Reputação de Email: como melhorar a sua e nunca ser classificado como SPAM!
Gustavo Grossi
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Você ou as pessoas da sua empresa estão sempre enviando muitos emails?
Seu negócio online gera leads?
Bem, saiba que um profissional envia, em média, 40 emails ao dia com fins comerciais.
Emails são um dos canais transacionais mais efetivos hoje em dia. Não dá para ignorar esse incrível potencial quando o assunto é fazer o seu negócio crescer.
E é por isso que, hoje, as empresas são capazes de pagar caríssimo por serviços de disparo que tenham confiabilidade.
Afinal, se as suas newsletters, suas ofertas, promoções etc. vão parar na caixa de spam dos seus destinatários, você está deixando muito dinheiro sobre a mesa.
No artigo de hoje, você saberá o porquê a reputação dos seus emails é um dos ativos mais importantes para a sua empresa e o que fazer para preservá-la.
O que é e como funciona a reputação de email
O remetente de um email muitas vezes pode ser um indivíduo, um colaborador que está ali enviando mensagens via cliente de email.
Mas também pode ser um robô que programa disparos em massa, como newsletters, ofertas, informativos e boletins institucionais.
Em um mundo em que 90% de todos os emails enviados são, de fato, spam, existem algoritmos na internet que analisam se aquele remetente é mesmo confiável. Caso contrário, suas mensagens vão para “a geladeira”.
E isso pode acontecer com você. Se por alguma razão o seu domínio e/ou o seu IP são considerados duvidosos, a sua reputação se torna menos qualificada. Consequentemente, as suas mensagens se tornam mais suscetíveis a ter a a entregabilidade prejudicada.
Se você não entende como um domínio s e IPs funcionam, confira a seguir.
A função dos domínios e IPs de email
Qualquer pessoa deseja o máximo de entregabilidade para os seus emails, isso é óbvio.
E sobre entregabilidade, entendemos a capacidade do um domínio ou IP de serem considerados confiáveis pelos servidores, sendo direcionados imediatamente para a caixa de entrada — e não spam — dos seus destinatários.
Portanto, há alguns conceitos básicos os quais precisamos entender.
O funcionamento de um domínio de email
DNS significa Domain Name Service ou Servidor de Nomes de Domínio.
Esse tipo de serviço existe para que um nome (como Sendsign.co, por exemplo), seja conectado a um servidor na internet. Esse servidor pode ser utilizado para hospedar um site — ou um endereço de email.
Ao dizer que você está enviando ou recebendo um email de @sendsign.co, o seu computador irá se conectar ao tal DNS, descobrir o IP do servidor em que ele está hospedado, e então realizar o envio da mensagem.
Entendeu? o domínio é um nome inteligível para um endereço que, na verdade, está em um número IP, que é bem mais difícil para uma pessoa comum decorar.
O funcionamento de um endereço IP de email
Como já percebemos, os computadores entendem melhor os números, mas as pessoas não! Por isso existem endereços inteligíveis, com nomes que podemos guardar, acessar e criar uma marca baseada neles.
O endereço IP (Internet Protocol) é totalmente composto por números e pontos.
Supondo que o nome sendsign.co está apontando para o IP 138.197.203.120. Isso signfica que o lugar final onde o computador irá acessar e mostrar o site é o IP, mas você só precisa digitar o nome para poder chegar lá.
Inclusive, você pode ter vários domínios apontando para o mesmo IP. Poderíamos, por exemplo, ter várias vias de acesso para o mesmo site, como:
E por aí vai. Lembrando esses são apenas exemplos fictícios.
A lógica por trás das reputações de email
Agora, vamos analisar como o IP e o nome de domínio atuam na formação de uma reputação de email.
Você é o remetente, e está usando um email @sendsign.co, por exemplo.
Os provedores de serviços de internet, também conhecidos como ISPs, são os responsáveis por fazer a informação trafegar. Ela começa com uma requisição para enviar um email do seu computador, e vai parar na caixa de entrada do seu destinatário.
No meio do caminho, os ISPs vão analisar se a empresa da qual uma mensagem partiu há algum indício de que essas mensagens podem ter algum comportamento malicioso.
Para isso, elas atribuem uma pontuação, que é um referencial da qualidade com que você envia as mensagens.
Quanto mais alta for a sua pontuação, maior a sua reputação e maior a chance de haver uma entrega sem problemas.
Contudo, esses algoritmos são muito sensíveis. Se você envia emails demais, se você inclui links potencialmente perigosos ou não segue boas práticas de email, eles podem reduzir a sua qualificação de reputação.
Mesmo que você não tenha nenhuma má intenção, eles se preocupam mais com os usuários recebedores daquilo.
Afinal, ninguém gosta de receber emails indesejados ou duvidosos, não é mesmo?
Como os emails vão parar na caixa de spam
À medida que você envia emails que desrespeitam determinadas boas práticas, a sua reputação vai diminuindo.
Abaixo de uma certa pontuação, a sua entregabilidade começa a ser prejudicada, e alguns clientes de email já começam a entender que as suas mensagens são spam.
Esse tipo de qualificação não é uma informação pública, e nós não podemos saber com precisão se estamos ou não com baixa reputação.
Contudo, há alguns fatores de qualificação os quais nós sabemos que existem e precisamos respeitar. Conheça-os:
Boas práticas para manter a reputação de email
Existem vários ISPs, e cada um deles têm um “ranking” diferente de fatores de reputação de email.
Em alguns casos, os fatores listados acima terão pesos diferentes. Em outros, haverão outros fatores que sequer estão presentes na lista.
Portanto, essa lista serve mais como uma base lógica, para que você compreenda como é qualificada uma reputação. Tudo isso é uma preocupação com a experiência do usuário final, o recebedor.
Em resumo, você deve ser uma pessoa que manda emails para pessoas reais, com uma mensagem relevante, hyperlinks para sites confiáveis, sem ser repetitivo.
Além disso, há uma forma muito simples dos ISPs reconhecerem emails confiáveis: eles são respondidos! De preferência, respondidos em pouco tempo.
Se você recebe uma mensagem bem escrita, com um conteúdo do seu interesse, direcionando para links confiáveis, a chance de você responder àquele email é alta, não concorda?
Quanto mais emails respondidos e menor for o tempo entre o recebimento e a resposta, mais reputação você ganhará com os ISPs.
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A importância de uma boa reputação de email
Mantendo a sua reputação alta, você não terá problemas em fazer o seu email ir direto para a caixa de entrada do destinatário.
Se você não a tem, então você nunca tem certeza se pessoas importantes para o crescimento do seu negócio irão receber a sua mensagem.
E, para piorar, se você está realizando práticas que afetam a sua reputação sem saber, a tendência é que a sua entregabilidade vá ladeira abaixo.
Em última instância, isso realmente pode fazer o seu negócio fracassar. Ou, no mínimo, perder o potencial.
É por isso que existem estratégias para, não somente sinalizar para os ISPs que você é um bom correspondente, mas também agradar a sua audiência.
Preservando a reputação dos seus emails
Infelizmente, não há muita saída. Você precisa, sim, se preocupar com a reputação do seu domínio de email.
Eis algumas ações que você pode tomar para que ela não seja prejudicada:
Se você está preocupado com a possibilidade de a reputação do seu e-mail de domínio ter sido afetada, não se preocupe! Existem várias etapas que você pode seguir para melhorá-lo.
Aqui estão algumas coisas que você pode fazer:
#1 Autenticação em dois fatores
Quer saber se uma pessoa realmente quer receber os seus emails? Envie um email de confirmação assim que alguém assinar a sua newsletter ou solicitar algum material via formulário de geração de leads.
Assim, com uma etapa extra, você garante que elas não estão ali por acidente, e também que não irão qualificar o seu email como spam no futuro.
#2 Seja interessante
Esta dica pode parecer óbvia, mas por incrível que pareça ela é ignorada por muitas pessoas.
Você mesmo certamente já assinou alguma newsletter (ou conteúdo semelhante) e nunca abriu um email sequer daquele remetente.
Portanto, esteja atento ao seu público. Direcione o seu conteúdo às pessoas que realmente se interessam por ele.
Além disso, invista em um bom copywriting para a redação dos seus emails. Bons assuntos de email sempre têm maiores taxas de abertura.
Se possível, utilize recursos gráficos que sejam do gosto da sua audiência.
#3 Limpe a sua base de contatos
Se você envia emails para listas de usuários, faça uma revisão mensal delas.
Se há pessoas que não abrem e não respondem os seus emails, remova-as da sua lista. Volume de contatos não pagam as suas contas, mas sim os contatos que realmente compram o seu produto. Lembre-se disso.
Fazendo isso, você evitará as taxas de rejeição, bem como a probabilidade de alguém qualificá-lo como spam.
#4 Construa a sua reputação aos poucos
Um domínio é qualificado como de alta ou baixa reputação com base no seu histórico. Ninguém perde a reputação do dia para a noite.
Portanto, o processo de perda de reputação é relativamente lento, e o de recuperação também.
Se você está começando, então comece direito. Comece selecionando os contatos que têm mais probabilidade de engajar com as suas mensagens.
Faça disparos de emails em grupos, considerando o nível de engajamento e de semelhança com a sua persona.
Lembre-se: uma alta taxa de aberturas e respostas é sinônimo de boa reputação.
#5 Tenha uma boa assinatura de email
Simples. Boas assinaturas de email, em média, tendem a um aumento em 32% na taxa de respostas.
Os correspondentes podem ser persuadidos por aquela peça gráfica ao fim do email, que demonstra o profissionalismo e a identidade visual do remetente.
Sendo um recurso tão barato e fácil, não investir em uma assinatura de email para o seu domínio é um desperdício.
Verificando a sua reputação
Embora não seja possível saber como cada um dos ISPs qualifica um remetente, é possível saber se o seu domínio está com baixa reputação.
Existem serviços que podem fazer uma verificação de reputação para você. Conheça alguns dos mais populares do mercado.
Embora não seja possível saber como cada um dos ISPs qualifica um remetente, é possível saber se o seu domínio está com baixa reputação.
Existem serviços que podem fazer uma verificação de reputação para você. Conheça alguns dos mais populares do mercado.
Todas essas são ferramentas que têm acesso aos dados dos ISPs. Elas vão procurar pela reputação do seu email e retornar um relatório de qualidade do seu domínio.
Agora é a hora de partir para a ação e verificar se está tudo certo com o seu domínio.
Reputação é (quase) tudo
Na internet não basta ser bom, você precisa parecer bom.
Como vimos, mesmo os remetentes mais honestos podem, sem querer, perder a sua reputação em meio aos ISPs.
À medida que um negócio cresce, a sua base de emails engorda. Logo, perder alguns pontos de reputação é algo comum.
O inaceitável é não tentar recuperá-la, nem revisar as suas práticas com frequência.
No fim das contas, o engajamento vai dizer muito sobre a sua qualidade de email. E uma boa maneira de aumentar a sua taxa de engajamento em emails é ter uma boa assinatura de email.
Com um design interessante e um botão ou hyperlink que facilite a resposta dos seus emails, as pessoas facilmente irão interagir com as suas mensagens e os ISPs entenderão isso!
Não deixe de usar os melhores recursos para uma alta entregabilidade. Crie hoje mesmo a sua assinatura de email profissional e desfrute de uma reputação de email acima da média!
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Este conteúdo foi originalmente publicado no blog Sendsign.
Coordenador de Marketing | Professor de Pós Graduação
3 aVou comentar aqui para lembrar de ler depois