O segredo está nos mapas

Ao longo dos meus doze anos atuando em Gestão Empresarial, pude aprender sobre diversas ferramentas de gestão úteis para todos os níveis organizacionais. Recentemente, fazendo uma análise de tudo que pude aprender, aplicar e ensinar, resolvi compartilhar com quem tiver interesse, aquilo que considero o segredo do sucesso na gestão de uma empresa.

Entretanto, quando fui pensar em quais as ferramentas que seriam essenciais e que eu gostaria de descrever, me recordei que o essencial é o auto conhecimento organizacional. Uma empresa, só vai conseguir crescer e ganhar competitividade se souber onde ela almeja chegar, o caminho que deve percorrer, além de seus  pontos fortes e fracos (as oportunidades e ameaças – que completam a análise SWOT – também são muito importantes, mas essas você pode conseguir de diversas formas, os seus pontos fortes e fracos, somente você pode dizer quais são).

É nesse momento que nos damos conta do valor dos Mapas que vou apresentar abaixo. Um mapa é um conjunto de informações que nos ajudam a identificar e traçar caminhos para atingirmos determinado objetivo, ou seja, serve para planejarmos e direcionarmos nossas ações e esforços.

Só essa explicação, de para que serve um mapa, já deveria ser suficiente para compreendermos a importância dos mapas na gestão empresarial, mas como aplicarmos esse conceito de Mapeamento em todos os níveis (Estratégico, Gerencial e Operacional) da nossa empresa? Aí entram os diferentes modelos de mapeamento e, abaixo vou citar os quatro que julgo mais importantes na construção de uma empresa sólida e duradoura. Lembrem-se sempre que esses mapas são “vivos”, devem ser revisitados e discutidos com determinada frequência e, em determinados momentos, até mesmo reconstruídos. Mas somente com essas ferramentas bem construídas e disseminadas podemos dizer que temos certeza que estamos indo na direção certa!

Mapa Estratégico (nível Estratégico) –

O Mapa Estratégico é uma ferramenta desenvolvida por Kaplan e Norton como parte da metodologia do BSC (Balanced Scorecard). Sem entrar no mérito da metodologia do BSC, o mapeamento estratégico, definindo objetivos para as diferentes perspectivas e dando o pontapé inicial para um bom desdobramento de metas e indicadores é uma ferramenta excepcional para a definição do caminho a ser traçado para se alcançar a Visão definida para a empresa.

É claro que existem outras metodologias também eficazes para a construção da estratégia, mas poucas ferramentas definem tão claramente os “atalhos” para se atingir um objetivo como o Mapa Estratégico, acredito que independente da metodologia que a sua empresa adota para o Desdobramento da Estratégia, faça o exercício de construir um Mapa Estratégico, partindo da Visão da Empresa e descendo no mínimo pelas perspectivas Financeira, de Mercado e Clientes, de Processos e de Pessoas.

Busque conectar todos os objetivos definidos e definir métricas coerentes para cada um deles, de modo que as simples ações que serão tomadas no nível operacional se conectem com a Visão da Empresa e faça essa percepção ser conhecida por todos dentro da organização, você verá o poder dessa ferramenta na construção e acompanhamento da Estratégia Empresarial.

Árvore de Desdobramento do EBITDA (nível gerencial) –

Se o Mapa Estratégico é a ferramenta ideal para auxiliar a empresa com a construção do seu Plano Estratégico, no nível gerencial, nada melhor que uma ferramenta que traduza seu desempenho em resultados financeiros. A Árvore de Desdobramento do EBITDA, nada mais é que uma ferramenta fundamental para a compreensão do potencial de alavancagem de cada indicador financeiro e de desempenho (que deve ser convertido em impacto financeiro) no resultado final da empresa.

Essa não é uma ferramenta simples de ser construída e depende muito dos seus controles internos e sistemas ERP que permitam rastrear todos os indicadores necessários. Entretanto, uma árvore bem construída e com números confiáveis, tem um poder de orientar na escolha dos projetos mais relevantes com base na comparação dos níveis atuais de desempenho com os benchmarks pertinentes, mensurando o retorno e já projetando o ganho total com a melhora de desempenho.

Dessa forma, os esforços e recursos necessários, podem ser melhor dimensionados e direcionados para aquelas lacunas e oportunidades que trarão real retorno à organização.

Mapeamento de Fluxo de Valor (nível operacional) –

O VSM (Value Stream Map) ou MFV (Mapeamento de Fluxo de Valor), é uma ferramenta criada no STP (Sistema Toyota de Produção), ou Lean Manufacturing. Ele é uma poderosa ferramenta para a identificação de perdas e para se ter uma visão macro de todo o seu processo produtivo (lembra-se da importância do auto conhecimento?). Através do desenho do Estado Atual e Estado Futuro, é possível identificar etapas desnecessárias, melhorias de layout, excesso de estoque, movimentações desnecessárias, falhas na comunicação, problemas de qualidade, entre outras inúmeras oportunidades que saltam aos olhos quando se realiza esse mapeamento.

Um gestor de processo que nunca realizou um mapeamento de fluxo de valor, não conhece seu processo todo, há uma série de desperdícios e perdas ocultas que somente com o uso dessa ferramenta é possível visualizar.

Mapeamento de Processos (nível operacional) –

O mapeamento de processos, pode ser interpretado como um zoom em todas as etapas do processo. No Seis Sigma, também é comum realizarmos o mapeamento parcial do processo, focando em uma ou mais etapas apenas.

Um mapeamento de processo bem feito é capaz de mostrar ao responsável pelo processo (ou projeto) onde estão as variáveis críticas do processo e qual o impacto delas no produto intermediário ou final.

Ele é muito utilizado para a definição de pontos de atuação de melhoria específicos no processo, que possam impactar significativamente no produto final, representando ganhos de produtividade, qualidade, financeiro, segurança, ergonomia, redução de impacto ambiental, ou qualquer outro ganho representativo.

Além de contribuir na identificação dessas oportunidades, um mapeamento serve também como registro e padronização de forma organizada do processo. Sendo também uma excelente ferramenta de aprendizado.

Conclusão

Os mapas são importantes pois, como disse anteriormente, indicam caminhos que devem ser seguidos para se atingir um determinado objetivo. Em cada um dos mapas acima citados, a definição desse “onde chegar” é muito importante. A definição de “Nortes”, “Visões”, “Estados Futuros”, ou chame como quiser o destino final do seu mapa, é uma etapa importante e que deve ser muito bem discutida. As metas devem ser desafiadoras.

Se, em nossos mapas formos conservadores e colocarmos metas facilmente atingíveis, como aquelas metas que já estamos caminhando para, o mapa perde seu significado. Temos que ter metas desafiadoras e em nosso horizonte temos que ter claro onde TEMOS que chegar, não onde PODEMOS chegar. Essas duas visões trazem resultados bem diferentes.

Se tivermos em mente onde TEMOS que chegar, os mapas nos levarão a perguntas como: “O que precisamos fazer para chegar lá?”, “Quais recursos são necessários para atingirmos o nosso objetivo?”, “Temos todas as ferramentas necessárias? Dominamos a tecnologia necessária? Conhecemos as metodologias necessárias?”. As respostas para essas perguntas são a grande injeção de motivação para sua empresa se tornar realmente diferenciada.

Agora, se ficarmos apenas no onde PODEMOS chegar, não estaremos trabalhando para o crescimento da organização, apenas remando para um destino que já chegaríamos naturalmente. Para isso, não precisamos utilizar os mapas, basta “deixar a maré nos levar”.

Os mapas são a etapa inicial da gestão, eles nos levarão à novas ferramentas necessárias. Então, antes de definir que metodologias, treinamentos ou filosofias pretende investir em sua empresa, pare, reflita, construa o seu mapa, identifique qual o seu destino e identifique qual o melhor remédio para te levar a esse resultado. Só então veja como irá buscar.

Se quiser conhecer mais sobre alguma dessas ferramentas, ou tiver alguma crítica, comentário, sugestão, elogio, ... enfim,  se quiser complementar algo, fique a vontade para deixar seu comentário ou para me contatar pessoalmente, terei um enorme prazer em conversar sobre qualquer uma dessas (ou outras) ferramentas de gestão.

Abraços.