Processos inFernos (Ops... InTernos).

Recetemente li uma postagem no LinkedIn do Marcelo Nobrega, diretor de recursos humanos na Arcos Dourados, sobre a burocracia que temos que enfrentar como empresários, especialmente no Brasil. A postagem dele me fez refletir sobre o quanto os próprios empresários impõem burocracias internas, os chamados processos internos. E fico muito incomodado com o contexto que descreverei a seguir, porque aqui na RD Business Partner, prezamos pela excelência com simplicidade.

Refiro-me à esses processos como burocracias internas quando os processos internos travam a dinâmica da empresa, como por exemplo, quando prestei consultoria para uma empresa que tinha um processo para reserva de recursos audiovisuais para a sala de treinamento dela, sendo que absolutamente TODOS os recursos eram fixos naquela sala. Se são fixos, qual a necessidade de criar um processo de reserva desses recursos? A Dani Delfim, minha sócia na RD Business Partner, sempre muito criativa e em um momento de angustia devido a tantos processos internos de uma empresa cliente nossa, criou o termo PROCESSOS INFERNOS.

Tenho percebido que existe uma modinha de criar processos internos para tudo; em nome de uma melhor organização da empresa ou apenas para mostrar para o auditor da ISO, situação pior ainda, quando se gasta muito tempo criando processos que não funcionam na prática e só são vistos na véspera de uma auditoria externa.

Compreendo e incentivo a criação/implantação de processos internos, mas prezando em manter ou até aumentar a agilidade da empresa na tomada de decisões, pois os processos devem não só organizar a empresa, mas também devem fazer com que as ações possam fluir melhor internamente, melhorando a comunicação entre os membros de cada setor, diminuindo o retrabalho... Enfim, são inúmeros os benefícios que a implantação dos processos internos traz, mas não deixe de focar na simplicidade dos mesmos.

Outra modinha que é benéfica desde que utilizada com moderação é a implantação dos tais sistemas: de compras, de gestão, de relacionamento com os clientes, de registro e documentação... São inúmeros sistemas disponíveis atualmente no mercado. Cada um promete resolver um tipo ou vários tipos de problemas das empresas, mas será que sua empresa precisa de todos eles? Já vi empresas que têm tantos sistemas instalados, que os funcionários até reclamam que ficam a maior parte do tempo “alimentando” os sistemas e não sobra tempo nem para atender os clientes. Pior ainda é quando se gasta muito tempo alimentando os sistemas, que geram vários relatórios contendo dados que nunca são analisados pelos gestores. Até comentei uma postagem do Leandro Piazza, muito empenhado na área de estratégia e metodologias ativas, sobre a história da formiga produtiva.

A moral desse texto é: antes de criar qualquer processo ou instalar qualquer sistema na sua empresa, pergunte-se se eles são mesmos necessários. Se eles servirão para agilizar ou para burocratizar o seu negócio.