Reunião improdutiva: há salvação!

Você já saiu de uma reunião com a sensação de que o assunto em questão poderia ter sido resolvido com um simples telefonema ou uma simples troca de e-mails? Ou ainda que, mesmo sendo necessária, foi extremamente improdutiva?

Eu estou convicta que sim. Eu já passei por isso diversas vezes e confesso que eu ficava muito chateada. Mas não adianta ficar chateado e nada fazer, não é mesmo? Então que tal seguirmos algumas dicas para produzirmos ao máximo em uma reunião?

Pergunte-se: é realmente necessária uma reunião para este assunto?

Antes de mais nada, quando você pensar em fazer uma reunião com os seus colegas de trabalho, entre líderes e liderados, questione-se: é realmente necessária esta reunião? Eu posso resolver com uma simples troca de e-mails ou criando um grupo rápido de bate-papo? Ou ainda tenho autonomia para resolver sozinho? É uma dúvida que posso tirar no corredor, na hora do cafezinho? Se você respondeu sim para no mínimo uma pergunta, a reunião não é necessária. Simples assim.

Redija a pauta de maneira sucinta

A pauta é a relação dos assuntos a serem discutido em reunião, então redija-a com cuidado e de maneira sucinta (de preferência em tópicos) para que todos entendam, sem prolixidade, o que deve ser deliberado. Encaminhe a pauta, sempre que aplicável, para os colegas que irão participar da reunião para que todos se preparem previamente com dúvidas, críticas e sugestões sobre o que irá ser discutido.

Estipule o tempo máximo de reunião

A maioria das reuniões tem o seu tempo estimado – e não definido, o que dá margem para que a reunião ultrapasse o tempo previamente calculado. Se for definido que a reunião durará 1 (uma) hora, a reunião TEM que durar este tempo. Todos nós sabemos que tempo é dinheiro, mas parece que para reuniões esquecemos e enterramos a sete palmos esta máxima. A nossa hora e a hora dos nossos colegas custam dinheiro, então precisamos definir e cumprir o tempo máximo da reunião, bem como quebrá-la em blocos de tempo para que cada assunto e opinião seja ouvida. Importante reforçar que é relevante o controle da reunião através de um cronômetro.

Sempre que possível, faça a reunião em pé

Particularmente, eu amo esta dica! Ir para um local com pouca ou nenhuma cadeira para que não sentemos (e consequentemente, nos acomodemos) é ideal quando estamos com o tempo curto ou precisamos deliberar apenas sobre um curto assunto. Em pé, nos cansaremos mais rápido e desejaremos o nosso cantinho o quanto antes, forçando com que tenhamos maior concentração na decisão para que ela seja tomada de maneira rápida e eficiente.

Estabeleça prazos e cobre o cumprimento dos mesmos

Sempre que uma decisão for tomada, delegue um líder, quando aplicável, para aquele assunto deliberado e estabeleça prazos para que a decisão não se perca. Anote na sua agenda o referido dia para que você possa acompanhar de perto a entrega do resultado, cobrando uma posição quando necessário.

Registre as decisões

Mesmo as reuniões mais rápidas devem ser registradas. Lembre-se de registrar a pauta e as decisões deliberadas em e-mail copiando todos os envolvidos, para que não haja ruídos no processo.

Depois me contem se deu certo! Desejo boa sorte e bom aproveitamento das lições!