O que Aprendi Facilitando meu 1° Techstarts Startup Weekend Online

Faltando 2 semanas para o evento acontecer, recebo um convite para facilitar um evento imersivo de 54h com participantes empreendendo online. Eu queria muito aceitar, mas a primeira emoção foi medo. Tinha ajudado o 1° Startup Weekend Covid Online em abril e vi Google Docs travando pela quantidade de participantes 😮. Eu estava com medo, pois toda minha experiência no offline não me trazia o mesmo conforto na versão web. Como engajar os participantes sem vê-los? Como identificar a energia e saber a hora de proporcionar uma dinâmica? Como saber com exatidão em que estágio está cada equipe em sua jornada?

Eram muitas perguntas com respostas incertas. Mas confiei na minha intuição, aceitei o convite e me surpreendi com o resultado. Seguem meus aprendizados.

Você não vai controlar tudo, confie

Temos uma necessidade de controle porque buscamos criar a melhor experiência possível pros participantes. Só que no online você não tem muitos mecanismos de controle por não saber se as equipes estão realmente trabalhando, quais seus níveis de energia e motivação. Você perde um pouco da sensibilidade do offline e as tretas só apareem se você cavar. Quanto mais “cavar”, mais você encontra situações onde pode ajudar. E isso pode trazer uma ansiedade grande e fazê-lo perder de vista o papel da facilitação. Eu resolvi isso aceitando que não teria o mesmo controle e confiando muito no meu co-facilitador (Grande João!). Fizemos um trabalho intenso no pré e depositamos confiança na equipe organizadora e na experiência dos mentores. Dessa forma, mesmo os erros aparecendo, a equipe ia se ajustando e tomando mais responsabilidade, o que se traduziu em mais colaboração e menos centralização de problemas em mim. Com isso consegui participar com mais tranquilidade da experiência do evento — algo que sempre foi difícil para mim no offline.

Muita Incerteza com um evento gratuito

Acreditamos que a gratuidade foi o fator para apenas 20% ficar durante o final de semana. Isso trouxe uma grande incerteza para a operacionalização do evento. No pré, subimos de 30 inscritos para 180, em 4 dias, mas quantos deles iriam na sexta? Como ficará o cronograma? Quantas pessoas da organização por dia? Como dividir os mentores? Como não sabíamos quantos participantes teríamos até o dia do evento, não soubemos dosar a quantidade de mentores, que já estava convidada, e acabamos tendo mais mentores que o necessário.

Grupo de VOZ do Discord é Maravilhoso

Para quem não conhece o DISCORD é tipo um SLACK ou MIRC (para os mais antigos) que usamos como plataforma de trabalho e interação. Ele possui uma feature de Voz incrível, que nos permitiu simplesmente entrar nos grupos e ouvir sua interação. Na sexta, participantes negociaram suas habilidades e formaram equipes no canal de voz. No resto do evento, pedimos para duplas de mentores entrar, ouvir, fazer alguma intervenção (se necessário), bomba ninja e sumir para deixar a equipe pensar. Isso trouxe uma dinâmica próxima do offline! E melhor, como não é possível mais de 02 pessoas falar ao mesmo tempo no online, a sensação é que todos são escutados e pensam antes de falar!

Nas ferramentas, menos é mais

Escolhemos 02 ferramentas principais: ZOOM e DISCORD e tentamos ao máximo usar somente elas. Enviamos tutoriais e links antes do evento e fizemos interações dentro delas para fazer os participantes verem valor em estar ali. Fomos pessimistas no uso de forms de acompanhamento com os mentores, era tudo no Discord no canal “report-das-mentorias”, que funcionou relativamente bem!

Os participantes se engajam quando se sentem apoiados

“Esteja disponível”, esse foi um lema que a organização levou a sério e algo comentado pelos próprios participantes “Precisa de alguma coisa? Está tudo certo?”. Senti que esse hardwork da organização trouxe uma sensação de acolhimento que foi fundamental para os participantes ficarem no evento. Na sexta antes da formação das equipes usamos o breakout-rooms do Zoom para a galera já se conhecer e ajustarmos expectativas. Ao longo do FDS também martelamos na jornada do Zero to Hero e explicamos como é normal se sentir confuso, “pivotar” e falhar. Fizemos várias outras atividades para desestressar: No Discord funcionou bem o canal “Festa no Apê” e o “Plantão Saicori”, onde todos do evento podiam ouvir músicas e brincar de “Qual é a música?”. Também fizemos um ranking de mensagens no Discord e um campeonato de Jokempô online, que foi muito divertido😂

Apenas um novo começo

No final das contas, valeu muito a pena ter aceitado o convite #obrigadotechstars e a todos os facis que me deram conselhos valiosos! Proporcionamos uma experiência incrível, conheci mais pessoas maravilhosas, aprendi muito e consegui visualizar que sim é possível criar uma boa experiência online — e estamos somente no começo!