Onboarding: estratégia primordial para consolidação da jornada do colaborador.

Todos nós, em algum momento de nossas vidas, chegamos a escutar uma frase que diz o seguinte: "a primeira impressão é a que fica”. Quando falamos da jornada de um colaborador, podemos pensar que a primeira impressão surge diretamente no processo de Recrutamento e Seleção. 

Porém, se pararmos para pensar um pouco mais a fundo, essa experiência de seleção é sim importante, entretanto, existe uma fase, tão importante quanto, que é a responsável por consolidar e fortificar quaisquer que sejam as impressões. Fase essa que se chama: Integração ou Onboarding de novos colaboradores. 

“Onboarding”, uma palavra derivada do inglês, significa: receber, integrar e promover uma ambientação. Este processo desempenha um papel fundamental no sucesso de uma empresa. É uma oportunidade crucial para fornecer aos novos membros da equipe as informações, recursos e apoio necessários para se adaptarem rapidamente ao ambiente de trabalho e, como consequência, se tornarem produtivos.

Um processo como esse, sendo bem estruturado, permite que os funcionários possam se familiarizar com a cultura da empresa, compreender suas atribuições e estabelecer um senso de responsabilidade e pertencimento da estratégia que envolve o negócio da organização. Impactando diretamente na performance, satisfação, comprometimento organizacional, indicação de novos colaboradores e nos indicadores de turnover e absenteísmo (utilizados para medir os índices relacionados à rotatividade de funcionários e à ausência no trabalho, seja por faltas ou atrasos). 

Ao contrário do que muitos pensam, o onboarding é muito além da ação que envolve as primeiras semanas de trabalho. O ideal é que seja um processo contínuo, se tornando o principal meio de acompanhamento, apoio e sustentação do colaborador, essencialmente, em seu período de experiência. Por isso, é necessário que haja um planejamento, organização e tempo de dedicação para alinhar com as pessoas participantes, a estratégia, pautas, encontros, temáticas e o acompanhamento dos impactos desse processo. 

Pensando nisso, logo abaixo você encontra algumas dicas para a estruturação em etapas, do processo de Integração, com o objetivo de garantir que os novos colaboradores sejam adequadamente acolhidos e preparados para as suas funções. 

1. Alinhamento da estratégia:

Após os processos de contratação serem realizados, como o preparo de informações e documentações, estabelecimento da data de início da jornada de trabalho, desenho salarial, dentre outras fases, é mais do que importante, um bate papo de alinhamento juntamente à gestão direta, associada à contratação, uma vez que será através dessa reunião que serão construídos os objetivos por trás do processo de onboarding, para que o mesmo não se resuma apenas a uma integração tradicional, mas também, possa envolver treinamentos de ferramentas, tecnologias, produtos e competências necessárias para que o trabalhador esteja preparado para dar início a sua jornada de trabalho. 

Além disso, é importante usar esse momento para a definição de pessoas atuantes no processo, datas e custos financeiros, aproveitando o momento, também, para promover a conscientização da gestão, de que o seu acompanhamento é primordial para o sucesso desse processo de onboarding. 

2. Planejamento prévio: 

Após alinhar os fatores citados no ponto anterior, é importante fazer um planejamento prévio, preparando uma espécie de cronograma, onde serão detalhadas as atividades e tarefas que serão realizadas durante o processo de onboarding, indicando os responsáveis por promovê-las e certificando de que todos os recursos, materiais e equipamentos necessários estejam prontos para uso. Um planejamento realizado previamente evitará imprevistos e, até mesmo, será útil para a preparação dos envolvidos, caso eles aconteçam. 

3. Boas-vindas: 

Nada melhor do que chegarmos em um local, pela primeira vez, e nos sentirmos acolhidos e bem recebidos! Por isso, no primeiro dia de trabalho, a recepção desse novo colaborador deverá ser um momento marcante, essencialmente se estivermos falando de uma atuação full home office, onde o desafio é ainda maior devido a distância. 

Por isso, atuando presencial ou remotamente, pense em um kit de Boas-vindas, receba-o de forma acolhedora, apresente-o à equipe e forneça um tour pelas instalações, apresentando os diferentes departamentos e áreas relevantes. Se a atuação for remota, o que você acha de compartilhar imagens dos locais mais importantes da sede, para que os colaboradores possam conhecê-los e se sentirem ‘em casa’?

Certifique-se de que a mesa ou espaço de trabalho esteja pronto com todos os itens essenciais, como computador, mouse, headset, etc.

4. Orientação e visão geral da empresa: 

Forneça ao novo colaborador uma visão geral da empresa, incluindo sua história, ideologia, cultura e estrutura organizacional. Explique a hierarquia e principais processos. Discuta as políticas, benefícios e procedimentos importantes que o novo colaborador precisa conhecer.

Além disso, destine um momento para atualizá-lo sobre a atual estratégia de negócio da organização. Afinal, a sua atuação terá um grande impacto se estiver associada nesta estratégia, sejam elas financeiras, de pessoas ou, até mesmo, processos. 

💡 Um diferencial 

Workshop sobre a cultura organizacional. 

Não apenas um momento informativo, mas sim, a realização de uma imersão direta com o novo colaborador. 

O objetivo desse momento é desenhar, expor e realizar trocas sobre todos os comportamentos e necessidades que existem por trás de cada valor da empresa, a razão pela qual aquela missão foi traçada e onde a sua atuação será impacto e importância na visão da organização. 

Vamos construir juntos! 

Uma empresa de tecnologia fictícia chamada “Inovart” está com um projeto para desenvolver um novo modelo de Workshop sobre cultura, realizando uma imersão na ideologia organizacional. 

Alice é sua Analista de DHO responsável pelo Onboarding de novos colaboradores e resolveu dar início a esse projeto no processo de integração. Em seus estudos, Alice iniciou pela leitura do livro “A Organização Dirigida por Valores” do autor Richard Barrett. Com isso, teve alguns insights e, durante o momento com o novo membro, pensou em uma atividade de destrinchamento nos valores da organização Inovart. 

Começou a atividade com o valor “ética”, construindo, então, em conjunto com o novo colaborador, os comportamentos e necessidades que existem por trás deste valor. Observe na imagem abaixo a construção realizada:

Observe que, ao invés de expor para o novo colaborador apenas os valores, de maneira solta, juntos foram desenvolvendo o desenho de comportamentos e necessidades associados aos valores da empresa. 

O impacto dessa atividade pode ser significativo para a construção de um senso de responsabilidade sob suas atividades e comportamentos. Além de tornar a ideologia organizacional um fator próximo do colaborador, promovendo um sentimento de fazer parte. 

Porém, essa atividade não funciona apenas para os valores organizacionais, como também para a própria estratégia e visão de negócio da empresa. Olha só o breve exemplo exposto abaixo:

Uma atividade enriquecedora para desenvolver com o novo colaborador ao iniciar sua jornada de trabalho.

4. Treinamento e capacitação: 

Desenvolver sessões de treinamento formais, orientação sobre as ferramentas e sistemas usados pela empresa, bem como o fornecimento de materiais de referência, manuais e guias, além de treinamentos sobre habilidades e competências relacionadas ao cargo, reforça a segurança do colaborador que o estamos preparando para que possa dar início a sua jornada. 

Durante a realização do tópico 1, você poderá alinhar toda a trilha de treinamentos com a gestão e, no tópico 2, estruturar datas, mentores e recursos necessários para a realização dos mesmos.

5. Acompanhamento e feedback: 

Agende reuniões regulares para acompanhar o progresso do novo colaborador. Ofereça feedback construtivo e esclareça dúvidas que possam surgir. Estabeleça metas claras e acompanhe o progresso do novo colaborador em relação a essas metas. Isso ajudará a identificar oportunidades de desenvolvimento e garantir que o novo colaborador esteja se adaptando bem à empresa.

Além disso, realizar uma avaliação e autoavaliação durante o período de experiência é mais do que necessário, para que possa ter dados sobre o retorno do investimento que está sendo realizado ao contratar o novo colaborador.

6. Acompanhamento contínuo: 

Como disse anteriormente, o onboarding não deve ser considerado apenas uma etapa inicial. Continue oferecendo suporte e acompanhamento ao novo colaborador ao longo de sua jornada, essencialmente nos primeiros meses de trabalho. 

Em resumo, seja um(a) mentor(a) e torne a experiência desse colaborador única, conforme gostaria que fosse com você. Afinal, essa é uma estratégia primordial para a consolidação de uma jornada.

📌 Artigo produzido por: Thalia Lopes , analista de DHO da Polibras Software.