O que é combinado, não sai caro. Conciliação em marketplaces

A crise causada pelo efeito Covid-19 provocará mudanças nas pessoas, empresas e na forma de gestão. Duas delas, serão a diminuição nas vendas e o achatamento das margens em vários setores. Os gestores serão, cada vez mais, cobrados a buscar a melhor performance e eliminar perdas. Daí, faço link com o título, o recebimento tem de ser de acordo com o que foi combinado.

Quando se opera em marketplaces, o formato de pagamento é via conta-corrente, em sua maioria, um processo que podemos desenhar em poucas caixinhas e que tende a ser simples e prático. Ele começa com a venda e, quando termina, a receita é creditada – receita líquida, descontando-se comissão e frete. Com dinheiro disponível, aperta-se um botão, baixa-se um arquivo Excel ou .txt e o dinheiro vai para a conta. Vida perfeita? Sim, se tudo isso ocorrer dessa forma, porém entender o que foi pago e o que foi estornado – que parece óbvio – torna-se essencial, vital, para a continuidade do negócio. Esse trabalho chamamos de conciliação de pagamentos, atividade que deve ser feita pelas áreas de negócio e contábil.

Uma loja que tem 100 pedidos/dia irá conciliar mais de 9 mil linhas em um mês, considerando três para cada pedido: venda, comissão e frete. Um trabalho monstruoso para ser feito à mão e que é extremamente importante para a saúde da empresa. A cota do “a mais“ se deve aos pedidos de outros ciclos que voltam, por conta de devoluções, mediações, reclamações e questões jurídicas e necessitam de tratamento especial.

Os marketplaces podem errar no pagamento, acontece, e isso tem de ser identificado e notificado a eles por meio de um protocolo a fim de ser reparado, mas esse não é o único fator que requer uma conciliação eficiente. Nela, é que se concretiza a previsão de fluxo de caixa, que é vital em tempos de crise e escassez. Também é possível identificar se há erros na formação do preço da venda, pensando na combinação frete mais preço de custo e, ainda, se o valor da venda está diferente do recebido, indicando que algo está errado no processo.

Uma outra razão para analisar em detalhes a conciliação, seria o processo das devoluções, saber quais pedidos foram devolvidos e já tiveram o estorno completado pelo marketplace. Possibilita também avaliar se o valor da logística reversa foi cobrado corretamente, se o que foi estornado tem nota de devolução, se já retornou ao estoque e medir as perdas. 

Na conciliação, é que enxergamos se os créditos ou débitos de campanhas foram lançados da forma e com o prazo correto. Às vezes, o marketplace atribui uma campanha de desconto pontual ao seu produto e você só irá identificar depois da venda ou no repasse, 30 dias ou mais da venda, no momento do crédito. Imagine então a gestão de três campanhas por semana com cinco produtos cada, serão 60 itens em promoção em um canal que terá divergência de preço/margem, pois estava em campanha – são muitas variáveis que devem ser monitoradas e a conciliação vai dar visibilidade a isso. 

Do lado Fiscal, as notas fiscais de comissões, fretes e bônus de vendas que os marketplaces disponibilizam pelos serviços prestados devem estar de acordo com o que foi conciliado para entrar corretamente no demonstrativo de resultados e ser um documento comprobatório de recolhimento ou recuperação, quando necessário. A recuperação de impostos pode trazer um aumento em alguns pontos percentuais na margem da loja, mas nem sempre esse recurso é utilizado pelos lojistas.

Recomenda-se que o profissional que faz a conciliação seja da área de contabilidade e tenha à sua disposição ferramentas eficientes de mercado, ou próprias, para cruzar pagamentos x vendas; senso analítico para dar suporte e subsídios à operação de vendas, na questão da formação de preços, fretes e campanhas; logística nas questões de devoluções e garantia, e do ponto de vista fiscal, na apuração dos impostos e emissão das notas fiscais. 

Sempre reforço que a gestão de uma operação em marketplace vai muito além de portfólio e preço. Temos de ter em mente que estamos operando em um território que não é nosso, logo, nem sempre, a política irá nos agradar na totalidade. Por isso, busque excelência no controle e na conciliação para não ter problemas com perdas, e em uma possível auditoria interna.

Boas vendas, boa semana.