O que é um sistema de gestão?

Você tem certeza que sabe responder essa pergunta? Na sua cabeça não fica nem um pouquinho de dúvida sobre o que de fato é essa entidade chamada sistema de gestão? Pois é depois de deparar com alguns conceitos meio tortos por aí, resolvi escrever esse artigo para contar o que é um sistema de gestão.

É um software?

Não, o sistema de gestão ao qual me refiro não é um software, uma planilha ou algo do gênero. Hoje em dia existem diversos softwares que auxiliam as empresas no desenvolvimento das suas atividades, conhecidos como ERP (Enterprise Resource Planning) são instrumentos para automatizar, centralizar e organizar processos e atividades.

No entanto o sistema de gestão ao qual me refiro, é justamente a forma sistematizada que as organizações fazem a sua gestão. Ou seja, como são feitos e executados os processos e atividades da organização, é o que compõe o que chamamos de sistema de gestão.

Inicialmente esse termo ficou muito mais conhecido em decorrência do sistema de qualidade que forçou as organizações a sistematizar e padronizar processos, que antes estavam apenas na cabeça, ou tecnicamente dizendo, de forma tácita e não explícita.

Mas a verdade é que o sistema de gestão é justamente o como as empresas fazem as suas diversas atividades, processos e como eles se interconectam.

Gestão é diferente de sistema de gestão?

É muito comum vermos organizações que tem praticamente separado esses dois conceitos. Como diria um consultor amigo meu, vou falar diferente. A sua empresa possui metas associadas ao sistema de gestão da qualidade, ou ao sistema de gestão integrado, diferentes das metas da organização?

As empresas muitas vezes separam o que entendem ser a parte do sistema de gestão e a parte da gestão da empresa de fato! Isso não faz o menor sentido, o sistema de gestão, seja ele baseado no escopo de qualquer uma das normas existentes, é pensado e desenvolvido para aumentar a eficiência da gestão da empresa como um todo. Caso contrário não existiria por exemplo o envolvimento tão forte e central da liderança da empresa, como tem hoje.

Vale lembrar que criar dois sistemas, dois métodos e duas formas de fazer a gestão da empresa, é muito mais trabalhoso, e talvez seja um dos principais motivos, pelo qual você ou o seu time, detesta tal da certificação ISO.

O sistema carrega a empresa, ou a empresa carrega o sistema?

Nem um nem outro! O sistema não existe fisicamente e por isso é incapaz de conseguir carregar qualquer coisa, além do fato de ser completamente dependente das ações das pessoas, sendo assim o sistema não carrega a empresa.

A grande verdade é que o sistema de gestão nada mais é do que a uma forma coordenada, organizada e planejada de executar os processos da organização. Ou seja, quando falamos que vamos implantar um sistema de gestão, independente da norma, o que estamos dizendo, é que vamos estipular práticas e métodos de gerir a nossa empresa a partir das boas práticas internacionais apresentadas pela ISO. E caso a empresa consiga seguir todos os passos e todas as recomendações da norma ISO, ela recebe um certificado atestando esse fato.

Veja bem, a certificação é apenas um papel na parede que garante que a gestão da empresa segue todos os preceitos daquela norma específica. Mas o ganho maior de conduzir um processo desse, não é a potencial abertura de um mercado ou o acesso a um cliente em decorrência da certificação.

O maior resultado é que nesse processo a organização tem a oportunidade de repensar todas as suas práticas, métodos, processos e atividades. Os requisitos das normas são pensados de forma a preparar a sua organização para ter uma gestão profissionalizada, técnica e eficiente, reduzindo as incertezas e aumentado a previsibilidade.

Mas quem faz o show acontecer, continua sendo o mesmo, ou melhor as mesmas. São as pessoas que conduziram a organização para uma gestão mais eficiente e profissionalizada, e por isso é importante entender que cada tem um papel específico nesse espetáculo, e todos os papéis são fundamentais para fazer com que o show seja um sucesso.

O sistema é construído a cada dia, com a boa vontade de cada um em entender a organização, antecipar riscos, identificar problemas, e corrigir a rota para que a melhoria contínua de fato aconteça.

Resiliência

Não existe mudança sem dor, no começo é chato, é cansativo e a gente acaba querendo passar por cima de algumas regras desse jogo, para conseguir atender uma demanda qualquer de curto prazo. Mas a resiliência é a palavra chave aqui, é preciso ser forte e bastante resiliente para entender que os resultados vão chegar e confiar no processo.

Com o tempo essa nova rotina, esse novo modelo de fazer as coisas, vai sendo incorporado por toda a organização, tornando-se parte da cultura organizacional. É aí que as coisas começam a fluir, ou como diriam os millenials, entra no flow.

O flow é quando a organização inteira entendeu a cultura da gestão baseada em sistema, e assim a força das ações coordenadas se torna um verdadeiro diferencial competitivo, pois toda a gestão é voltada para a otimização dos processos e aumento do desempenho.

Recomendo a leitura do livro O Poder do Hábito, para entender um pouco mais sobre a importância das ações coordenadas em um processo de gestão. Gestão não é sobre controles e verificações, e sim sobre hábitos e rotinas transformadoras que fazem da organização um organismo vivo, capaz de se adaptar com agilidade e rapidez as diferentes incertezas do mundo.