ONZE DICAS PARA REUNIÕES MAIS EFICIENTES
De todos os grandes ladrões de tempo dos tempos atuais, existem dois tipos que certamente são os que mais contribuem para isso: o acesso irrestrito e compulsivo a e-mails e mídias sociais e as reuniões inúteis e ineficientes.
A informática trouxe uma série de facilidades e ferramentas que transformaram o cidadão e o profissional moderno numa central de informações, no entanto, se não utilizados com muito critério, estas ferramentas podem se transformar em verdadeiros ladrões de tempo.
Há cerca de 20 anos atrás os computadores começaram a ocupar espaço nos lares e nos escritórios, porém, ainda limitados a elaboração de textos, apresentações e, principalmente às planilhas eletrônicas que trouxeram, certamente, a maior contribuição para as empresas, uma vez que todos os infinitos cálculos financeiros e contábeis, projeções de vendas, programas de produção, controle de pessoal, enfim, todos os trabalhos que ocupavam muito tempo e requeriam mão de obra especializada, passaram a ser feitos com muito mais confiabilidade e rapidez por pessoas que não precisavam mais ser especialistas, pois as rotinas informatizadas passaram a conter esta especialização de forma digital. Uma vez programado direito, o resultado era sempre confiável.
Sem contar as ferramentas de chat e, mais recentemente, de redes sociais, inicialmente foram os correios eletrônicos, hoje popularizados como e-mails, que revolucionaram as relações entre as pessoas e as empresas. O velho aparelho de Fax, popularizado no início da década de 1970 para a transmissão de documentos a longa distância em tempo real (ou quase isso), não sobreviveu mais do que vinte anos, quando, no início dos anos 1990 todo mundo passou a ter um endereço eletrônico ou, como dizem alguns brincalhões, todo mundo passou a ter uma arroba (@#) no nome!
Num exercício sobre gestão do tempo que aplico em alguns treinamentos, identifiquei que em cerca de 70% dos resultados, que as pessoas, durante o seu período de trabalho, passam a maior parte das horas lendo e respondendo e-mails sem muita relevância ou mensagens de mídia social, na maioria dos casos, sem nenhuma relevância para o seu trabalho. Neste tempo desperdiçado, estão normalmente incluídas infinitas reuniões inúteis.
O tempo desperdiçado com e-mails inúteis e mensagens de mídias sociais sem importância, requerem autodisciplina e foco pessoal para ser melhor aproveitado, no entanto, para as reuniões desnecessárias existem ações simples que podem e devem ser tomadas por todos na organização para que as pessoas ocupem seu tempo de forma eficaz.
Em algumas empresas que visito, percebo que há pessoas que passam basicamente o seu dia inteiro em reuniões dos mais variados assuntos e que, são obrigadas, em muitos casos, a trabalhar remotamente de seus lares, ou ainda, a ficar uma ou duas horas além do expediente para poderem realizar o seu trabalho. Que atire a primeira pedra quem nunca se viu em uma destas situações!
Várias vezes já fui questionado sobre que dicas poderia dar para que as reuniões fossem mais eficientes e, que durassem menos tempo do que normalmente duram, ou ainda, como diminuir o número de reuniões.
Acredito que esta é uma daquelas perguntas de um milhão de dólares, ou seja, quem conseguir descobrir a fórmula secreta que sirva para todas as situações, certamente irá ficar milionário.
Apesar de motivos não faltarem para uma reunião ser marcada, divido estes motivos em 3 tipos básicos nos quais todas as demais podem ser encaixadas:
Tipo 1: Reunião para a comunicação de algo:
Existem reuniões que tem por objetivo ter os envolvidos reunidos para que alguma coisa seja comunicada. Nestas reuniões nada é discutido e nada precisa ser votado ou decidido, as informações são simplesmente passadas aos participantes. Estas reuniões normalmente são rápidas e, se conduzidas por uma pessoa experiente, a interação com os participantes é apenas para o esclarecimento de eventuais dívidas.
Tipo 2: Reuniões para a discussão de algo:
Estas reuniões normalmente visam buscar a solução de problemas, realizar algum tipo de planejamento, analisar cenários e tomada de decisões que, necessariamente, precisam ser multidisciplinares. São reuniões para análise de falhas de produtos, processos ou sistemas, para planejamento estratégico, follow up, elaboração de budgets, avaliação de resultados, enfim, assuntos importantes que não podem ser tratados e/ou decididos por apenas uma pessoa.
Tipo 3: Reunião para dividir a problema em partes para não ficar pesado para ninguém:
Infelizmente este é o tipo preferido de reuniões que tenho observado nas empresas e que tem aumentado muito ao longo dos anos.
Vou explicar melhor o conceito destas reuniões.
Existem problemas que surgem no dia a dia das empresas e que tanto o seu impacto, quanto a sua causa, assim como sua solução estão claras e pertencem a uma área ou departamento, no entanto, o responsável por aquela área ou departamento, com o objetivo de dividir o “prejuízo”, convoca uma reunião, envolvendo uma série de pessoas, só para buscar um modo de se chegar a um “dano compartilhado”, afinal, a maior parte das empresas tem indicadores de desempenho e muitos destes impactam no PLR no final do ano, deste modo, quanto mais dividido o problema, menor o prejuízo individual.
Para exemplificar sem citar nenhuma situação que possa ser vista como pessoal por quem lê este texto, é mais ou menos como se metade dos bifes queimassem na hora de fritar e o responsável pela cozinha convocasse o dono do frigorífico para ajudar a encontrar o porquê de tantos bifes terem queimado!
Estas reuniões jamais deveriam ser marcadas e, infelizmente, a maior parte do que se vê nas empresas é este tipo de reuniões, que acabam normalmente com as pessoas irritadas e não chegam a ponto nenhum.
Se possível, fuja deste tipo de reuniões, pois a vítima poderá ser você!
Para finalizar quero deixar 11 dicas simples que irão contribuir para que suas reuniões sejam mais rápidas, eficientes e produtivas:
1- Antes de marcar uma reunião, defina claramente quais os assuntos que serão discutidos. O ideal é que apenas um assunto seja discutido em cada reunião; tratar de mais do que dois ou três assuntos numa mesma reunião pode comprometer o seu resultado, pois os assuntos tendem a não ser concluídos e, pior ainda, misturados. O ideal é discutir um assunto por vez.
2- Convide apenas as pessoas (cargos/funções) que estejam realmente ligados aos assuntos a serem discutidos e que, poderão contribuir com o resultado da reunião. Voltando à dica 1, se os assuntos forem muito diferentes serão convidadas pessoas que não terão nada a ver com parte da reunião e isto normalmente gera dispersão do assunto e conversas paralelas.
3- Quando convidar os participantes, deixe claro os assuntos que serão discutidos, a participação de cada um deles, seja na exposição de algum resultado, documento, amostra ou qualquer coisa importante e que irá contribuir para que a reunião seja exitosa. Isto impedirá que o convidado tenha que deixar a reunião durante sua realização para “ir buscar alguma coisa”.
4- Se possível, já defina uma ordem para a participação de cada convidado e o tempo máximo que ele terá para dar a sua contribuição.
5- Prepare-se para a reunião inteirando-se dos assuntos e providenciando o que lhe cabe levar.
6- Sempre, mas sempre mesmo, registre os assuntos discutidos, as sugestões e soluções propostas, os responsáveis e os prazos para as ações definidas e tão logo quanto possível, mande uma cópia para cada envolvido.
7- Nunca deixe de começar a reunião por que alguém se atrasou. A pontualidade é uma das principais características dos profissionais. Nunca penalize quem é pontual fazendo-o esperar pelos atrasados.
8- Toda reunião deve ter um horário para começar e um para terminar. Se o tempo programado não for suficiente, houve alguma falha no planejamento ou na condução da reunião, identifique o que saiu errado e melhore na próxima vez.
9- Durante a reunião mantenha o foco em um assunto de cada vez; conversas paralelas e fora do contexto do assunto em discussão devem ser evitadas.
10- Nunca deixe uma reunião de trabalho virar uma reunião social. Assuntos como: esportes, culinária, relações afetivas, assuntos pessoais e familiares, política, assim como outros assuntos apaixonantes e polêmicos, não devem ser discutidos numa reunião. Aproveite a happy hour ou a hora do café para falar sobre estes temas.
11- Crie um sistema para follow up (acompanhamento) das ações e dos prazos estabelecidos. Tome as ações de sua responsabilidade dentro dos prazos, pois isso evitará que seja necessária uma nova reunião para discutir os mesmos assuntos. Reuniões de follow up só devem ser usadas quando absolutamente necessárias. No caso de todas as ações terem sido tomadas e os resultados terem sido considerados satisfatórios, não há necessidade de uma nova reunião; bastando um e-mail para dar o devido feedback aos envolvidos.
Estas dicas certamente não irão acabar com as reuniões desnecessárias, chatas e ineficientes, mas certamente poderão ajudá-lo a usar melhor o seu tempo e o tempo dos outros.