Preparando um Inventário

É a fase mais importante do inventário, pois definições erradas poderão levar, como em qualquer negócio na sua empresa, a resultados negativos, gerando despesas e retrabalhos.

Sendo assim, descrevo abaixo alguns tópicos que considero fundamentais nesta etapa que antecede a contagem do seu inventário.

1- Escolha o dia certo

O primeiro passo é definir uma data para a realização do inventário, ou seja, se for:

- ANUAL: de preferência nas últimas semanas do ano ou quando fechar o período contábil

- ROTATIVO: definir data de início e término de modo a garantir que 100% do seu estoque foi contado.

2- Planejamento do seu inventário

Muito importante para garantirmos que TUDO e TODOS os processos e pessoas estão alinhadas com o que fazer, como e quando. Faça um cronograma das atividades relatando as ações, responsáveis e prazos para conclusão.

Busque sempre alinhar com os auditores os procedimentos gerais para o inventário. Redija um documento ou um procedimento com as especificações e detalhes para que todo o processo seja bem claro para todos.

Ajuda também na divulgação das atividades para a organização/empresa afim de também poderem se organizar. Por exemplo:

- Encerramento do recebimento;

- Lançamento de notas fiscais;

- Separação ordem de produção;

- Expedição e etc.

3- Equipe de inventário

Equipe Insuficiente para a realização das tarefas pode gerar correria na contagem e erros desnecessários, principalmente quando estiver se aproximando do final.

Treinamento adequado: Profissionais que realizarão este trabalho devem estar bem treinados e preparados para operar o sistema e conhecer todos os passos a serem realizados durante esta atividade.

4- Separe e organize os itens

Organizar seus produtos em categorias diferentes é indispensável para aumentar a eficiência de seu trabalho. Aproveite para criar prateleiras, caixas e armários para cada tipo de produto. Isso não só facilitará o inventário como otimizará as tarefas do seu dia a dia, como a separação e a embalagem das mercadorias.

Aponte os itens definidos como obsoletos e se possível, separe uma área isolada do estoque para armazena-los.

Faça uma listagem ou gere num sistema de gestão de estoque, de preferencia quando a sua empresa estará fechada e não haverá movimentação no estoque. Com o estoque estagnado, sem entradas ou saídas, ficará mais fácil fazer a relação dos itens.

5- Especifique cada produto em detalhes

Atribua uma categoria para cada tipo de produto, como, por exemplo, alimentos, material de papelaria, informática, limpeza, item produtivo, etc. A partir daí, tente especificar cada produto de forma mais detalhada possível, incluindo peso, medida, cor, voltagem e se é material para venda, uso e consumo da empresa. 

Crie um código para cada produto. Você pode utilizar sequências de letras e números, usar próprio código de barra ou até mesmo usar um software para gerar códigos.

6- Conte item por item

Essa é uma das etapas mais trabalhosas do inventário, mas é extremamente importante. A contagem correta evitará erros futuros e fará com que seu inventário realmente corresponda ao seu estoque físico de mercadorias.

Para que o inventário seja mais preciso, recomendo que se façam no mínimo duas contagens: a primeira feita normalmente, e a segunda para fins de conferência. Caso as informações entre a primeira e a segunda divergirem, o ideal é que se realize uma terceira contagem.

As contagens devem ser independentes, ou seja, a pessoa que fez a primeira contagem não deve fazer a segunda, a terceira etc. Isso demonstra uma maior transparências e imparcialidade nos processos de contagem dos materiais;

As fichas e etiquetas de contagens devem ser em papéis de cores diferentes. Esta é uma forma visual de diferenciarmos as contagens. Isso facilita muito para as equipes participantes.

7- Digitando as contagens

Podemos utilizar um software de gestão de estoque, que geralmente acompanha um programa de inventário.

Mas podemos também criar uma planilha em excel para o input das contagens, mas não é um processo robusto e por algum erro de input ou fórmula, o resultado poderá ser incorreto.

8-Entendendo os resultados

A acuracidade de estoque ou "auditoria de estoque", consiste na apuração e análise do "estoque real" (o que está presente fisicamente na loja, por exemplo), com o "estoque lógico" (os números que estão registrados no sistema de controle de mercadorias).

Para haver acuracidade no inventário de uma loja, por exemplo, é necessário que as informações apuradas no estoque físico sejam exatamente compatíveis com as que estão registradas no sistema de controle de mercadorias do estabelecimento.

Isso fará com que as informações disponíveis para o setor de vendas, programação e para a equipe de separação e expedição sejam as mais exatas possíveis.

Comente abaixo suas experiências e opiniões positivas e negativas sobre a preparação do inventário na sua empresa.

           Para maiores detalhes ou dúvidas, me coloco à disposição