Produtividade no trabalho: como melhorar?

Crises criativas, postergação, atrasos em entregas. Os problemas derivados da falta de produtividade são muitos e a maioria das pessoas já teve que enfrentá-los. Mas, por que acontecem?

Segundo Gustavo Farias, mestre do Guia Completo para a Alta Produtividade, uma das causas é a falta de conhecimento: “As pessoas entendem que estão se distraindo com aplicativos, conversas paralelas e afins, mas não conhecem técnicas que possam, efetivamente, melhorar sua produtividade. Assim, acabam ficando presas ao problema”, explica.

Pedimos para que o profissional desse dicas que ajudem você a fazer com que seu dia renda mais. Confira:

1) O mito das multitarefas

Por muito tempo ouvimos falar sobre o profissional multitasking– e ele realmente existe. Mas, será que desenvolver diversas atividades ao mesmo tempo é eficaz?

Gustavo exemplifica de forma prática que não: imagine que você está fazendo um relatório, mas para o processo ao perceber que recebeu um e-mail. Troca a aba do navegador, abre a pasta, procura o e-mail, lê e responde. Ufa, hora de voltar ao trabalho! Mas, onde foi que parou mesmo? Enquanto pensa, um colega pede ajuda. Você dá o auxílio, volta para a sua atividade original, mas... Onde foi... Entendeu, né?

Temos dificuldade em desempenhar diversas atividades ao mesmo tempo – o que costuma acontecer é revezarmos duas ou mais, mesmo que por poucos minutos. Isso faz com que percamos até 30% da produtividade.

Portanto, ao invés de se dividir entre tarefas simultâneas, o ideal é fazer um planejamento para otimizar seu dia.

2) Planejando suas ações

Para Gustavo, o planejamento é uma das chaves de ouro da produtividade. “Quando você planeja, não existe aquela dúvida: será que eu deveria estar focando em outra coisa? Isso porque você sabe que dividiu seu tempo para conseguir desempenhar todas as tarefas que precisa, evitando o desespero e o multitasking”, explica o mestre.

A dica aqui é planejar antecipadamente. “Não deixe para decidir na manhã de cada dia o que você fará nele. Decida HOJE o que fará amanhã e, se possível, planeje a semana toda no domingo. Assim, quando você começar a trabalhar, seu cérebro estará 100% focado em executar aquilo que você planejou”, completa Farias.

3) Discipline-se

Assim como o planejamento, a disciplina é fundamental para quem quer ser mais produtivo. Não é fácil deixar distrações e maus hábitos de lado, mas essas são atitudes indispensáveis pra quem deseja otimizar sua performance. “Muitas pessoas sabem que podem, querem e, pasmem, até conhecem as técnicas para aumentar a produtividade pessoal. Mas, na hora de começar a mudar hábitos, acabam tendo dificuldades para sair da sua zona de conforto”, afirma Gustavo.

Acordar mais cedo, faltar em eventos sociais para estudar, reservar um tempo no domingo para planejar tarefas, usar um único calendário que sincronize todos os seus compromissos... Atitudes simples, mas que exigem esforços, como essas, podem transformar a forma como você lida com o seu tempo.

4) Defina intervalos

É impossível manter o foco durante todo o tempo e nós não esperamos que você faça isso. Mas, que tal definir antecipadamente os intervalos que fará ao longo do dia?

O mestre Gustavo aconselha a fazer de 3 a 6 intervalos durante a jornada, nos quais você irá parar suas atividades para tratar de assuntos pessoais ou diminuir o estresse. Exemplo:

. 20 minutos no início da manhã;

. 20 minutos no final de manhã;

. 20 minutos no início da tarde;

. 20 minutos no final da tarde.

5) E se você é chefe...

A produtividade depende da motivação de cada um, mas bons gestores podem sempre contribuir com a equipe. “Evite ser o tipo de chefe perfeccionista, que só percebe os erros cometidos. Sempre que um colaborador fizer um bom trabalho, cumprimente-o, reconheça e faça com que ele se sinta feliz por ter realizado a tarefa”, exemplifica Farias.

Além disso, é importante estar atento ao ambiente de trabalho, considerando fatores como iluminação, conforto dos assentos, comunicação e fatores que impactam diretamente na qualidade de vida de todos ali presentes.

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Sobre o mestre...

Gustavo Farias

Gustavo Farias realiza consultorias em gestão de projetos, ministra treinamentos em empresas, aulas em pós-graduações (MBAs) de grandes faculdades como o IPOG, palestras em eventos, empresas, faculdades e escolas, realiza trabalhos voluntários na área, além de ter escrito 4 eBooks.

É certificado pelo PMI como Project Mangement Professional (PMP), tem atuado como gerente de projetos em diferentes áreas do mercado Brasileiro e Europeu, em multinacionais como Accenture, Citydrive e Go-Green City.