Provavelmente você está realizando muitas reuniões.
Jorge Pontual, MSc
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Perdi a conta das vezes em que participei de reuniões as quais, ao sair, me perguntei o que eu tinha ido fazer lá, porque o assunto não tinha relação com meu trabalho ou eu não havia sido avisado previamente sobre o conteúdo e objetivos da reunião, e em muitos casos foi fácil observar que nem quem convocou a reunião sabia exatamente qual era o objetivo da mesma e quais resultados queria obter.
Houve oportunidades em que eu também realizei reuniões inócuas
Confesso também que como líder de diversas equipes ao longo de minha carreira, houve oportunidades em que realizei reuniões inócuas, onde alguns dos participantes que poderiam ter trazido excelentes contribuições não foram avisados adequadamente sobre o conteúdo e objetivos destes encontros. Houve também casos em que a participação de algumas pessoas poderia te sido dispensada, e elas poderiam ter sido mais produtivas em seus afazeres. Nada como a maturidade profissional e o tempo, para nos mostrar as vezes que erramos e nos permitir sermos pessoas melhores em todos os aspectos, inclusive profissionais.
No ano passado, tive acesso há uma matéria sobre o tema reuniões que me chamou muita atenção e fiquei de fazer a tradução da mesma para postar aqui no LinkedIn, mas o tempo foi passando e eu não a fiz. Por entender que este assunto é extremamente relevante e que estamos iniciando um novo ano de trabalho, entendo que estou postando esta matéria em uma época adequada para reflexão. Segue abaixo o texto, espero que seja útil para vocês como foi (e continua sendo) para mim.
Mesmo antes da pandemia, 71% dos gerentes achavam as reuniões caras e improdutivas
Sua agenda está sempre cheia de reuniões? Há pesquisas que mostram que 70% das reuniões impedem os funcionários de fazerem um trabalho mais produtivo. Mesmo antes da pandemia, 71% dos gerentes achavam as reuniões caras e improdutivas. Quando começamos a entender os custos ocultos das práticas de trabalho flexíveis, descobrimos que enquanto houve uma queda de 20% na duração média das reuniões durante a pandemia, o número de reuniões aumentou em média 13,5%.
Uma recente pesquisa de Benjamin Laker realizada em 76 empresas com mais de 1.000 funcionários cada, com operações em mais de 50 países, que introduziram de um a cinco dias sem reuniões por semana (proibindo até mesmo reuniões individuais) durante os últimos 12 meses (dentre elas o Facebook e a Atlassian), durante os quais as pessoas operaram em seus próprios ritmos e colaboraram com outras em um ritmo e cronograma convenientes, não forçados.
Além disso, os pesquisadores conversaram com gestores e com os diretores de RH de cada empresa para obter as perspectivas dos executivos sobre as abordagens adotadas; examinaram os dados comparando os níveis de estresse dos funcionários antes e depois da redução nas reuniões; avaliaram o impacto subsequente na produtividade, colaboração e engajamento, usando o modelo de Pesquisas Pulse*.
Há profissionais que hoje normalmente gastam mais de 85% de seu tempo em reuniões
A pesquisa descobriu também que gerentes recém promovidos podem estar contribuindo para o problema. Novos gerentes realizaram quase um terço (29%) a mais de reuniões do que seus colegas experientes. Descobriu também que há profissionais que hoje normalmente gastam mais de 85% de seu tempo nesta atividade e reuniões ineficazes que desperdiçam nosso tempo, podem impactar negativamente o bem-estar psicológico, físico e mental.
Quase metade (47%) das empresas estudadas reduziram as reuniões em 40%, ao introduzirem dois dias sem reuniões por semana. As empresas restantes tentaram algo ainda mais ambicioso: 35% instituíram três dias sem reuniões e 11% implementaram quatro. Os 7% restantes erradicaram totalmente as reuniões.
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O impacto subsequente da introdução de dias sem reuniões foi profundo, conforme descrito na tabela abaixo:
Quando um dia sem reuniões por semana foi introduzido, a autonomia, a comunicação, o engajamento e a satisfação melhoraram, resultando em diminuição do micro gerenciamento e do estresse, o que aumentou a produtividade. Os funcionários se sentiram mais empoderados e autônomos. Ao invés de um cronograma ser o chefe, eles possuíam suas listas de tarefas e se responsabilizavam, o que, consequentemente, aumentava sua satisfação em 52%.
Embora a construção da confiança e a coesão da equipe dependam de interações frequentes e de qualidade, as reuniões não são mais a melhor maneira de conseguir isso. Como resultado, muitas organizações, estão adotando a prática de “dias sem reuniões”, durante os quais as pessoas operam em seus próprios ritmos e colaboram com outras em um ritmo e cronograma convenientes, não forçados.
Para reduzir o número de reuniões de sua equipe:
· Comece a reduzir, sendo muito seletivo sobre quais reuniões realizar. Pense em quais reuniões foram mais eficazes. Como regra geral, realize reuniões quando quiser revisar o trabalho, esclarecer ou validar algo ou quando estiver distribuindo o trabalho entre sua equipe.
· Faça a transição de suas reuniões diárias de status para as plataformas Slack ou Teams. Todos os dias da semana, programe uma mensagem para enviar às 9h pedindo a todos que enviem suas atualizações, explicando no que estão trabalhando, quaisquer atualizações importantes de projetos, contratempos etc. Em seguida, verifique as respostas e acompanhe em particular as atualizações que podem precisar de mais contexto.
· Use ferramentas digitais para trabalho assíncrono. Ferramentas como Mural e Google Forms podem ser usadas para fazer com que as pessoas enviem suas ideias com antecedência, e podem ser usadas para reuniões de brainstorming assíncronas. Em seguida, você pode agendar uma reunião de acompanhamento para analisá-las juntos, provavelmente reduzindo o tempo de reuniões pela metade.
Por fim, quando somente dois dias por semana são reservados para reuniões, isso com certeza pode ser benéfico. Mesmo assim, com as reuniões tradicionais rendendo pouco retorno sobre o investimento de tempo, o custo de oportunidade é muito alto para não agir agora e tentar uma mudança. Suas equipes estão cheias de pessoas talentosas e capazes fazendo o que fazem de melhor, mas precisam de espaço para isso. Ao entender melhor como eles querem trabalhar juntos, como as reuniões se encaixam nisso e onde as reuniões agregam e não agregam valor, você minimizará a necessidade de reuniões inúteis.
* Também conhecida como Pesquisa de Pulso, a Pulse é uma ferramenta utilizada para monitorar o nível de satisfação dos colaboradores por meio de uma checagem momentânea. Ela é mais objetiva do que a pesquisa de clima organizacional e é direcionada a um assunto específico. Normalmente, são aplicadas de 2 a 4 perguntas e o objetivo é colher feedbacks dos colaboradores com maior recorrência.