REFINAMENTO DE PROCESSOS

Chegou o momento de iniciar a melhoria contínua dos processos! Ao fazer a análise da etapa anterior de monitoramento de processos, agora é a hora de assegurar se os processos de negócio encontram-se em alinhamento e otimização para o atendimento à orientação estratégica da empresa, ou seja, se os objetivos estratégicos da empresa estão sendo obtidos ou não, se aquelas metas estabelecidas na fase de modelagem estão trazendo os resultados esperados conforme observados na prática.

Possibilitar uma transformação de processos por meio da sua otimização ou melhoria dos processos é uma possibilidade nesta fase do refinamento. A partir disso, um ciclo novo de melhoria contínua começa seguindo para um progresso do processo, por meio de um planejamento novo, de uma análise, e uma orientação dos propósitos organizacionais.

De uma forma ampla, devem ser ponderados pelo refinamento alguns métodos norteadores, que deverão ser usados como um recurso para analisar os resultados do monitoramento dos processos. O refinamento baseado na melhoria do desempenho analisa a melhor maneira de executar os processos e seus resultados alcançados. Lembra da eficiência e eficácia explicados no artigo anterior da fase de Monitoramento dos Processos? É sobre isso que me refiro. A análise do custo das atividades dos processos é um método muito eficaz, que pode ser usado para redirecionar como esses recursos estão sendo aproveitados e na própria redução dos custos. Outro norteador relevante é o refinamento de processos que se baseia no relacionamento da empresa com o cliente. Esse norteador analisa o processo e todos os pontos de contato que o processo possui com o cliente, o que caracteriza fatos reais, e refina as oportunidades de melhorias.  

É bastante relevante nesta etapa que todos os envolvidos nos processos (donos, atores e gestores) realizem o refinamento dos processos e que a alta gestão tome as decisões estratégias e defina o “peso” para cada norteador que terá um maior ou menor impacto no refinamento e na melhoria.

Agora você consegue entender porque toda essa cadeia de etapas chamamos de Ciclo de Vida BPM. Então, voltemos ao começo! Depois que tudo foi implementado e está em andamento, é preciso que, periodicamente, a empresa analise novamente esses processos, avalie se estão em alinhamento com seus objetivos estratégicos e refine-os continuamente, pois isso é o que fará entregar valor ao cliente, que consequentemente vai gerar mais lucro para a empresa.

A etapa Refinamento de Processo conclui, finalmente, o ciclo de vida BPM.