Os primeiros seis meses de uma nova iniciativa de governança de dados

Se você está no início de um programa de governança de dados, pode se perguntar o que esperar nestes primeiros seis meses de trabalho - e essa é uma pergunta interessante porque é um desafio, e embora eu tenha trabalhado em diversos assessments às vezes ainda me surpreende o quão envolventes e desafiadores esses primeiros meses podem ser!

De forma sucinta, trarei alguns resultados que normalmente são esperados em uma jornada de Governança de Dados – mas lembre-se, este é apenas um guia baseado em minha de experiência prática, e, cada organização tem uma realidade própria que pode impactar em cenários diferentes no começo de cada programa de Governança de Dados.

(NT: muitas empresas começaram a governança de dados após erros graves de qualidade, legislação voltadas a privacidade de dados, recomendações de auditorias ou compliance, entre outros. Um dos modos mais fáceis (ou menos difíceis) é desenvolver o programa de acordo com as necessidades primárias, e depois ir expandindo a atuação para outros focos).

Gerenciar expectativas

A primeira coisa que você deve lembrar é que a governança de dados muitas vezes causa uma mudança cultural e, portanto, você provavelmente não conseguirá fazer avanços rapidamente, principalmente se houver conflitos. E, neste contexto, uma das primeiras coisas que você precisa fazer é gerenciar as expectativas de quem você está se reportando e o que você está tentando fazer.

(NT: um dos maiores desafios é gerenciar as expectativas dos patrocinadores do programa, por isso é importante trabalhar pensando globalmente e agindo localmente, envolver pessoas e ter uma comunicação clara das iniciativas, como estão sendo executadas, quem está envolvido e em que atividade, e quais as entregas estão sendo feitas por menores que sejam, e quais seus benefícios em contexto geral)

Daqui a seis meses você não terá uma estrutura de governança de dados totalmente incorporada, mas terá projetado e iniciado o processo de implementação, que já é um bom caminho.

(NT: pode parecer pouco mas a base de um programa bem estruturado é vital para que envolvam as pessoas e ganhe força para se manter e ser independente).

Primeiros dias

É importante que os gerentes/staheholders entendam por que sua empresa está implantando a Governança de Dados e quais os motivos que a levaram a apostar neste programa, porque, uma vez que eles entendam esses motivadores, será muito mais fácil interagir e compartilhar a missão do programa de Governança de Dados às partes interessadas. Isso é o que você passará parte do primeiro mês de sua jornada fazendo – estabelecendo parcerias e vendendo o seu “porquê”.

Outro passo essencial é estabelecer a comunicação com profissionais seniores para entender quais são seus desafios, suas opiniões e dificuldades em relação aos dados. E com o feedback deles é possível neste primeiro momento, priorizar estes problemas de dados, e quais áreas da governança devem ser implementadas, assim ficará mais fácil ter adesão das partes envolvidas e que terá interesse em contribuir ativamente na resolução dos problemas que a governança, mesmo em fase inicial ajudará a sanar.

(NT: caso esteja utilizando a metodologia do DMBOK é possível priorizar quais partes da roda serão enfatizadas neste momento e criar um cronograma flexível de quais atividades serão priorizadas e em quais fases)

Enfatize sempre que as soluções não ocorrerão de forma instantânea, é preciso deixar claro, será um esforço constante em cada desafio, atuando de forma preventiva a ponto de eliminar muitas dificuldades de forma definitiva, e com mais parcerias será possível estabelecer as estruturas, processos, políticas, funções e responsabilidades que devem ser o apoio nestes e nos próximos desafios.

(NT: nesta etapa é interessante ter recursos de comunicação, seja uma newsletter semanal, um e-mail geral com as iniciativas realizadas, e começar a pensar nos comitês, que podem ser reuniões gerais ou de trabalho, mapear áreas, funções, responsabilidades pois assim você cria um canal onde as pessoas podem entrar em contato e começar também a se envolver, afinal é impossível fazer governança de dados de forma ilhada, e começar com uma iniciativa de aculturamento para dados neste momento, focado em comunicação agrega muito para o programa).

Próximos passos

Nas próximas etapas, será necessário definir papéis e responsabilidades e talvez até mesmo começará a trabalhar em um glossário de dados. Esta é outra ótima maneira de garantir que os membros da equipe e as partes interessadas se sintam envolvidos no processo, pois você precisará da contribuição deles para dar corpo a essas atividades e garantir que todos dentro da organização estejam alinhados.

Nomear as pessoas erradas para funções-chave pode fazer com que qualquer iniciativa bem pensada não tenha o resultado esperado. Portanto, acertar o básico e contar com a equipe mais eficaz e adequada desde o início será uma boa opção para uma implementação bem-sucedida da governança de dados. Para nomear as pessoas mais adequadas para estas funções, é importante compreender papel de cada uma dentro da organização e quais serão as suas responsabilidades.

(NT: as parcerias para definir os papeis e funções devem ser tanto das áreas com responsabilidades técnicas quanto de negócios, e se adotar novos nomes para as funções em governança de dados, escolha de acordo com a cultura, por exemplo, se a empresa tem funções somente em português, não adote o nome de data steward utilize curador de dados, e assim por diante. Use a cultura já existente a seu favor).

Agora, você provavelmente está se perguntando por que estes passos levariam tanto tempo e é compreensível que as pessoas procurem métodos para acelerar esse processo. Sempre me questionam se criar produtos de dados, como um glossário de termos padronizados, seria uma forma de ganhar celeridade.

Criar estes produtos não é uma parte vital no momento, mas não deve ser ignorada, pois nem mesmo as empresas do mesmo setor tem um vocabulário único, muito raramente utilizam as mesmas terminologias para a mesma finalidade, não sendo um consenso. O que funciona para um raramente funcionará para o outro. Somente criando seu próprio glossário de dados você poderá ter certeza de que todos compreenderão totalmente as definições contidas nele.

(NT: o glossário por ser um produto único, ou seja, não deve ter mais que um na organização, pode ser feito em paralelo ao catálogo de dados e utilizando também os dicionários de dados caso existam, a interação das áreas com governança acaba sendo duplamente benéfica para a elaboração destes artefatos, o que vem a calhar com a ampla comunicação feita para divulgar a governança).

Mão na massa

A próxima etapa sugerida é processo de resolução de problemas de qualidade de dados, porque enquanto você faz o envolvimento inicial, talvez criando modelos de dados conceituais, as pessoas começarão a contar suas histórias de terror sobre a qualidade dos dados - e isso é ótimo!!! É hora de começar a identificar onde estão alguns dos seus maiores problemas de qualidade e começar a registrar quais deles precisam ser investigados e corrigidos.

Você não vai resolver tudo em seis meses, mas pelo menos pode ter alguns fluxos para registrar, investigar problemas e resolvê-los, mesmo que em fases e com pequenas entregas para os principais consumidores de dados primeiro.

(NT: nesta fase é muito importante que haja uma sintonia entre arquitetura, engenharia e governança de dados, e uma atuação muito próxima, pois assim entra na dinâmica do ganha-ganha, o que beneficia toda a área de dados)

Círculo completo

Você pode não imaginar que isso seja possível de alcançar em seis meses, mas acredite em mim, com base em meus anos de experiência, posso garantir que sim. E para fechar o círculo, lembre-se: você DEVE gerenciar as expectativas no que diz respeito às fases iniciais do programa de governança de dados.

Você está lidando com pessoas e mudanças organizacionais. Vai levar tempo e não subestime a quantidade de energia e esforço que será necessário. Já vi pessoas que presumem que podem projetar uma estrutura, e acreditar que as pessoas começarão a seguir suas ideias.

É preciso muito esforço, energia e preparação. E, acredite que o que eu faço é ir às reuniões para conhecer pessoas e tentar influenciá-las a mudarem seus comportamentos - e não vou fazer isso somente enviando e-mails. Ao final de seis meses, se você tiver projetado sua estrutura de governança de dados, talvez criado alguns modelos de dados conceituais e usado para identificar e concordar com os proprietários dos dados, você estará no caminho certo.

(NT:  iniciativas simples sendo bem executadas, parcerias sendo firmadas, entregas mesmo as menores de forma contínua, comunicação constante, e habilidades para lidar com pessoas e empatia com suas necessidades fazem toda a diferença não só em governança, mas em qualquer área. E ressalto que temos que trabalhar de forma incessante o aculturamento em dados para que ele faça parte da cultura da empresa e torne a Governança parte integrante do dia a dia de todos os colaboradores como uma área de apoio, não um setor burocrático que não agrega valor às suas atividades).

Deixo como sugestão este artigo escrito por Giuliano Richards Ribeiro, sobre os desafios de se implantar a governança de dados em uma empresa de pequeno e médio porte no Brasil, que é um relato bem interessante, , e vem de encontro com este artigo.

Sugestões são bem-vindas, e caso queira usar este artigo não se esqueça de referenciar, afinal ninguém escreve nada sozinho, e a comunidade só ganha com mais trabalhos divulgados. =-)

Artigo traduzido e com alguns “pitacos” meus (nos capítulos começando com NT – nota da tradutora) mas originalmente The First Six Months of Your New Data Governance Initiative. de autoria de Nicola Askham. 

Agradecimentos: revisão de  Juciana Rodrigues