Onboarding: Como receber novos colaboradores de forma eficaz e acolhedora

Onboarding na sua tradução literal quer dizer “Embarcar”.

Dentro do mundo coorporativo, esta nomenclatura se refere à trajetória do colaborador, desde a sua contração até a sua total adaptação a cultura, processos e rotinas de trabalho que competem a seu cargo, dentro da nova empresa e isso pode levar de 30 a 90 dias.

Mas como proporcionar a um novo colaborador um “embarque” inesquecível, de modo que ele permaneça a bordo e busque trilha uma trajetória de sucesso na empresa?

Meu nome é Fernanda Flausino, sou Analista Sênior de DHO e vou trazer aqui para vocês algumas dicas de como proporcionar uma trajetória consistente de Onboarding para os novos colaboradores.

Atuo há 8 meses na área de Onboarding e, nesse período, aprendi muito sobre esse processo tão significativo para o início da jornada do novo colaborador. Compreender todas as etapas que compõem uma integração de qualidade foi desafiador, pois vai além do simples processo. Envolve entender as necessidades estratégicas do negócio e ter empatia para compreender cada etapa, sempre focando no bem-estar do novo contratado.

Habilidades como organização, relacionamento interpessoal, adaptabilidade e visão analítica foram essenciais para o meu desenvolvimento neste desafio.

Durante minhas interações com os novos contratados, percebi o quanto o processo de Onboarding é relevante para que o colaborador se sinta acolhido, se dedique ao máximo nessa nova oportunidade ou utilize essa experiência como trampolim para outras oportunidades no mercado de trabalho.

Com base no que aprendi neste período, compartilho alguns insights que considero importantes na construção desse processo

Sabe aquela frase padrão, “A primeira impressão é a que fica”?...Pois é! Isso se aplica fortemente no mundo corporativo também.

Diversos fatores influenciam para que um novo colaborar possa se sentir verdadeiramente bem-recebido à nova empresa, e o Onboarding é a melhor oportunidade que esta empresa tem, para conquistar o coração das pessoas, aproveitando a motivação da contratação para, potencializar sua proposta de valor.

Engana-se quem pensa que o Onboarding começa apenas no primeiro dia de contratação. Desde a primeira interação com a área de recrutamento e seleção, o novo contratado já está conectando suas crenças e valores ao local onde almeja trabalhar.

Ter todos os setores relevantes, envolvidos de Onboarding, fará a diferença para a construção de um processo seguro e eficiente. Para empresas de pequeno e médio porte, a interação entre as áreas envolvidas no Onboarding, pode se tornar mais fácil, pois não existe muitas ramificações nos setores e um único gestor acaba olhando para todas as etapas do programa. Mas para empresas de grande porte onde cada área tem uma gestão específica (recrutamento, contratação, treinamento, DHO, área de destino...), isso precisa estar muito bem alinhado, para garantir que todos trabalhem com foco em atingir um objetivo em comum, que é, trazer a melhor experiência de contratação e integração possivel para o novo colaborador.

Um misto de emoções e expectativas acompanham o colaborador no início da sua nova jornada, e essa expectativa também está presente na empresa contratante. Estabelecer um processo de forma assertiva, será determinante para um Onboarding eficaz, com etapas e estratégias que ajudem a tornar a percepção do novo colaborador a mais positiva possivel, fazendo com que ele se sinta bem-vindo e preparado para exercer as suas atividades.

São vários os benefícios do Onboarding.

Para o colaborador:

·         Reduz a ansiedade

·         Acelera a curva de aprendizado

·         Aumenta a produtividade

·         Proporciona mais segurança em relação aos processos

Para a empresa

·         Aumenta o engajamento do colaborador

·         Melhora a retenção de talentos

·         Contribui para um clima organizacional positivo

·         Reforça a cultura e valores desde o início

Segundo a Drª. Talya Bauer, da Fundação SHRM, autora de Onboarding New Employees, para um Onboarding bem-sucedido, o processo precisa ser pautado em 4 pilares fundamentais conhecidos como os 4C’s (conformidade, clarificação, cultura e conexão). Vamos falar sobre eles.

1. Conformidade

A conformidade vai trazer ao novo colaborador toda a estrutura dos processos, as regras e normas, o código de conduta e ética, os propósitos, os valores, as políticas internas e treinamentos de segurança no trabalho.

2. Clarificação

A clarificação traz para o novo colaborador suas responsabilidades, funções, ferramentas de trabalho e estrutura das áreas. Nesta etapa o papel do gestor direto do novo colaborador, é fundamental para alinhar todas as expectativas que a empresa tem na sua contratação para que ele possa atuar de forma assertiva.

3. Cultura

No terceiro C do Onboarding, o novo colaborador conhece a missão, a visão e os valores da empresa. Ele também irá conhecer a história da organização e perceber o clima organizacional ao seu setor.

4. Conexão

Por último, mas não menos importante, temos a conexão. Aqui os relacionamentos interpessoais com todos os membros da equipe, irá facilitar o aprendizado e o desenvolvimento das atividades. Vamos apresentar os canais de comunicação e estimular a participação das atividades internas na empresa.

A inclusão dos 4 “C” no processo de construção do Onboarding, facilita o preparo do novo profissional, para que ele comece a desempenhar bem a sua função, de forma mais eficaz e engajada com os objetivos da empresa.

O Onboarding é muito dinâmico e não há uma forma única de fazê-lo. Para estruturá-lo de forma que condiz com a necessidade da organização, é importante se reunir com os setores envolvidos, e definir:

·         Como podemos ter uma boa imagem no mercado para captar bons candidatos a vagas?

·         Como será meu processo seletivo?

·         Como dar o melhor suporte na etapa de entrega de documentação?

·         Como transmitir as informações necessárias sobre a empresa para o novo colaborador?

·         O 1° dia de treinamento será no formato presencial ou on-line? (independente do formato, temos que nos empenhar para que a experiência seja marcante para o novo contratado)

·         Quais serão os conteúdos consumidos de forma síncrona e quais posso disponibilizar de forma assíncrona?

·         Quais conteúdos são genéricos e quais temos que direcionar conforme cargo contratado?

·         Quem será o ponto de contato deste novo colaborador na área de destino?

Disponibilizar um “Manual do colaborador”, irá auxiliar muito para a socialização do novo funcionário. Nele você pode incluir as informações que achar mais pertinentes a realidade da sua empresa como, links úteis, como registrar sua entrada e saída, onde localizar informações importantes, repositórios, intranet e por aí vai.

O importante é deixar este colaborador o mais familiarizado possível com as informações básicas de empresa.

Outro ponto crucial é o feedback. Quem melhor do que o novo colaborador para trazer os pontos que a empresa acertou ou pode aprimorar. Por isso, colher a opinião deles fará toda a diferença para o aprimoramento do processo.

Você pode colher estes feedbacks em 3 momentos:

·         1° Dia: Neste momento, entender como foi o processo de seleção e entrega de documentação trará ao colaborador a visão de a empresa realmente se importa com os novos começos da companhia.

·         10° Dia: Aqui vamos entender se o processo de integração e primeiros dias, estão dentro da expectativa dele e se realmente ele recebeu as informações necessárias para iniciar a jornada dele no setor correspondente.

·         90° Dia: Agora queremos saber se o colaborar está totalmente engajado com a equipe e inteirado das suas metas, tarefas e responsabilidades

Planeje seu Onboarding e defina cada etapa com dedicação. Pense na realidade da sua empresa e implemente as etapas de forma factível. O jeito certo é aquele que funciona para sua organização.

O Onboarding é a chave para atrair e desenvolver grandes talentos. Invista nesse processo hoje e construa uma empresa de sucesso amanhã.