais que se misturam com medos, anseios, divergências culturais e geracionais, vaidades ou mesmo desinformação, para que este item não impacte as ações, então o que pode ser feito ?

Seguem algumas dicas que vão ajudar:

• Considere as varias Gerações (BB, X, Y, Z, veja posts anteriores) e direcione ações focadas no trato com cada uma, aprenda como interagir com elas;
• A curva de adoção normalmente é gaussiana (figura abaixo) então aproveite a influência dos que aceitam mais cedo “Early Adopters” para convencer os demais membros da equipe, a taxa de mudança pode crescer rapidamente usando essa técnica;
• Não comece cedo demais ou tardiamente o envolvimento da equipe na mudança, o “time” certo pode ser um diferencial para obter a motivação e comprometimento no ponto certo;
• Não esqueça da Liderança, se a mesma não comprar a ideia, o fracasso é certo, pode somente demorar mais ou menos para mudança não ocorrer, devem ser sempre o “exemplo” (não da boca para fora, mas de verdade, os liderados percebem facilmente quando estão usando “mascaras”);
• E por último, a Melhoria de Processos não é um documento novo, modelo ou sistema diferente que chegou, na verdade tem a haver com a “Mudança de Atitudes” das pessoas, do time, do “Leadership”.

(parte da conferência “SEPG-2004/2008”, Walter C Pinotti, 2004-2008)