REGULAMENTAÇÃO DA PUBLICAÇÃO DE ATOS DE COMPANHIAS FECHADAS – PORTARIA 529/2019

Sociedades Anônimas publicarão suas informações gratuitamente na Central de Balanços que entrará em operação no próximo dia 14 de outubro.

O Ministério da Economia publicou nesta segunda-feira (30/9) a Portaria nº 529/ 2019, que regulamenta o §4º do artigo 289 da Lei nº 6.404/1976 – Lei das Sociedades por Ações (S.A.) – que dispõe sobre a forma de publicação e de divulgação dos atos relativos às companhias fechadas.

A portaria estabelece que sociedades anônimas fechadas publicarão gratuitamente seus atos societários na Central de Balanços do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), instituído pelo Decreto nº 6.022/2007.

O que muda:

A Central de Balanços, que entrará em operação a partir do próximo dia 14 de outubro, contará com certificação digital de autenticidade dos documentos no padrão ICP-Brasil, além de permitir a emissão de documentos que comprovem a autenticidade, a inalterabilidade e a data de publicação de atos empresariais exigidos pela Lei das S.A.

O sistema proverá acesso centralizado, rápido, público e gratuito aos arquivos, com garantia de inalterabilidade e versionamento desses documentos.

Dentre os impactos positivos do processo de digitalização desses dados estão a desburocratização e a redução do custo Brasil.

A Central de Balanços se tornará o repositório gratuito de divulgação de demonstrações contábeis e demais atos societários de S.A. fechadas, eliminando-se os custos com a publicação em jornais ou diários oficiais.

A medida também modernizará a forma de acesso aos dados contábeis de companhias fechadas, que estarão disponíveis à sociedade pela Internet, de forma mais rápida, gratuita e simples.

O certificado digital garantirá a integridade e a autenticidade dessas informações.

Empresas de menor porte terão mais facilidade de acesso ao mercado de capitais pela redução dos custos de conformidade com a lei que rege as sociedades anônimas.

As informações contábeis também ficarão mais acessíveis às instituições financeiras, diminuindo possíveis assimetrias de informação em operações de crédito.

Questões frequentes

1. O que é a Central de Balanços do Sped?

É um módulo do Sistema Público de Escrituração Digital (Sped) destinado a reunir demonstrações e documentos contábeis das entidades participantes em um único local, provendo acesso rápido, público e gratuito aos arquivos e garantindo sua confiabilidade ao autenticar a entrada dos dados.

A Portaria nº 529, de 26 de setembro de 2019, do Ministério da Economia, definiu que a publicação dos atos de companhias fechadas e a divulgação de suas informações serão feitas na Central de Balanços do Sped. Essa portaria regulamenta o § 4º do art. 289 da Lei nº 6.404 de 1976, alterado pela Medida Provisória nº 892 de 2019.

2. Por que a Central de Balanços foi escolhida para a publicação de atos societários da S.A. fechadas?

Ela foi escolhida por ser um sistema compatível com o uso da certificação digital e por permitir a publicação gratuita de documentos societários. Esses dois aspectos são exigidos pelo art. 289 da Lei nº 6.404/76. Além disso, o sistema garante o amplo acesso dos interessados, a perenidade das informações, o controle da data de publicação e a inalterabilidade dos documentos, características essenciais para um sistema eletrônico de publicações.

3. Qual o público-alvo da Central de Balanços do Sped?

A Central de Balanços engloba entidades de qualquer porte. No âmbito da Portaria 529, o Sped possibilita a publicação de atos societários de sociedades anônimas fechadas.

4. Como funciona a certificação digital da Central de Balanços e o que garante a autenticidade desses documentos?

A certificação digital é necessária para acesso ao sistema, garantindo a autenticidade dos documentos enviados. O sistema permite a emissão de um recibo que atesta a autenticidade da publicação.

5. Como é feito o versionamento dos documentos?

O sistema armazena o histórico de publicações e permite a consulta a todos os documentos enviados, além de atestar a data da publicação.

Todos as demonstrações e documentos são mantidos em suas versões originais para assegurar sua autenticidade. As demonstrações e documentos podem referenciar outros em seu próprio conteúdo ou em metadados informados pelo usuário quando do momento da publicação.  Assim, os participantes terão um histórico de suas publicações.

6. Como será feito o arquivamento das publicações nas juntas comerciais?

A empresa deverá apresentar à junta comercial um recibo emitido pelo sistema que comprovará a efetiva publicação no Sped do documento que precisa ser arquivado na junta comercial. Contudo, é dispensada a apresentação do comprovante quando a ata consignar o meio eletrônico e a(s) data(s) de onde foram realizadas as publicações.

7. Como acessar o sistema?

Companhias fechadas e abertas, empresas de grande e médio porte, e organizações em geral deverão usar o certificado digital para garantia de autenticidade.

Microempresas e empresas de pequeno porte optantes pelo Simples Nacional podem utilizar o código de acesso gerado pelo sistema e-CAC da Receita Federal para acessar a Central e assegurar a autenticidade das publicações.

8. Como publicar documentos na Central de Balanços do Sped?

O sistema conta com funcionalidades que possibilitam a transmissão das demonstrações contábeis ou sua criação e edição na internet. Alternativamente, a empresa pode selecionar demonstrações constantes em escriturações contábeis entregues ao Sped para publicação na Central de Balanços.

Há três modos de publicação:

8.1 - Transmissão de arquivos em formato pdf e, uma opção mais técnica, XBRL. Nesse caso, a empresa pode utilizar uma taxonomia própria, quando todos os arquivos que definem a taxonomia ou sua extensão devem ser enviados juntos com a instância de dados, ou empregar uma taxonomia usada pelo mercado, como GAAP 2019, por exemplo.

8.2 - Seleção e publicação de demonstrações contábeis e seus anexos constantes em Escriturações Contábeis Digitais (ECDs). Essas demonstrações são o Balanço Patrimonial, a Demonstração do Resultado do Exercício e a Demonstração de Mutações do Patrimônio líquido (ou a Demonstração de Lucros ou Prejuízos acumulados). A central possibilita a visualização das ECDs entregues pela empresa e a escolha de demonstrações contidas nelas para publicação.

8.3 - Digitação do Balanço Patrimonial, da Demonstração do Resultado do Exercício ou da Demonstração de Mutações do Patrimônio líquido (ou a Demonstração de Lucros ou Prejuízos acumulados) em interface da Central em seu sítio.  Arquivos de anexos, como notas explicativas, podem ser associados às demonstrações digitadas antes da publicação. A validação das demonstrações ocorre no momento da digitação. Rascunhos podem ser salvos para trabalho posterior.

9. Quem tem acesso aos documentos publicados pelo Sped?

Na área pública da Central de Balanços do Sped, qualquer pessoa pode buscar por informações publicadas no sistema por meio do menu “Consultar Demonstrações e Documentos Contábeis”.

Os parâmetros da consulta são a especificação do participante, aquele que publicou a informação, por meio do CNPJ ou nome e, opcionalmente, o tipo da demonstração ou documento e o ano a que se referem.

10. Qual o custo para publicar documentos na Central de Balanços?

As publicações são gratuitas, em conformidade com a exigência do § 5º do art. 289 da Lei nº 6.404 de 1976, de 15 de dezembro de 1976.

11. É possível retificar documentos publicados?

Sim. A retificação pode ser realizada por meio da publicação de um novo documento.

Como garantia de autenticidade, a Central de Balanços do Sped mantém as versões originais das demonstrações e documentos publicados. A nova demonstração ou documento deve identificar o que se pretende retificar ou corrigir.

12. Como comprovar uma publicação realizada por meio do Sped?

O sistema dispõe de mecanismos de pesquisa para identificar a entidade titular das demonstrações e documentos, que podem ser baixados em seu formato original, acompanhados de um recibo que garante a fácil verificação da autenticidade.

O QRcode contido no recibo remete ao endereço da demonstração e dos documentos, que podem ser identificados, consultados e eventualmente baixados. O recurso é de fácil utilização em computadores ou dispositivos móveis.

Além disso, o recibo contém informações adicionais, como a relação de assinantes da demonstração ou documento, sua origem (arquivo transmitido, digitação ou ECD), detalhamento da origem, especialmente no caso de ECD, e metadados importantes, como tipo da demonstração ou documento, titular, data de publicação, período de referência, título, descrição, informações sobre consolidação, e outros.

13 – Para fins das publicações dos atos das companhias de capital fechado será necessário a utilização de certificado digital?

Sim! A publicação e a divulgação contarão com a certificação digital da autenticidade dos documentos mantidos em sítio eletrônico por meio de autoridade certificadora credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICPBrasil, conforme§ 1º do art. 1º da Portaria nº 529/2019.