O RH e o Big Data Governamental

Esta semana estive em dois eventos que tratavam da implementação do E-Social. Uma apresentação das principais exigências e consequências, um deles feito pela empresa-parceira Inconper e um debate sobre o impacto da medida na rotina dos RHs, promovido pela área que eu coordeno voluntariamente na ABRH – Associação Brasileira de Recursos Humanos. Como não sou técnica no assunto, não vou descrever aqui em detalhes as exigências e as consequências – até por que corro o risco de cometer diversos erros. O que eu quero ressaltar é, como a implementação desse sistema pode ser aproveitada pelas áreas de Recursos Humanos para posicioná-las de maneira mais estratégica e também como pode ajudar profundamente no processo de mudança de pequenos comportamentos cotidianos.

Para quem não conhece, o E-Social é um sistema bastante completo de Big Data na área operacional dos recursos humanos. Se ele vai ser implementado com todo o requinte que promete não posso dizer, mas analiso a partir do projeto, que é bem interessante. Por meio dele, toda a movimentação relacionada a pessoas deve ser registrada quase que em tempo real e será cruzada automaticamente com informações de outras fontes.

Passam a ficar em contato bancos de dados como folha de pagamento, Previdência Social, FGTS, registros no cartão de ponto entre outros órgãos de alguma maneira ligados à gestão da vida profissional. A proposta é evitar fraudes, mas será possível fazer transformações bem maiores do que ser apenas um “big brother” ou como erroneamente dizem alguns “uma indústria de multas”.

Exemplo de como vai funcionar: muitas empresas dão férias “no papel” para os funcionários apenas para não terem problemas com a fiscalização ou então marcam férias com meses de antecedência e alguns dias antes avisam o funcionário que não vai ser possível (mesmo que ele já tenha comprado um pacote de viagem). Com esse sistema de Big Data esses “jeitinhos brasileiros” se tornam cada vez mais difíceis (infelizmente, não impossíveis).

Devido ao cruzamento de dados, se você dá férias “só no papel” para o seu funcionário, assim que ele passar a digital no relógio de ponto, ou esse ponto estará travado e não poderá ser registrado ou a incoerência do registro de um funcionário de férias trabalhando vai dar o alerta no sistema. Ou ainda a discrepância do valor do pagamento duplo – férias no papel e salário normal pelo mês trabalhado -  pode impedir a liberação do pagamento. Este é um exemplo muito simples do monitoramento a ser feito pelo E-social.

O sistema- que será implementado em lotes até o fim de 2019 -  vai controlar cumprimento ou não de cotas, bem como discrepâncias das mais diversas que muitas empresas não se preocupam em sanar. Até troca de nome por casamento ou separação do colaborador, entre outros, deverão aparecer a partir do cruzamento automático com outros bancos de dados.

Mudança de comportamento

Uma das principais mudanças será em relação aos prazos. Aqueles documentos que as empresas esperam dias, até semanas para organizar ou enviar passam a ser exigidos praticamente em tempo real. Não tem mais essa de o funcionário começou a trabalhar hoje mas eu vou fazer o processo de admissão oficial dele daqui a dez dias. Começou hoje o prazo é imediato para imputar no sistema. Boa parte das multas não dependerá mais de uma visita presencial de um fiscal, pois o próprio sistema será um desses fiscais e a emissão de notificações, bloqueio de procedimentos e multas será on line e automática.

E como isso pode mexer no comportamento e ajudar o RH? Na agilidade das rotinas e na reflexão sobre as pequenas procrastinações. Cada vez mais vai dar mais trabalho e será mais custoso não fazer ou fazer errado, do que fazer direito. Muitos dos dados solicitados pelo E-social dependerão de informações vindas do dia a dia dos gestores diretos dos colaboradores e não somente do RH.

Sabemos que, em muitas empresas, vemos que ainda muitos líderes colocam as demandas do RH como última prioridade, aquelas para quando sobrar tempo no fim do mês. E justamente esses gestores costumam ser os que menos dão atenção às equipes. Como agora “vai dar multa” e a origem do erro ou da falta de informação será facilmente mapeada, essa pode ser uma boa oportunidade para as áreas de Recursos Humanos trazerem mais para o dia a dia a questão da atenção constante aos empregados por parte dos gerentes ou outros líderes.

Eu diria, de maneira otimista, que dá até para ir mais além. Quem sabe essas exigências em prazos curtos – passíveis de multa e travamento de processos emitidos automaticamente pelo sistema ao perceber a incoerência dos dados, possam dar início a um repensar no quanto procrastinamos pequenas tarefas do dia a dia, o quando ignoramos solicitações de outros departamentos, porque só olhamos para o nosso umbigo e acreditamos que sempre dá ou para fazer depois ou para dar um jeitinho.

É o Big Data sendo mais eficaz do que a legislação propriamente dita. Quem sabe com o tempo consigamos perceber que fazer certo e cumprir o cronograma, no longo prazo é mais eficaz e menos trabalhoso do criar malabarismos de fuga constantes.

Quer aproveitar a implementação do E-Social para alavancar mudanças comportamentais da liderança e dos funcionários? Vamos conversar sobre o assunto. Entre em contato: karen@kgcoaching.net ou (11) 9 9114-2681