Planejamento é vida...

Errar é humano, porém se prevenir dos erros é essencial. Um dos maiores erros da vida é resultada devido à falta de planejamento. Planejamento é vida, é confiança, é traçar uma meta com o propósito de alcançar aquilo que se espera em tempo pré-determinado.

Imagina que você vai viajar, a primeira tarefa a fazer é se planejar: é longe? Vou de carro, de ônibus ou de avião? Preciso revisar o carro? Vai estar frio? Preciso levar uma grana extra? Enfim, inúmeras perguntas são levantas em poucos segundos. Se eu me planejo, por mais que algo de errado, o impacto é pequeno e a correção rápida. Resumindo... planejar, traçar rotinas, cria-se pontos para garantir o sucesso do seu objetivo.

Vejo no decorrer das minhas experiências, que isso ocorre não só na vida social, mas também no ambiente empresarial, onde os resultados negativos pela falta de planejamento tiram o sono e geram incerteza por partes dos gestores. “Planejar no futuro é agir no presente”.

Quando se traçam metas com base em investimentos mau planejados o impacto traz desconforto, gera discussões, prejuízo financeiro e cansaço psicológico.

Dicas para seu planejamento atingir os objetivos

1.     Conheça as limitações da empresa;

Cada empresa existente no mercado de trabalho possui características específicas que as diferenciam das demais. Um gestor de projetos deve entender e compreender como funciona a estrutura empresarial em que está inserido. Ele precisa conhecer a história, a cultura e os ideais da empresa em que trabalha.

A partir da análise desses dados, os profissionais responsáveis pelo gerenciamento de projetos conseguem entrar em sintonia com o ambiente que os cerca, podendo assim planejar suas decisões com mais coerência e facilidade. Além disso, torna-se possível identificar os fatores positivos e negativos que podem influenciar um planejamento de projetos.

2.     Tenha metas bem definidas;

Antes de iniciar qualquer atividade gerencial em uma empresa, é necessário estabelecer quais serão os objetivos de sua gestão. A determinação de metas é o primeiro passo que todo gestor de projetos deve realizar para nortear sua tomada de decisões. O profissional deve determinar com clareza onde sua empresa quer chegar.

Um bom gestor é aquele que define metas que todos sob sua supervisão conseguem alcançar. Não há sentido em criar um desafio impossível de ser superado, portanto, fique atento e encontre um ponto de equilíbrio entre a eficiência de seus funcionários e os objetivos de sua empresa.

Propor um desafio ou uma meta a ser superada motiva seus funcionários. Utilize um sistema para recompensá-los quando os objetivos forem atingidos. Deixe bem claro que o crescimento de sua empresa está atrelado a um bom desempenho de seus colaboradores e que todos são importantes em sua estrutura empresarial.

3.     Saiba qual é o escopo do projeto;

O escopo é a determinação de tudo que será utilizado — produtos e serviços — para que o seu projeto aconteça. Junto com as metas e os objetivos, o escopo é fundamental em uma cadeia produtiva, já que sua má definição põe em risco todas as etapas subsequentes de sua estrutura empresarial.

Logo, um gestor de projetos deve conhecer todos os fatores e critérios pertencentes ao escopo de sua gestão.

4.     Dialogue com as partes interessadas;

Um profissional de gestão de projetos é importante no desempenho de sua empresa, porém não trabalha sozinho. Para exercer sua função com máxima eficiência, é preciso conhecer investidores, gerentes e os clientes finais de sua empresa.

Sempre se comunique com essas pessoas a fim de atualizá-las quanto às suas ações e mostre como elas serão afetadas. Fique atento aos comentários que receber e busque sempre aprimorar suas ações.

5.     Cumpra o cronograma;

Quando se planeja um projeto, necessariamente, estipulam-se datas para a conclusão de cada etapa do processo produtivo. Estas devem ser seguidas à risca para que todo o planejamento ocorra como previsto.

Portanto, cabe a um gestor de projetos acompanhar de perto todo o funcionamento dos processos e o dia a dia de sua equipe. Esse profissional deve implementar hábitos e políticas que favorecem o aumento de produtividade, levando em consideração as necessidades de seus funcionários.

Todos devem trabalhar de acordo com o que foi planejado para que sua empresa possa ter resultados positivos em sua gestão.

6.     Prepare sua equipe;

De nada adianta realizar um excelente planejamento empresarial se não há em sua empresa uma equipe preparada para executá-lo corretamente. Desse modo, seus colaboradores devem receber uma atenção especial por parte de um gestor de projetos.

Conheça as qualidades e características de cada integrante de sua equipe e procure uma forma de inseri-los da melhor maneira possível em seu planejamento. Caso encontre alguma deficiência ou ausência de qualificação, realize treinamentos e palestras para adequar sua mão de obra à demanda de seu planejamento.

Promova cursos de capacitação e acompanhe cada funcionário em seu dia a dia profissional. Crie um ambiente favorável ao diálogo e deixe todos confortáveis para expressarem suas opiniões em relação ao seu trabalho.

Entenda essas críticas e elogios como uma forma de aprimorar sua gestão e lembre-se de que a solução para um problema pode surgir de uma simples conversa entre colegas de trabalho!

7.     Use novas tecnologias;

Vivemos em uma época em que ocorrem descobertas tecnológicas a todo momento, e a área de planejamento de projetos sempre está em constante atualização. Atualmente, existem diversas técnicas e programas que auxiliam um gestor de projetos em suas atividades.

Os softwares de gerenciamento de projetos possibilitam uma ampla visão dos processos existentes em uma empresa. Dessa forma, há uma melhoria na tomada de decisão por parte de um gestor de projetos.

Outro benefício é a possibilidade de acompanhar em tempo real tudo o que acontece em sua estrutura empresarial. Portanto, é possível identificar possíveis recursos financeiros e profissionais que estão sendo utilizados indevidamente, realocando-os em um setor em que possam ter mais utilidade.

Um gestor de projetos deve usar todas as ferramentas possíveis para auxiliar sua gestão rumo ao aumento de produtividade. Não fique para trás e encontre no mercado de trabalho um fornecedor que atenda às suas necessidades.

8.     Acompanhe os resultados de seu planejamento de projeto;

Durante todo o processo produtivo, analise constantemente os resultados e os relatórios obtidos e fique por dentro de tudo que acontece em sua empresa. Não espere o ano de 2017 acabar para tomar alguma decisão caso perceba que algo de errado está acontecendo. Mantenha-se atualizado e esteja pronto para inovar!

Não se preocupe caso algo não tenha ocorrido como planejado. Avalie toda a situação a fim de entender o porquê dessa ocorrência e encontre formas para solucionar tal problema. Pense também em como aprimorar os processos que deram certo com o intuito de melhorar cada vez mais seu planejamento de projetos.