O poder do Kanban: eficiência e produtividade em fluxo constante.

Um guia completo para entender como o Kanban transforma a gestão de projetos, otimizando processos e promovendo a melhoria contínua.

Por: Luciano Rocha

Fala pessoal, como vão?

Recentemente lancei um artigo sobre metodologias ágeis que muitas empresas exigem conhecimento nas oportunidades de emprego.

Neste mesmo artigo deixei em aberto de abordar dois assuntos e um deles vou falar agora: Kanban. Vamos conhecer juntos.

Um lembrete a você, leitor(a), precisa entender e é importante. Em alguns dos artigos publicados, gosto de explicar certas palavras que aparecem no texto. Às vezes coloco um asterisco depois das palavras que podem ser confusas. Sempre me certifico de explicar essas palavras no final do artigo, para que você não perca o fluxo do pensamento. Como sempre há novos leitores, usuários e profissionais se juntando à newsletter, vejo como minha responsabilidade pesquisar e estudar sobre essas palavras ou termos. Para nós, que já estamos na tecnologia há algum tempo, elas parecem familiares, mas para os novatos, podem gerar mais perguntas do que respostas. Sempre enfatizo: não se limite apenas à informação que estou fornecendo. Pesquise e estude também, porque posso cometer erros. Combinado?

Lista de tópicos desse artigo

• Conceito
• Características
• Objetivos
• O que compõe?
• Como funciona?
• Tipos
• Práticas
• Vantagens
• Exemplos
• Kanban e Scrum: quais são as diferenças?
• Conclusão
• Hashtags
• Fontes

Conceito

Kanban é um método popular de gestão de fluxo de trabalho Lean para definir, gerenciar e melhorar serviços que fornecem trabalho do conhecimento. Ele ajuda você a visualizar o trabalho, maximizar a eficiência e melhorar continuamente. O trabalho é representado em quadros Kanban, permitindo otimizar a entrega do trabalho em várias equipes e lidar até mesmo com os projetos mais complexos em um único ambiente.

Características

O Kanban se baseia em princípios e características específicas para melhorar a eficiência e a produtividade de uma organização. Vamos conhecer as principais características do Kanban e como elas contribuem para a melhoria dos processos.

• Produção nivelada: o sistema Kanban visa equilibrar a demanda de trabalho em cada etapa do processo, evitando gargalos e assegurando que a quantidade de trabalho seja distribuída de maneira uniforme. Assim, é possível garantir um fluxo de trabalho leve, contínuo e sem sobrecargas;
• Redução do tempo de preparação: o Kanban busca minimizar o tempo necessário para configurar e preparar uma tarefa ou processo. Ao reduzir os tempos de troca de ferramentas, configuração de máquinas e outros processos de preparação, é possível aumentar a eficiência e a capacidade de resposta do sistema, permitindo que mais trabalho seja concluído em menos tempo;
• Layout de máquinas: ao projetar a disposição física de ferramentas como máquinas e equipamentos de trabalho, o Kanban tem o objetivo de otimizar o fluxo de trabalho e reduzir o desperdício. Reorganizando o layout de forma lógica e eficiente, é possível reduzir o tempo de deslocamento e o transporte de materiais, facilitando a execução das tarefas e evitando atrasos;
• Padronização dos trabalhos: ao estabelecer procedimentos padronizados e claros para a execução de cada tarefa, é possível eliminar as variações e inconsistências, garantindo assim a qualidade e a consistência do trabalho realizado. Além disso, a padronização facilita a aprendizagem e o treinamento de novos membros da equipe, tornando a transição e a integração mais suaves;
• Aperfeiçoamento contínuo das atividades: por meio da análise de dados e da identificação de oportunidades de otimização, o Kanban incentiva a busca constante por melhorias nos processos. Ao promover uma cultura de melhoria contínua, o Kanban estimula a equipe a identificar e a resolver problemas, eliminando desperdícios, reduzindo tempo de espera e aprimorando a eficiência do sistema.

Essas características trabalham em conjunto para otimizar os processos, melhorar a eficiência e aumentar a produtividade, tornando o Kanban uma metodologia poderosa para organizações que buscam aprimorar seus fluxos de trabalho e alcançar resultados consistentes.

Objetivos

O sistema Kanban tem como objetivo facilitar a visualização da cadeia produtiva, indicando qual a situação de cada atividade que deve ser feita.

Mais alguns objetivos:

• Puxar a produção e controlar os níveis de estoque;
• Garantir o atendimento (entregas);
• Limitar a quantidade máxima de peças em produção (estoque em linha);
• Reduzir as esperas do processo;
• Reduzir o lead time (velocidade);
• Aumentar o giro de estoque, necessitando desta forma de menor quantidade de investimento de capital em inventário.

O que compõe?

Há três elementos essenciais: o cartão, a coluna e o quadro.

Cartão

O cartão é a representação de uma tarefa ou ação que precisa ser tomada para que o resultado final seja entregue. Geralmente eles são diferenciados por um sistema de cores, que categoriza a ação e indica: quem é o responsável pela tarefa; qual o nível de prioridade; ou qual o tipo da tarefa.

Em um projeto de construção de um site, um cartão poderia ser “produzir imagem para a página inicial”, por exemplo.

Colunas

As colunas representam os status da atividade. Um Kanban geralmente possui três colunas: “a fazer”, “em execução” e “feito”, mas essas colunas podem ser nomeadas de acordo com as necessidades da organização.

Quadro

O quadro nada mais é do que a junção das colunas e cartões, representando o sistema Kanban como um todo. Cada quadro é um Kanban e uma única equipe pode trabalhar com vários quadros simultaneamente.

Como funciona?

Tendo esses três elementos, a utilização do Kanban consiste basicamente em mover os cartões conforme o status for alterado, dando um panorama do que está pendente e do que já foi concluído.

Além disso, outro ponto importante é o caráter limitante do sistema Kanban, porque uma linha produtiva pode ter uma demanda muito maior do que a capacidade de produzir. Então, no Kanban, só serão adicionadas as atividades que o time comporta, sendo as novas demandas inseridas conforme as entregas forem realizadas.

Tipos

Kanban Eletrônico

O Kanban eletrônico (ou e-Kanban) permite agilizar a entrega e a produção de peças. Pode ser empregado em indústrias montadoras, desde que o nível de produção não oscile em demasia. Os Kanbans físicos (cartões ou caixas).[7]

Kanban de Produção

É usualmente um cartão ou caixa que autoriza a produção de determinada quantidade de um item. Os cartões (ou caixas) circulam entre o sector fornecedor e a produção , sendo afixados junto às peças imediatamente após a produção e retirados após o consumo pelo cliente, retornando ao processo para autorizar a produção e reposição dos itens consumidos.

Kanban de Movimentação, também chamado de Kanban de Transporte é o sinal (usualmente um cartão diferente do Kanban de Produção) que autoriza a movimentação física de peças entre o supermercado do processo fornecedor e o supermercado do processo cliente (se houver). Os cartões são afixados nos produtos (em geral, o cartão de movimentação é afixado em substituição ao cartão de produção) e levados a outro processo ou local, sendo retirados após o consumo e estando liberados para realizar novas compras no supermercado do processo fornecedor.O Kanban puxa a produção e dita o ritmo de produção para atender pedidos.

Práticas

São 6 as práticas do Kanban utilizados para o desenvolvimento de software:

1. Visualização do Fluxo de Trabalho: visualização através do uso do quadro Kanban para fomentar as conversas certas no momento certo e criar oportunidades de melhoria;
2. Limitando o Trabalho em Progresso (WIP): trabalho em Andamento (do inglês Work in Progress, ou WIP) se refere aos itens de trabalho que o time iniciou e que ainda não terminou, uma prática para diminuir excessos de trabalho paralelo;
3. Gerenciamento do Fluxo; maximizar o valor entregue, garantindo que os Itens de Trabalho não são deixados para envelhecer desnecessariamente e que sejam completados;
4. Políticas Explícitas sua definição de “Fluxo de Trabalho”: incluindo a criação de políticas documentadas e que todo o time compreenda, úteis para melhorar suas performances;
5. Ciclos de feedback cadências para inspecionar e controlar o fluxo de trabalho, observar melhorias e aplicar no sistema, sempre com foco no trabalho;
6. Melhoria Colaborativa e Evolução Experimental utilizando pelos como o método científico e observações empíricas, executar experimentos baseados em dados para melhorar e evoluir o sistema Kanban.

Vantagens

O Kanban tem como objetivo permitir aos gestores uma melhor percepção do que está sendo produzido, do ritmo da produção e proporcionar um maior equilíbrio entre os processos. Por isso, podemos dizer que o sistema Kanban possui 5 principais benefícios:

1. Autonomia

O sistema Kanban funciona através da gestão visual, ou seja, é fácil olhar para o quadro e entender o status das entregas e o que precisa ser feito. Isso contribui para a autonomia das equipes, que podem verificar por conta própria as atividades a serem realizadas.

2. Priorização de tarefas

É comum que os cartões do Kanban tragam prazos limite e grau de prioridade das atividades. Assim, as tarefas podem ser priorizadas de acordo com sua importância, garantindo mais foco à equipe e um processo mais coerente.

3. Aumento da produtividade

A priorização de tarefas é uma das grandes vantagens do Kanban, e esse benefício desencadeia outro: o aumento da produtividade. Quando o foco aumenta e a equipe passa a ter uma visão mais clara do que precisa ser entregue, há um direcionamento mais concreto das ações, que evita pausas por espera de outras atividades relacionadas e melhora o fluxo da produção.

4. Redução de custos

Com um quadro Kanban é mais fácil gerenciar o tempo que a equipe gasta em cada tarefa. Ao entender como o tempo, e, consequentemente o dinheiro, está sendo gasto, é possível encontrar gargalos e direcionar a equipe para tarefas mais relevantes.

5. Colaboração

O Kanban centraliza todo o trabalho de uma equipe em um mesmo quadro, o que permite a todos identificar as atividades do projeto e entender quais as demandas mais urgentes. Por isso, esse tipo de sistema permite a colaboração e auxilia no clima organizacional, porque todos podem ver o que os outros estão fazendo e se precisam de ajuda com algo.

Exemplos

• Desenvolvimento de um software de controle de empréstimos;
• Desenvolvimento de um novo produto;
• Serviço de decoração de uma loja de roupas;
• Campanha de marketing digital;
• Gestão do processo de produção industrial de portas

Estes são alguns exemplos de como o Kanban poderia ser utilizado no dia a dia de uma empresa, mas existem diversos outros modelos que podem ser aplicados

Kanban e Scrum: quais são as diferenças?

O Scrum é a metodologia ágil mais utilizada atualmente e, por isso, frequentemente é confundido com a utilização do Kanban. Mas, estes dois elementos não precisam necessariamente estar juntos para funcionar.

O Scrum é uma metodologia ágil desenvolvida para a gestão de projetos. Ele conta com uma série de regras, cerimônias, papéis e artefatos que precisam ser seguidos à risca para obter sucesso. Por isso, o Kanban não funciona como um substituto dele.

O Scrum também funciona com uma lista de atividades que precisam ser desenvolvidas para que o produto seja entregue, mas a diferença está na execução. Estas atividades são delegadas nas Sprints, ciclos curtos em que pequenas partes do produto são entregues, e é justamente aí que o Kanban pode entrar como um facilitador.

post variáveis no C#

Natureza

• Kanban é um método adaptativo;
• Scrum é um framework prescritivo.

Princípios

Kanban

1. Comece com o que você faz agora;

2. Busque a mudança evolutiva;

3. Incentive atos de liderança em todos os níveis;

4. Foco nas necessidades do cliente;

5. Gerencie o trabalho;

6. Revise regularmente a rede de serviços.

Scrum

1. Empirismo;

2. Transparência;

3. Inspeção;

4. Adaptação.

Cadências

Kanban

- Cadências em nível de equipe;

- Cadências orientadas a serviços.

Scrum

- Sprint com um período de tempo fixo;

- Planejamento de sprints;

- Reunião diária;

- Revisão da Sprint;

- Retrospectiva da Sprint.

Funções

Kanban

• Gerente de Entrega do Serviço (Service Delivery Manager)*;

Gerente de Requisição do Serviço (Service Request Manager)*.

*nenhuma função pré-definida é necessária.

Scrum

- Proprietário do produto;

- Scrum Master;

- Equipe de desenvolvimento.

Métricas

Kanban

- Tempo de Ciclo;

- Taxa de entrega;

- Trabalho em progresso.

Scrum

- Velocidade;

- Capacidade Planejada.

Conclusão

Um Sistema Kanban é muito mais que anotações em uma parede. A maneira mais fácil de entender Kanban é aceitar sua filosofia e aplicá-lo no seu trabalho diário. Se você lê, entende e se identifica com seus princípios básico, a transição prática seria lógica e, até mesmo, inevitável.

A visualização do fluxo de trabalho, definição de limites de WIP, gerenciamento do fluxo, garantia de políticas explícitas e melhoria colaborativa desenvolverão seu processo muito mais do que você poderia imaginar. Lembre-se de organizar feedback, loops regularmente e todos essas peças unidas revelarão poder real do Kanban.

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Hashtags

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Fontes

Wikipédia, artia, TOTVS, zeev, businessma, e webmaissistemas.