ORGANIZE SUA AGENDA DE REUNIÕES PARA AUMENTAR SUA ENERGIA
Dois cenários:
Uma especialista em dados liderando uma equipe de analistas juniores enfrenta duas reuniões marcadas para quinta-feira – uma com um representante de um fornecedor e outra com especialistas de diferentes departamentos. Além disso, ela precisa planejar check-ins com os analistas juniores. Deve encaixar essas reuniões na quinta-feira ou na sexta? Concentrar tudo na quinta para folgar na sexta é tentador...
Um experiente engenheiro de software enfrenta duas reuniões agendadas para a semana. Na terça-feira, uma apresentação crítica para o comitê estratégico com implicações orçamentais. No dia seguinte, a responsabilidade de conduzir uma sessão de orientação para novos estagiários, uma tarefa menos exigente. Além disso, ele deve gerenciar o trabalho técnico em dois projetos: um com desafios significativos e outro quase concluído. Deve abordar o projeto desafiador na terça-feira e o mais simples na quarta-feira, ou seguir a abordagem oposta? A inclinação é priorizar o projeto desafiador na terça-feira para reduzir a pressão mais adiante na semana...
Ambos ilustram abordagens comuns, mas destacam potenciais desvantagens, especialmente nos níveis diários de energia.
A equipe de pesquisa de Harvard conduziu estudos com mais de 400 profissionais de diversas áreas. Eles foram entrevistados sobre suas reuniões, tarefas individuais, níveis de energia e desempenho no trabalho e duas descobertas importantes surgiram desses estudos:
Quantidade de tempo em reuniões não afeta a energia; a proporção entre tempo em reuniões e tarefas individuais importa. Muitas reuniões em relação ao trabalho individual levam a menos atividades de recuperação de energia, prejudicando desempenho, criatividade e satisfação.
"Efeito de complementaridade de pressão" beneficia a energia. Combinação de alta e baixa pressão aumenta a energia, principalmente de manhã.
Para lidar com isso, ao planejar o dia de trabalho, especialmente com reuniões e tarefas individuais, siga essas dicas:
Equilibre reuniões e trabalho para permitir pausas essenciais e recuperação de energia. Evite sobrecarregar um dia com muitas reuniões, mesmo que pareça economizar tempo.
Crie complementos entre reuniões e tarefas individuais, alternando alta pressão com baixa para aumentar a energia durante o dia.
Distribua tarefas e reuniões desafiadoras em dias diferentes para manter a energia ao longo da semana.
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Adote uma abordagem holística para o agendamento, considerando como suas decisões afetam a estrutura do dia de trabalho, a energia e a produtividade.
Pergunte a si mesmo:
Como esse agendamento afetará a proporção entre reuniões e trabalho individual neste dia?
Esse cronograma comprimirá demais meu tempo de trabalho individual, sacrificando pausas essenciais?
Posso evitar reuniões e tarefas consecutivas de alta pressão em um único dia?
Existe um momento melhor em minha agenda para agendar esta reunião ou tarefa, criando uma combinação mais eficaz de trabalho de alta e baixa pressão?
Gerenciar reuniões não se trata apenas de eficiência, mas também de uma abordagem estratégica ao planejamento diário. Esteja atento à alocação de tempo e aos níveis de pressão para evitar armadilhas de programação e manter a energia e a produtividade. Adotar uma abordagem holística para o agendamento de reuniões pode transformar seu dia de trabalho em um arranjo mais equilibrado e produtivo de responsabilidades.
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Harvard Business Review - Chen Zhang, Gretchen M. Spreitzer, and Zhaodong (Alan) Qiu